Er is een wijdverbreide gewoonte die van mij de naam ‘communicatie ping pong’ heeft gekregen. Het gaat om de hele dag openstaande snel verlopende afstemming over allerlei zaken. Dat ping pongen gebeurt via een van de kanalen die daar bij uitstek geschikt voor zijn zoals chat (Sms, WhatsApp, Slack, MS Teams etc.) bellen en e-mailen.
Agenda tetris is een variant hierop.
Weergegeven in een plaatje ziet dat er zo uit.
Het bij-effect van deze manier van werken is dat er geen blokken ononderbroken werktijd overblijven omdat er in de structuur en cultuur van de organisatie ingebakken zit, dat je de hele dag beschikbaar bent voor snelle afstemming (zodat ‘de ander snel weer verder kan’).
Je kunt van ping pong communicatie genieten omdat het je het gevoel geeft dat je er toe doet, van waarde bent en aan het samenwerken bent. De prijs is het gevoel, en vermoedelijk ook de realiteit, dat je niet toekomt aan werkelijk belangrijke zaken die nu eenmaal als voorwaarde hebben dat je een tijdje ononderbroken moet kunnen werken.
De oplossing is om precies genoeg tijd te stoppen in persoonlijk eigenaarschap.
Als het je lukt om:
- bij de start van een klus heel duidelijk te maken wie aanspreekbaar is op een bepaald resultaat;
- serieus werk te maken om alle verwachtingen ten aanzien van dat resultaat helder te maken;
- en de ‘eigenaar’ ook de daarbij behorende bevoegdheid te geven;
- dan kun je op de afgesproken tijd het resultaat bespreken;
en ben je van heel veel oppervlakkig ge-ping-pong af.
In een plaatje ziet dat er zo uit.
Wanneer je als teamleider je mensen meer tijd wil gunnen om daadwerkelijk iets voor elkaar te krijgen in plaats de hele dag bezig te zijn te zijn met dit vermoeiende en oppervlakkige communicatie ping pong, dan zou mijn advies zijn om te investeren in het versterken van eigenaarschap (en praat nooit, maar dan ook nooit over SMART!).
Laden...
‘As our island of knowledge grows, so does the shore of our ignorance,’ [John Wheeler]
Lezen en leren zijn meta-skills. Ze zijn van een andere orde dan de gewone skills omdat ze je de mogelijkheid geven je kennis en kunde uit te breiden. En dat is nogal aan de orde in deze dagen waar er zoveel te leren en te ontwikkelen is, omdat veel op zijn kop gaat, anders moet en het leven je daardoor simpelweg dwingt om nieuwe dingen te leren.
- We moeten meer zelf uitzoeken (ov/mondkapjes, vaccinaties, vakantie, vliegen, wat mag wel en niet en wat is wijs) en we doen dat ook (Lang Leve Google en YouTube).
- We leren hoe we kunnen blijven verbinden met vrienden en familie ondanks de afstand.
- We leren hoe we thuis en werk kunnen combineren op zo’n manier dat we het zelf ook nog goed hebben.
- We leren zelfs hoe we met MS Teams (of Skype voor Business of Zoom) kunnen vergaderen en kijken af en toe stiekem naar wat die programma’s verder allemaal nog te bieden hebben.
- Kortom we lezen en leren ons zelf iedere dag rijker.
Dat is toch een mooi beeld: als jouw kenniseiland groeit, groeit het strand van je on-kennis mee. Hoe meer je weet, hoe beter je weet wat je nog meer niet weet. En zo heeft ieder nadeel toch ook weer zijn voordeel.
Laden...
Top 10 basismaatregelen voor iedereen
- Controleer regelmatig op beschikbare updates voor jouw systeem en installeer deze zo snel als mogelijk (minstens 1x per week, maar het liefst dagelijks). Vergeet niet om je systeem opnieuw op te starten, omdat sommige updates pas actief worden nadat opnieuw is opgestart.
- Gebruik sterke wachtwoorden (die niemand kan raden) in combinatie met tweefactor authenticatie voor alle diensten waar je via internet op inlogt. Bijvoorbeeld je webmail, je online bestandsopslag, maar ook je VPN verbinding met het werk. Deel je wachtwoord nooit met anderen.
