Misschien wist je het nog niet, maar je zit midden in de toekomst. Thuiswerken (remote – op afstand) kon maar eens zo veel logischer en belangrijker worden dan ooit.
Voor deze crisis was thuiswerken misschien een gunst. Je hebt nu de de kans om te laten zien dat het werkt en win-win is. Wordt de beste thuiswerker die je maar kunt zijn. Dus lees even mee hoe je een goede start kunt maken met Personal Lean.
Wat moet je in ieder geval goed verzorgen?
- Schrijf en stuur een weekvooruitblik aan je baas en liefst ook aan je team. Dit doe je door antwoord te geven op de vraag: Waar ga ik deze week aan werken?
Doe het secuur, helder, met opsommingen, realistisch en … zorg dat je het ook direct kunt gebruiken als je eigen weekplan.
- Schrijf en stuur een dagelijkse reflectie voor je baas (en aan je team). Dat doe je door antwoord te geven op de vraag: Waar heb ik vandaag aan gewerkt en wat was het resultaat (en natuurlijk niet opschrijven: e-mailverwerken en andere blabla maar koppel het aan je weekplan).
- Bespreek wat voor jou en de ontvangers de beste plaats/tool is om dit te doen.
E-mail kan. Een bericht in Teams kan. Als jullie werken met Basecamp, Asana, Monday oid dan kan het nog veel beter daarin.
- Zorg voor een duidelijke start van de werkdag en een duidelijk eind van de werkdag (zie de post Daily Shutdown). En natuurlijk een grondige weekreview zodat je het weekend vakantie hebt.
- Werk zo veel mogelijk a-synchroon. De hele dag bellen en skypen lijkt leuk maar is niet productief en heel vermoeiend.
- Alles staat of valt met helder denken -> helder schrijven en dus -> helder communiceren. Als je daarin steeds beter wordt, ben je een betrouwbare thuiswerkende medewerker en collega en krijg je veel voor elkaar.
Jouw drie grootste voordelen:
- Geen reistijd heen en weer (dat scheelt jij bij 2 x 45 minuten per dag al snel 350 uur per jaar.
- Meer flexibiliteit in de momenten waarop je werkt. Je kunt toegeven aan je ochtend of avondmens logica. Je werktijd opsplitsen en tussendoor iets anders doen. Wat jou maar past. Er is geen reden je te houden aan 9-5 als je maar transparant bent in je planning en resultaten.
- Er wordt minder vergaderd en jij wordt minder gestoord. Waar een kantoor werkdag al snel bestaat uit vergaderingen plus een heleboel kwartiertjes kun je nu eindelijk eens diep gaan en werken met veel langere ongestoorde blokken.
De twee grootste klappers voor je werkplek als je een serieuze thuiswerker wilt worden.
Zorg voor een echte werkplek met twee schermen (als is de tweede maar een oud-PC scherm). Je kunt dan je planning/agenda openhouden terwijl je produceert op het andere scherm.
Zorg voor papier en pen en zet een ‘in’ bakje of mandje op je bureau. Zodra je iets te binnen schiet, of iets anderszins vastleggenswaardig is, schrijf je het op en gooi je het in je ‘in’. Twee keer per dag verwerk je de inhoud in je lijstjes.
Als je jouw thuiswerkskills wil ontwikkelen voor de toekomst die zih nu aan het ontwikkelen is, heb je hiermee een goede start vanuit Personal Lean.
Wil je nog 10 tips voor slim thuiswerken met kanban (inclusief instructie-video) kijk dan hier.
Laden...
De rondvraag, wat-verder-ter-tafel-komt en alles wat daar op lijkt, is geen goed idee. Daar zijn verschillende redenen voor:
Rafelig einde
Het blijkt voor de meeste voorzitters lastig om zo’n rondje van de zaak te beheren. Met als gevolg dat de overeengekomen eindtijd niet wordt gehaald. Met onrust tot gevolg en daardoor een rafelig einde van de bijeenkomst. En dat is wat deelnemers onthouden en meenemen naar een volgend moment.
Vlieghoogten verschillen
Ik zie deelnemers aan vergaderingen in dergelijke situaties ter plekke hun energie verliezen. En dat is zonde. Bijvoorbeeld:
Je hebt net met elkaar gewerkt aan hele praktische operationele zaken als iemand in de rondvraag feedback geeft vanuit de missie, visie of kernwaarden.
Of andersom: na een strategische sessie komt er gemopper over de kwaliteit van de koffie.
Vuilnisbak
Iedere vergadering heeft zijn eigen bestaansrecht, zijn gewenste doelen, zijn eigenaars per agendapunt en dat allemaal gestuurd door een voorzitter die tijd en resultaat bewaakt. Aan het eind nog een rondje rijp, groen, mooi en lelijk doen past niet in een kwalitatief en gefocuste synergetische werkbijeenkomst.
Is er een tenzij?
Ja, er is altijd een tenzij. Er kan een situatie zijn dat een rondje maken heel verstandig of nodig is. Bijvoorbeeld na een crisis (‘hoe zit iedereen erbij?’) of voorafgaand aan de start van het project (‘zie je nog beren op de weg op jouw deel?’).
Wat doe je met acute, net opgekomen issues?
Van te voren naar de voorzitter gaan en afstemmen of deze het ‘vreemd aan de orde van de dag’ een plek wil geven op de agenda. Kan dat niet, dan zul je een andere weg moeten zoeken. Het is niet anders.
Laden...
Iedereen heeft kortere en langere tekststukken die vaker worden gebruikt. Het is corvee, en verspilling van tijd, om die steeds opnieuw te typen of via zoeken, kopiëren en plakken te recyclen als dat ook slim kan.
In Outlook (en ook in Word) kan je de teksten die wilt recyclen opslaan en terugvinden in het onderdeel ‘Snelonderdelen’.
Hoe werkt ‘Snelonderdelen’?
‘Snelonderdelen’ bestaat uit twee lagen.
- Een beperkt aantal teksten die je altijd bij de hand wilt hebben. Dit zijn de ‘Snelonderdelen’ zelf.
- De rest van de teksten vallen onder het kopje ‘Autotekst’ en die kun je bereiken met één extra klik.
De werking is simpel. Je slaat een stuk tekst op en kunt deze op twee manieren weer terugkrijgen.
- Je typt de naam van het fragment (die je zelf kun bepalen). Je ziet dan de tekst in een tekstblok verschijnen. Door op ‘Enter’ te klikken, verschijnt de tekst in jouw e-mail.
- Je opent de galerij met teksten (dat gaan we doen met de ‘Snelle toegang werkbalk’ in de e-mail) en klikt op de gewenste tekst.
We gaan hieronder twee voorbeelden uitwerken.
Voorbeeld 1: je eigen mobiele nummer
Hoe handig zou het zijn als je altijd je telefoonnummer bij de hand hebt om te verwerken in een e-mail. We gaan dit nummer beschikbaar maken als Snelonderdeel in een 8 stappen.
- Open een nieuwe e-mail .
- Typ in de hoofdtekst je mobiele nummer in het formaat
dat je zelf wil. Bij mij is dat 06 224 559 02
- Selecteer het nummer
- Ga in deze e-mail naar het tabblad ‘Invoegen’.
- Klik rechts van het midden op de icoon voor
Snelonderdelen.
- Klik op ‘Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen’
- Geef de tekst de naam ‘xmobiel10
- Klik ‘OK’
Het nummer is nu opgeslagen en op twee manieren op te roepen:
- In de e-mail begin ik te typen ‘xmobiel’. Na de vierde letter verschijnt mijn nummer in een tekstvak boven de plek waar ik aan het typen ben. Als ik op ‘Enter’ klik, staat mijn mobiele nummer in de tekst van de e-mail. We gebruiken de x als eerste letter om te voorkomen dat de tekst uit zichzelf verschijnt als we ‘mobiel’ tikken.
- In de e-mail ga ik naar het tabblad ‘Invoegen’, klik op ‘Snelonderdelen’. Daar zie ik mijn mobiele nummer in een tesktvak staan. Als ik er op klik, staat het nummer in de tekst van de e-mail.