- Gebruik een wachtwoordmanager (bijvoorbeeld KeePass, 1Password of Dashlane) om je wachtwoorden aan te maken én op te slaan. Sla wachtwoorden niet op in browsers, tekstbestanden of spreadsheets. Bijkomend voordeel is dat wachtwoordmanagers het makkelijk maken om overal een ander wachtwoord te gebruiken, zonder dat je dit hoeft te onthouden. Oh ja, de laatste bladzijde van je agenda of notitieboekje is ook geen goede plek voor het opslaan van wachtwoorden.
- Maak iedere dag een back-up! Doe dit automatisch zodat je het niet per ongeluk kan vergeten. Bewaar back-ups ook offline, zodat bijvoorbeeld een ransomware besmetting geen effect heeft op de back-ups die je hebt gemaakt. Heel vervelend wanneer ook de back-up beschadigd raakt. Wellicht maakt je werkgever zelf al back-ups van jouw persoonlijke mappen.
- Gebruik antivirussoftware en zorg dat updates van de antivirus definities automatisch worden opgehaald. Hoewel er op dit vlak veel keuze is én er sprake is van wisselende kwaliteitsverschillen, is het allerbelangrijkste dat er in ieder geval iets is geïnstalleerd. Zelfs gratis antivirussoftware biedt vergeleken met geen enkele bescherming tegen virussen al een enorme bescherming.
- Gebruik firewall software. Veel leveranciers van antivirussoftware bieden ook pakketten waarin naast de antivirussoftware ook een software firewall wordt aangeboden. Blokkeer standaard alle inkomende verbindingen, en sta uitsluitend verbindingen toe waarvan je zeker weet dat ze niet kwaadaardig zijn. Een voordeel van firewall software op je systeem is dat je ook beschermd bent wanneer je op een vreemde locatie gebuikt maakt van het netwerk. Je weet namelijk niet of de beveiliging van dit netwerk op orde is.
- Gebruik zoveel als mogelijk de voorzieningen die door jouw werkgever beschikbaar worden gesteld, in plaats van eigen middelen. Hiermee kun je voorkomen dat gevoelige bedrijfsinformatie rondslingert op plekken waar deze eigenlijk niet hoort te zijn én waarvoor een juridische basis vaak ontbreekt. Bijvoorbeeld in privé mailboxen, in persoonlijke online bestandsopslagdiensten, of op de privé laptop. Bovendien zet je met het negeren van de geldende regels jouw werkgever buiten spel, en ben je zelf aansprakelijk voor schade die mogelijk ontstaat als gevolg van een onzorgvuldige omgang met gegevens.
- Bedek de lens van je webcam wanneer je deze niet gebruikt. Hierdoor voorkom je beschamende momenten wanneer je de webcam per ongeluk inschakelt. Ook weet je dan zeker dat aanvallers niks kunnen zien wanneer deze A) op jouw PC in weten te breken, of B) stellen dit te hebben gedaan (terwijl dit in werkelijkheid niet zo is).
- Werk niet vanaf een USB-stick. Deze zijn onveilig, raken makkelijk kwijt, en gaan regelmatig spontaan kapot.
- Ben alert op verdachte e-mails. Cybercriminelen proberen je (door gebruik te maken van actualiteiten) continu te verleiden om a) gevoelige informatie af te staan of b) te klikken op een link. Onthoud: als iets te mooi klinkt om waar te zijn, dan is dat vaak ook zo. Verifieer altijd eerst de echtheid van een verzoek en gebruik hiervoor de informatie die je reeds had of zoek het op via bijvoorbeeld Google. Maak dus geen gebruik van de contactgegevens in de ontvangen e-mail (telefoonnummers of e-mailadressen), omdat ook deze vals kunnen zijn.
Zin in meer?
Wil je nog 12 extra tips? Ben je zelf een IT-er en benieuwd naar meer (8 tips voor gevorderden)? Wil je meer van Dennis weten? Kijk dan naar deze blogpost waar Dennis nog veel meer uitlegt (en je komt dan ook vanzelf op zijn website).
Laden...
Misschien is een collega inmiddels heel handig met Teams, Zoom, Asana etc. en ben je zelf nog een beetje aan het rondklunzen.
Een goede manier om snel van elkaar te leren is een ‘Sit In’. Het werkt heel simpel.
- Breng binnen je team in kaart wie goed is in wat.
- Daarna wie wenselijk wat zou moeten kunnen.
- Link wie iets nog niet kan, met wie dat juist goed kan.
- En laat ze een half uur met elkaar rondklikken.
Deze Sit In is een hele snelle en simpele manier om barrières (‘ik ben nu eenmaal een digibeet’) te nemen. Het is leuk om te doen en eenvoudig om te organiseren.