Voorbeeld 2: informatie over zorgverlof
Stel dat we regelmatig medewerkers eenzelfde soort antwoord geven op een ingewikkelde vraag. We kunnen die tekst eenmaal goed doordenken en vervolgens opslaan in ‘Autotekst’ zodat we deze makkelijk en snel bij de hand hebben.
Op het moment dat we de tekst hebben opgeroepen kunnen we nog alle maatwerkveranderingen aanbrengen die nodig zijn. Het meeste typewerk hoeven we in ieder geval niet meer te doen (en we hoeven ook niet te zoeken, kopiëren en plakken).
De tekst die we willen opslaan zou iets kunnen zijn zoals:
***
Beste ,
Hieronder vind je het antwoord op jouw vraag betreffende het opnemen van zorgverlof.
Je komt volgens de CAO in aanmerking voor zorgverlof in die gevallen waarin blablabla etc.
Mocht je nog behoefte aan verdere uitleg dan vraag ik je mij te bellen op telefoonnummer ********** (ma-di-do-vrij).
***
We gaan deze tekst opslaan als ‘Autotekst’ en doen dat weer in een 8 stappen.
- Open een nieuwe e-mail .
- Typ de tekst die je wilt gebruiken in het tekstveld van de
e-mail.
- Selecteer deze tekst
- Ga in deze e-mail naar het tabblad ‘Invoegen’.
- Klik rechts van het midden op de icoon voor
Snelonderdelen.
- Klik op ‘Selectie opslaan in galerij Auto Tekst’.
- Geef de tekst de naam ‘xzorgverlof’.
- Klik ‘OK’
De tekst is nu opgeslagen en is ook hier op twee manieren op te roepen:
- In de e-mail begin ik te typen ‘xzorgverlof’. Na de vierde letter verschijnt de tekst in een tekstvak boven de plek waar ik aan het typen ben. Als ik op ‘Enter’ klik, staat de tekst in de e-mail.
- In de e-mail ga ik naar het tabblad ‘Invoegen’, klik op ‘Snelonderdelen’. Vandaar ga ik naar ‘Auto Tekst. Daar zie ik mijn tekst in een tekstvak staan. Als ik er op klik, staat de tekst in de e-mail.
Dit werken met ‘Snelonderdelen’ kan uiteraard met allerlei teksten die je snel bij de hand wilt houden zoals kostenplaatsen, projectnummers, routebeschrijvingen, instructies, uitnodigingen etc.
Uiteraard kan dit ook nog op vele andere manieren. Zie onder andere dit artikel over textexpanding.
Laden...
Deze blogpost is geschreven met de functie ‘Dicteren’ in Word van Office 365. Je vindt deze functie helemaal rechts op het lint op het tabblad Start (ook in Office 365 voor de Mac).
Nodig: een laptop of PC met microfoon + internet.
Werk je in de zorg of onderwijs of op een andere plek waar je veel zaken schriftelijk moet vastleggen, dan heeft Word een mooie (nieuwe) functie. Het is in eerste instantie even wennen maar ben je er eenmaal aan gewend en heb je leren werken met de interpunctielijst, dan gaat het razend rap. Het resultaat blijft wel klad, een beetje aflakken is nodig.
De interpunctielijst:
- Punt
- Komma
- Vraagteken
- Uitroepteken
- Uitroepteken
- Nieuwe regel
- Nieuwe alinea
- Puntkomma
- Dubbele punt
- Aanhalingsteken openen
- Aanhalingsteken sluiten
- Dubbele aanhalingsteken openen
- Dubbele aanhalingsteken sluiten
En voor alle duidelijkheid: die internetverbinding is onmisbaar (jouw tekst gaat heen en weer naar Microsoft | het is tenslotte Artificial Intelligence).
Laden...
Hierbij 12 simpele vuistregels voor wie weer een stapje wil zetten op het eindeloze pad naar Personal Lean.
- Als iets dubbel is kan een van de twee meestal weg
- Als iets al een tijdje kapot is en je het niet gebruikt, kun je zonder en dus kan het weg
- Koop niets wat je niet de rest van je leven wilt bezitten
- Vermijd zaken met stekkers of batterijen
- Zorg voor goede afvoerroutes zoals de gemeentewerf, de kringloop, Marktplaats (als je wilt verkopen)
- Verkoop dingen pas als je ze niet weg kunt geven aan iemand die er blij mee is
- Neem geen troepjes (b.v. mappen, pennen, blocnotes ) mee terug van trainingen, seminars, netwerkbijeenkomsten etc.
- Repareren is beter dan nieuw kopen
- Onderhoud is beter dan reparatie (als gevolg van slecht onderhoud)
- Iets wat je een jaar niet hebt gebruikt is een serieuze kandidaat voor wegdoen
- Iets wat bij een oude hobby-beroep hoort, gaat door naar iemand voor wie het een levende hobby-beroep is (boeken, gereedschap, instrumenten)
- Low Tech gaat voor High Tech
Laden...
De vraag is: ben je meester van je eigen tijd?
Als je agenda vol staat of je dag vol loopt met zaken die door anderen bepaald zijn én ‘je komt niet toe aan je eigen werk’ dan is er iets aan de hand.
Wat kun je doen om op te schuiven in de richting waarin je dat wilt?
Neem een A4 zet er een groot kruis op op zodat je 4 kwadranten krijgt.
Je maakt daarna gebruik van 4 oordelen:
- Belangrijk voor mijn doelen en geeft mij plezier
- Voor anderen en geeft mij plezier
- Belangrijk voor mijn doelen en mwah (saai)
- Voor anderen en mwah (saai)
- Links boven komt te staan BP (belangrijk + plezier)
- Links onder komt te staan AP (anderen + plezier)
- Rechts boven komt te staan BM (belangrijk + mwah)
- Rechts onder komt te staan AM (anderen + mwah)
Bij iedere actie, vergadering meeting, bila, gesprek, desnoods e-mail zet je een stip in een van de kwadranten. Doe dat een week, En kijk wat je er van vindt. Kan het beter?
Doe er iets aan.
Ingewikkelder is het niet.
Laden...
Lang geleden – in 2008 – verscheen een Nederlandse vertaling van ‘Upgrade your life’ van Gina Trapani. Zij was indertijd de hoofdredacteur van een beroemd Amerikaanse weblog over slim werken Lifehacker.com.
De oproep uit de titel ‘Pile not File’ (‘Kappen met Mappen’) is van Gina en geldt voor de digitale wereld. Essentie ervan is dat het geen meerwaarde heeft om allerlei digitale bestanden en e-mails op te bergen in allemaal aparte mapjes omdat de tegenwoordige computersystemen een uitstekende zoekfunctie hebben.
En dat is dan ook de reden dat ik iedereen afleer om e-mails in allerlei mapjes op te bergen. Leer de zoekfunctie kennen en gebruiken. Je vindt met deze functie alle e-mail vele malen sneller terug dan door zelf te gaan zoeken in mapjes. Opbergen kost tijd, intelligentie en energie en is al heel snel verspilling.
Ik kan me wèl voorstellen dat het zinnig is om alle mail van een tijdelijk project bij elkaar in een mapje te bewaren omdat je er mee aan het werk bent maar dat is het dan ook wel. De rest is overbodig veel werk.
Dezelfde logica geldt voor gewone bestanden.
Warm aanbevolen wie meer tijd wil hebben voor belangrijke dingen van het leven.
Laden...
Het mag duidelijk zijn dat ik geen jurist ben maar het onderwerp benader als praktische denker op zoek naar toepasbare inzichten voor de dagdagelijkse gebruiker.
Wil je een onderbouwd waterdicht juridische insteek dan moet je niet bij mij zijn en beloof ik je dat je snel zult verzanden in onmogelijke ingewikkelde beoordelingen per e-mail.
Ik ben (wat mij betreft gelukkig) ook geen IT-er want die heeft nog hele berg andere uitdagingen waar het hier niet over gaat.