Je kunt voor het in kaart brengen van alles prima de vaardighedenmatrix gebruiken.
Laden...
Vergaderingen die verschuiven van kantoor naar remote worden onderworpen aan een waardetest. Blijft de toegevoegde waarde van dit specifieke overleg overeind nu we door omstandigheden elkaar niet meer treffen in één ruimte?
Als dat niet het geval is dan kunnen er twee dingen aan de hand zijn:
- De vergadering is zo afhankelijk van de live ontmoeting dat het online heel moeilijk is om dezelfde waarde te creëren.
- De vergadering had al te weinig gewicht en dit is een goed moment om er afscheid van te nemen of helemaal om te vormen.
Ga er bij twijfel maar vanuit dat het de tweede optie is!
Leer van online vergaderen de volgende vuistregels en pas die ook toe als je elkaar weer live kunt ontmoeten:
- zorg voor focus (onderwerp helder, goed voorbereid, opbrengst goed vastgelegd;
- houd ze kort (zo kort als mogelijk);
- met zo min mogelijk deelnemers.
Want iedere vergadering kan tenslotte worden omgevormd tot een ‘synergetische werkbijeenkomst’!
Laden...
In de oude opstelling (pré-Corona) was dit onderscheid niet zo belangrijk en bleef het meestal een beetje onbewust. In de werkelijkheid die zich nu aan het ontrollen is wordt dit onderscheid naar mijn idee veel belangrijker. De meeste mensen hebben een duidelijke voorkeur die anders uitwerkt in het remote werken.
Ik presenteer je de drie hoofdstijlen:
Alleen werken
Je werkt het liefst geconcentreerd door en hebt, naast af en toe functionele afstemming, genoeg aan af en toe een mini-praatje. Thuis werken vind je eigenlijk helemaal geen probleem. Je bent zelfs productiever dan je was toen je nog iedere dag tussen de anderen zat.
Tips
- Communiceer (meer dan anders) naar de leidinggevende en je collega’s waar je aan werkt
- Doe mee met check-in’s
Naast werken
Je hebt graag een paar mensen om je heen die bezig zijn met hun eigen werk maar vindt het wel prettig om spontaan even iets te delen of te vragen. Je werkt graag aan een gezamenlijk doel maar wel met duidelijke eigen verantwoordelijkheden. Thuiswerken is prima voor een tijdje. Het is wel zoeken naar manieren om in contact te blijven en verbonden te blijven.
Tips
- Zet Zoom of Teams open met een collega. Doe een praatje pot en ga lekker naast elkaar aan het werk
- Zorg dat je aangehaakt blijft aan de gezamenlijke doelen en houd je bijdrage daarin heel helder
Samen werken
Werken is een sociale aangelegenheid. Samen weet je meer en juist in de aanvullende talenten en stijlen vind jij je weg. Je bent geen echte zelfstarter en krijgt motivatie en energie van de anderen om je heen (en geeft dat ook weer aan hen). Thuiswerken is moeilijk en vermoeiend. Je hebt het idee dat je niet productief bent en raakt langzamerhand een beetje verpieterd.
Tips
- Organiseer een digitale dagstart en dagafsluiting.
- Maak een chatkanaal aan dat je open laat staan.
- Doe je tussen de middag wandeling maar nu remote (allebei een oortje in en wandelen in eigen buurt).
Kortom: Ken je eigen voorkeur en die van de individuele leden van je team en bespreek het met ze. Je kunt rekenen op veel herkenning. Vanuit deze herkenning kun je werken aan de synergie.
Kwaliteit en synergie ontstaat tenslotte dankzij en niet ondanks de verschillen!
Laden...
‘Iedereen die geld aan mij verdient komt maar naar hier.’ Deze uitspraak deed een opdrachtgever van mij toen we spraken over de vuistregels die hij hanteerde voor het beheer van zijn agenda.
Als eindverantwoordelijke voor een serviceorganisatie weet hij als geen ander dat het belangrijk is om je klanten op te zoeken in hun eigen omgeving omdat je zo een veel completer beeld krijgt van de werkelijkheid van je klant.
Omgekeerd werkt het voor hem in zijn agendabeheer blijkbaar ook heel goed. Want:
- Het is een mooie zeef (is de ander, die uiteindelijk misschien geld aan jou kan verdienen, bereid om te investeren in de relatie?).
- Je hebt zelf geen reistijd (de ander reist).