Context voor deze blogpost
- De AVG (en ook zijn voorganger) gaat over de verwerking van persoonsgegevens en roept vooral op tot het gebruik van ‘gezond verstand’ en niet tot gebruik van ‘juridisch verstand’. Zie aan het eind van deze post de zes richtlijnen van de AVG. De geest van de wet is simpel: ga fatsoenlijk om met persoonlijke gegevens.
- E-mail en AVG is een onhandige combinatie. E-mail is een feit en gaat voorlopig niet weg. AVG is een feit en gaat voorlopig niet weg. Samen is het al snel een rommeltje.
- Zolang de grote persoonsgegevens-stofzuigers Google, Facebook en Apple gewoon hun goddelijke gang kunnen gaan is e-mail een relatief klein AVG-probleem.
Als er al iets verstandig te zeggen is, wil ik dat doen in vuistregels.
Acht vuistregels
Vuistregel 1: De zender is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de AVG-veiligheid van de communicatie.
Vuistregel 2: Tenzij er een hele goede reden is om de e-mail te bewaren wordt deze ‘na gebruik’ verwijderd.
Vuistregel 3: E-mail met inhoud of bijlages die bewaard moet worden gaan uit de e-mailcontext naar de plek waar ze horen.
Het gaat hier over zaken die je moet bewaren voor de belastingdienst (akkoord op offertes, facturen etc.), of die bewaard moeten worden vanuit juridisch oogpunt (contracten, algemene voorwaarden etc.) of communicatie met ‘kroniekkarakter’. Ze gaan uit de e-mail context en komen in het klantdossier, de boekhouding of het CRM.
Dit kun je handig doen door er een Pdf van te maken voor zover dat nog niet het geval is.
Vuistregel 4: Een handtekening heeft zo min mogelijk gegevens.
Naam, functie + telefoonnummer volstaat in vrijwel alle gevallen. Een longform handtekening is op zichzelf al een hele waslijst met vaak gevoelige persoonsgegevens niet nodig voor de communicatie die gewisseld wordt in de e-mail.
Vuistregel 5: Adreslijsten en andere duidelijke persoonsgegevens worden niet verzonden in e-mail zonder toestemming van de zender en ontvanger(s).
Het is vaak een kleine moeite een wachtwoord op een bestand te zetten en dan pas te versturen. Het wachtwoord gaat vervolgens via een ander kanaal (bellen, sms etc) heen en weer.
De lijsten worden vervolgens uiteraard niet bewaard in de e-mail omgeving maar bij het betreffende onderwerp in het documentsysteem.
Er zijn diensten voor beveiligde e-mail. Dit soort diensten met karakter ‘spring-eerst-door-een-aantal-hoepeltjes-voordat-je-de-e-mail-van-mij-krijgt’ is clunky, niet elegant, niet snel en is hopelijk heel snel vervangen door iets beters (en zoals het er nu uitziet wordt alle e-mail straks versleuteld).
Vuistregel 6: Verwijderen op verzoek doen we met goed ingesteld zoeken en de functie definitief verwijderen.
Wanneer een persoon of bedrijf een verzoek doet tot het verwijderen van zijn gegevens is het zaak een zoekactie te doen op de persoonsnaam en op het e-mail-domein door jouw hele e-mailsysteem en alles wat je vindt te verwijderen (definitief verwijderen uiteraard).
NB: Ik heb dat nog nooit meegemaakt in de e-mailsfeer. Wel in ons CRM-systeem (Infusionsoft) dat daar volledig op is ingericht inclusief EU- afspraken over de opslag van data. In dat geval is alle e-mail-communicatie vastgelegd in een AVG-proof platform en kan eenvoudig verwijderd worden als dat verzoek komt.
Vuistregel 7: E-mail archivering van het restant gebeurt in jaarmappen. Het derde archiefjaar wordt elk jaar gewist.
Als de eerdere vuistregels zijn toegepast en relevante info, klachten, onderhandeling etc. zijn opgenomen in het klantdossier, CRM of boekhouding dan is er niet veel meer dat resteert en kan steeds het derde jaar in zijn geheel worden verwijderd. Ik kies voor dit derde jaar omdat de meeste communicatie dan ruim gedateerd is.
Vuistregel 8: Waar deze vuistregels geen leidraad geven, beslist het eerlijke gezond verstand met inachtneming van de hierna beschreven logica.
Toetje: Inbox Zero is een hele goede basis voor dit verhaal.
***
De basisrichtlijnen van de AVG
Er staan een paar opmerkingen over e-mail op de website van de autoriteit persoonsgegevens die allemaal neer komen op: ‘Hangt van de context af: denk zelf na.’
De zes algemene richtlijnen die je kunt gebruiken om zelf na te denken staan hier.
- Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Voor de betrokkene (dat is degene van wie de persoonsgegevens verwerkt worden) moet het behoorlijk en transparant zijn hoe en waarom de persoonsgegevens verwerkt worden.
- Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden met een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet welbepaald zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Het doel waarvoor een organisatie de persoonsgegevens gaat verwerken moet verenigbaar zijn met het doel waarmee de persoonsgegevens zijn verzameld.
- Verwerkt een organisatie of persoon persoonsgegevens? Dan moet de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt in ieder geval op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke) en van het doel van de gegevensverwerking.
- Als organisaties persoonsgegevens verwerken, dan moeten ze daarbij als uitgangspunt hanteren ‘zo min mogelijk’. Dat houdt o.a. in dat de verwerking van de gegevens moet passen bij het doel waarvoor ze worden verwerkt.
- De verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat de gegevens juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd.
- De gegevensverwerking moet op een passende manier worden beveiligd. Voor bijzondere gegevens, zoals over ras, gezondheid en geloofsovertuiging, gelden extra strenge regels.
***
Reacties, aanvullingen en verbeteringen stel ik erg op prijs
Laden...
Het optimum zit daar ergens.
Je bent altijd op de een of andere manier te bereiken.
A-synchroon. Zodat je kunt reageren op jouw eigen tijd.
Dat kan met
- E-mail
- Chat: maar dan vanzelfsprekend nooit gebruik maken van stoplicht-signalering (bijvoorbeeld groen is beschikbaar)
- ‘Teams’ berichten
- En uiteraard heel goed in de Asana’s, Monday’s, Basecamp’s etc van deze wereld
Collega’s kunnen zo een boodschap, een vraag, een antwoord aan je kwijt. En jij kunt eerst nadenken over je antwoord en het verhaal zorgvuldig weer een stapje verder brengen.
Je bent niet altijd beschikbaar.
Beschikbaar is van een heel andere orde. Een overleg, meeting, overval ‘heb je een minuutje?’ kunnen zo beperkt blijven als uiterste maatregel als het andere niet werkt.
Zo houden we meer tijd over voor geconcentreerd waarde toevoegend werk.
Dus vooral schrijven in plaats van praten.
Helder schrijven vereist helder denken. En daar kunnen we best wel een beetje meer van gebruiken.
Laden...
De tien meest gelezen en gewaardeerde blogs van 2019 van Adjustintime over Personal Lean en Tmemanegement hieronder op rij.ij.
- Over een persoonlijke standaard uitrusting en de vuistregel travel light.
- De reden waarom je je digitale agenda met zo min mogelijk mensen zou moeten delen.
- Hoe je engineer kunt zijn van je eigen gewoontes.
- Waarom de notie ‘primair proces’ nodig is om verder te komen.
- Een voorbeeld van personal lean aan de hand van een overleden scheerapparaat.
- Oproep om je ergernis te gebruiken als bron van innovatie.
- Leidende principes als grond om op te staan.
- Over vitaliteit en werkdruk (zorg minimaal 51 % voor jezelf)
- Waar gaan we eens mee ophouden?
- En tot slot: Inbox Zero voor WhatsApp
Dank voor de interesse in Personal Lean. Ik wens je een fijne en rustige jaarwisseling. Op naar 2020!
Laden...
Ergernis is een prachtige vindplek voor innovaties. En ik had een ergernis. De eindeloze reeks chats in de Inbox van WhatsApp. Inmiddels heb ik er een oplossing voor.