- Je hebt een thuiswedstrijd (jij bepaalt begin- en eindmoment en inhoud van en logica van de ontmoeting).
- De ander leert jouw werkelijkheid kennen en kan zijn aanbod (als het daarvan komt) waarschijnlijk beter op je afstemmen.
Ik vind het een mooi elegante vuistregel. Ook iets voor jou?
Laden...
Voorzitten op afstand, dat is wel een echt ding in deze dagen. In deze blog wat ervaringen van mezelf en van de bedrijven die dit al veel langer praktiseren. Voorzitter zijn betekent leider zijn van een synergetische werkbijeenkomst. Voorzitten op afstand lijkt op voorzitten aan tafel maar is moeilijker. Krijg je dit ambacht goed op orde dan heb je er ook veel plezier van als straks iedereen weer aan een tafel zit.
Punt 1: niet doen als dat ook maar even kan!
Probeer (cyclische en andere lichte) vergaderingen om te vormen tot puur schriftelijk verlopende communicatie. Zoek een online plek/stek (bijvoorbeeld een Team in MS Teams) geef die de naam van het overleg. Maak van ieder agendapunt een eigen bericht en nodig iedereen uit op zijn eigen tijd maar wel voor een bepaalde tijd commentaar/reactie te geven op de vraag in het agendapunt. Vat conclusies van alle reacties samen en probeer ze om te vormen tot een ‘Wie doet wat en wanneer is het af’ puntenlijstje.
Met een beetje goede wil van iedereen bevrijd je zo veel werkuren en gun je jouw collega’s iets meer ononderbroken werktijd.
Punt 2: vuistregels voor als je het toch nodig vindt
Als je toch online gaat vergaderen, zorg dan dat je de vergadering heel goed voorbereid op de volgende aspecten:
- comprimeer de agenda waar mogelijk en regel zo veel mogelijk punten a-synchroon en schriftelijk;
- ieder agendapunt krijgt een vooraf beschikbare schriftelijke context en een duidelijke vraag aan de deelnemers;
- houd de tijd zo kort mogelijk;
- houd het deelnemers aantal zo klein mogelijk (niet meer dan 4 of 5) en informeer en consulteer de rest volgens punt 1;
- stel veel en vaak checkvragen en vat samen op ieder moment dat er een stap is gezet in de overwegingen;
- gebruik uiteraard geen rondvraag folklore!;
- communiceer een duidelijke start en eindtijd (en houd je er ook aan);
- master de techniek en help je medevergaderaars dit ook te doen;
- oortjes (of koptelefoon met microfoon) helpt heel erg dus blijf er op wijzen als collega’s galmend proberen hun punt proberen te maken;
- denk na of online werkvormen (zoals digitale whiteboards, scherm delen, breakout rooms etc.) bij kunnen dragen aan de synergie die je zoekt;
- plaats het – zo kort mogelijk- verslag op een vaste digitale plek waar commentaar mogelijk is.
Waarom deze vrij strikte vuistregels? Omdat online vergaderen heel veel levenskracht kost van de deelnemers (we worden er bekaf van). Beschouw vergaderen op afstand als ‘Last Resort’ en niet als ‘First Option’ en je bent al een heel eind.
Laden...
Het is in alle tijden een goed idee om te werken met een weekplan en een dagplan maar nu wel heel speciaal in deze verwarrende tijd.
De meeste logische werkritmes zijn weggevallen. De dagen hadden hun eigen kleur vanwege vaste overleggen met de daarbij behorende gewoontes, de woensdag en vrijdag waren rustige dagen omdat veel parttimers niet werkten. Heen en weren van huis naar werk en vice versa hielp je de overgangen te maken van privé naar werk en andersom. Dat is allemaal minimaal anders en vaak verdwenen.
Om structuur en logica in te bouwen moet je meer je eigen stuurman zijn. Dat kan heel goed door bewust te gaan werken met een weekplan en een dagplan. Ik heb de basis hieronder in een tekening gezet.
Weekplan
Een Weekplan is een kleine platte lijst met 5 tot 7 focus onderwerpen voor de week die komt. De vorm doet er niet toe (het kunnen ook een paar geeltjes geplakt op een A4 zijn). Dit zijn de onderwerpen die je week gaan bepalen – los van alles wat van rechts komt.