Mijn workflow met WhatsApp is als volgt: ik ben behoudens bij de draadjes met mijn lief en kinderen vrijwel nooit de starter van een chat. Ik krijg wel van vrienden en netwerk allerlei korte berichten die ik meestal ook kort beantwoord. Alleen bij mijn lief staat er geluid aan. De rest zie ik misschien met enige vertraging maar zeker wel op dezelfde dag.
Chats archiveren
Je bekijkt de chats op eventuele acties en zorgt dat deze acties (of wachten op’s) geborgd zijn in je actiesysteem. Vervolgens:
- iPhone: swipe naar links.
- Android: klik in de bovenbalk op ‘archive’ (heb ik opgezocht en zelf geen ervaring mee).
Effect: de chat verdwijnt uit beeld. Doe dat met alle chats die op dit moment niet actief zijn en in ieder geval met zoveel chats dat je witruimte hebt in je Inbox.
Doe een grote zucht en geniet van het gevoel dat jij de baas bent er een weer een mooie schone interface is: Inbox Zero voor WhatsApp!
Als er een nieuw berichtje binnenkomt zie je die uiteraard weer gewoon bovenaan staan.
Laden...
December is een mooie maand maar ook zo maar heel erg druk omdat er van alles te doen is.
- Sprintjes in je werk.
- Sinterklaas
- Kerst
- Oudjaar
- Files omdat het slecht weer is (ik citeer Jerre: ‘je staat niet in de file maar je bent de file’)
- Dingen op de school, club, vereniging.
- Her en der een verdwaalde verjaardag, borrel- kerstdiner van de zaak
- en vast nog veel meer ….
Om het allemaal een beetje kalm en relaxt te houden heb ik een idee:
Halveer simpelweg de tijden van alle cyclische vergaderingen.
Bereid de vergaderingen heel goed voor en sluit de vergadering af op de helft van de geagendeerde tijd.
Je maakt iedereen blij en geeft ruimte in agenda en hoofden.
Lukt het met gemak? Dan zou ik ze in 2020 laten zoals je het in december hebt gedaan (en misschien, heel misschien kun je volgend jaar nog een keer deze truc uithalen).
Laden...
Verzamelen is de eerste van de vijf fasen van iedere goed doordachte workflow. De andere zijn: er iets van vinden | organiseren | kiezen en als laatste uiteraard: doen.
Verzamelen heeft twee richtingen.
De eerste is van buiten naar binnen.
Op allerlei plaatsen verzamelen zich nieuwe zaken; inbox mail, postvak, voicemail, whatapp enz. Uiteraard gaat dat allemaal geheel vanzelf. De e-mail verschijnt vanzelf, Post.nl en collega’s brengen netjes de post langs, klanten, vrienden en familie spreken de voicemail in, je krijgt appjes etc.
De kunst van deze manier van verzamelen is dat je precies genoeg inboxen hebt. Niet te veel en niet te weinig.
De tweede richting is van binnen naar buiten.
Iets vraagt onze aandacht, we beloven iets, iemand zegt ons iets toe, we krijgen een briljant idee. Ons brein heeft in die gevallen de niet uit te roeien neiging ons er voortdurend aan te herinneren dat er een los eindje in onze innerlijke inbox zwerft. Daar is ons brein niet voor gemaakt en dus is het wijs die innerlijke inbox naar buiten te brengen.
Dat kan door ervoor te zorgen dat je altijd iets bij je hebt waar je op kunt schrijven, in kunt spreken of anderszins iets op/in vast kunt leggen. Een simpel A6 blokje of een app op je telefoon kan al voldoende zijn. Alles werkt zolang als het prettig is om te gebruiken en zonder problemen binnen een seconde of drie paraat is.
De kracht van verzamelen komt het best tot zijn recht als er een duidelijke grens blijft met de volgende fase ‘er iets van vinden’. Pas daarna komen we in de fase ‘organiseren’. Gooi verzamelen en organiseren niet door elkaar want dan wordt het een bende!
NB: De eer voor het onderscheiden van deze vijf fasen komt toe aan David Allen.
Laden...