Dagplan
Je Dagplan is je stuur op de dag zelf. Het plan start met de drie meest belangrijke acties van de dag (3MBA’s). Daarna zet je de structuur van de dag op rij. Waar zitten jouw blokken ononderbroken focus tijd (de meeste van ons halen max 3 tot 4 van deze uren). Waar zit overleg en waar zit tijd gevuld met oppervlakkig werk zoals het bijhouden van chats, e-mail verwerken etc.
Je koppelt je dagplan aan je weekplan door iedere dag iets te plannen dat je weekplan verder brengt.
Een Dagplan kun je in een plat tekstbestand opzetten, je kunt het sturen met geeltjes op een scrum, kanban-achtige manier, of je kunt werken met getekende tijddozen. Wat jou maar het best bevalt.
Dagreview & Weekreview
Je sluit iedere dag met een dagreview. Dit is het moment waarop je terug kijkt en vooruit kijkt en het Dagplan maakt voor de volgende dag. En dit moment vormt de overgang van werk naar privé.
Op je laatste werkdag doe je een grondige review van al je inboxen, maak je al je overzichten up to date en kijk je naar de week die komt en maak je weer een nieuw Weekplan.
Risico’s
Als je niet werkt met dergelijke structuur loop je de kans om de hele dag druk te zijn met open lijnen met anderen (e-mail, chat, videobellen) en daarmee weer in de kwartiertjes eigen tijd terecht te komen. En dat is echt een heel slecht idee. Ononderbroken tijddozen heb je nodig om zaken verder te brengen en je dag af te sluiten met het gevoel dat het een goede werkdag was.
Laden...
Nu we (bijna) allemaal thuis aan het werk zijn is het misschien handig om op rij te hebben welke zaken ons helpen om niet te vervallen in allerlei corvee en verspilling. Juist nu is het zaak de eigen workflow goed te doordenken en te optimaliseren passend bij de eigen logische werkstijl.
Zeven zaken waar je aan kunt werken
- Je eigen werkstijl kennen. Zelfkennis is de start van alles. Zo ook van vrolijk, vitaal en effectief thuiswerken. Je kunt de werkstijl test hier doen.
- Je optimale week inrichten
Maak een tabel met weekdagen en uren en plan er jouw ideale werkweek in gegeven de situatie waarin je nu verkeert. Neem de mix van de levenssferen mee. Neem mee of je meer een ochtend of avond mens bent. Neem mee wanneer jij je beste werk doet en geconcentreerd ononderbroken gas wilt geven. Neem mee het familieritme dat nu van belang is. Maak van deze mix jouw optimale week.
- Geef voor jezelf antwoord op de volgende drie vragen:
1. Waar ga ik aan werken deze week? -> weekplan
2. Waar ga ik aan werken vandaag? -> dagplan
3. Waar heb ik aan gewerkt vandaag? -> dagverslag
Stuur antwoord 1 en 3 naar je baas en je collega’s zodat er samenhang blijft in de samenwerking op afstand.
- Maak verschil tussen bereikbaar zijn en beschikbaar zijn (bellen, videocall, openstaande chat). Maak bereikbaar normaal en beschikbaar bijzonder.
- Werk zo veel mogeijk a-synchroon en werk daarvoor aan helder schrijven.
- Richt je werkplek goed in. Kies een goede setup en leer zo snel als mogelijk de tools waarmee je dagelijks werkt heel goed kennen.
- Leer van alle ervaring die er al is met ‘remote’ werken. Er zijn bedrijven die dit al meer dan 20 jaar doen.
Laden...
Bizarre berichten komen er uit de VS over de reactie van werkgevers op de plotselinge omslag naar remote werken. En het gekke is: het lijkt gewoon consistent gedrag.
- Thuiswerkende medewerkers worden ‘by policy’ gedwongen de hele dag hun webcam aan te laten zodat hun baas, als hij dat wil, kan controleren of de medewerker wel achter zijn PC aan het werk is (je tafeltje in je slaapkamer…).
- Er worden programma’s geïnstalleerd die iedere minuut een screenshot maken van je scherm zodat er gecontroleerd kan worden of je wel met zaken bezig bent die werkgerelateerd zijn.
- Software om muisklikken en toetsenbord aanslagen te meten wordt geïmplementeerd.
Deze software is booming en wordt verkocht met dit soort teksten:
“Another advantage to monitoring remote employees, other than data security, is being able to analyze employee productivity. Analyzing remote employee productivity is accomplished by recognizing productive hours, websites, actions and through creating schedules to help remote employees stay on track.”
Uitwassen van een cultuur van wantrouwen. Het kantooridee wordt gesimuleerd in de online remote wereld. De babysittende manager op kantoor wordt Big Brother omdat cultuur nu eenmaal bestaat uit langdurig consistent gedrag.
Voor ons is dat helemaal de foute kant op.
Laten we deze kans gebruiken om nog meer te gaan werken met vertrouwen als vervanging van een heleboel regels. Gezond vertrouwen is het goede midden tussen blind vertrouwen en wantrouwen.
Afspraken over gewenste resultaten, besluiten over welke tools wel en niet, 1 plek waar ‘de waarheid’ woont en je komt een heel eind met elkaar in deze bijzondere tijd.
Laden...
Misschien wist je het nog niet, maar je zit midden in de toekomst. Thuiswerken (remote – op afstand) kon maar eens zo veel logischer en belangrijker worden dan ooit.
Voor deze crisis was thuiswerken misschien een gunst. Je hebt nu de de kans om te laten zien dat het werkt en win-win is. Wordt de beste thuiswerker die je maar kunt zijn. Dus lees even mee hoe je een goede start kunt maken met Personal Lean.
Wat moet je in ieder geval goed verzorgen?
- Schrijf en stuur een weekvooruitblik aan je baas en liefst ook aan je team. Dit doe je door antwoord te geven op de vraag: Waar ga ik deze week aan werken?
Doe het secuur, helder, met opsommingen, realistisch en … zorg dat je het ook direct kunt gebruiken als je eigen weekplan.
- Schrijf en stuur een dagelijkse reflectie voor je baas (en aan je team). Dat doe je door antwoord te geven op de vraag: Waar heb ik vandaag aan gewerkt en wat was het resultaat (en natuurlijk niet opschrijven: e-mailverwerken en andere blabla maar koppel het aan je weekplan).
- Bespreek wat voor jou en de ontvangers de beste plaats/tool is om dit te doen.
E-mail kan. Een bericht in Teams kan. Als jullie werken met Basecamp, Asana, Monday oid dan kan het nog veel beter daarin.
- Zorg voor een duidelijke start van de werkdag en een duidelijk eind van de werkdag (zie de post Daily Shutdown). En natuurlijk een grondige weekreview zodat je het weekend vakantie hebt.
- Werk zo veel mogelijk a-synchroon. De hele dag bellen en skypen lijkt leuk maar is niet productief en heel vermoeiend.
- Alles staat of valt met helder denken -> helder schrijven en dus -> helder communiceren. Als je daarin steeds beter wordt, ben je een betrouwbare thuiswerkende medewerker en collega en krijg je veel voor elkaar.
Jouw drie grootste voordelen:
- Geen reistijd heen en weer (dat scheelt jij bij 2 x 45 minuten per dag al snel 350 uur per jaar.
- Meer flexibiliteit in de momenten waarop je werkt. Je kunt toegeven aan je ochtend of avondmens logica. Je werktijd opsplitsen en tussendoor iets anders doen. Wat jou maar past. Er is geen reden je te houden aan 9-5 als je maar transparant bent in je planning en resultaten.
- Er wordt minder vergaderd en jij wordt minder gestoord. Waar een kantoor werkdag al snel bestaat uit vergaderingen plus een heleboel kwartiertjes kun je nu eindelijk eens diep gaan en werken met veel langere ongestoorde blokken.
De twee grootste klappers voor je werkplek als je een serieuze thuiswerker wilt worden.
Zorg voor een echte werkplek met twee schermen (als is de tweede maar een oud-PC scherm). Je kunt dan je planning/agenda openhouden terwijl je produceert op het andere scherm.
Zorg voor papier en pen en zet een ‘in’ bakje of mandje op je bureau. Zodra je iets te binnen schiet, of iets anderszins vastleggenswaardig is, schrijf je het op en gooi je het in je ‘in’. Twee keer per dag verwerk je de inhoud in je lijstjes.
Als je jouw thuiswerkskills wil ontwikkelen voor de toekomst die zih nu aan het ontwikkelen is, heb je hiermee een goede start vanuit Personal Lean.
Wil je nog 10 tips voor slim thuiswerken met kanban (inclusief instructie-video) kijk dan hier.
Laden...
De rondvraag, wat-verder-ter-tafel-komt en alles wat daar op lijkt, is geen goed idee. Daar zijn verschillende redenen voor:
Rafelig einde
Het blijkt voor de meeste voorzitters lastig om zo’n rondje van de zaak te beheren. Met als gevolg dat de overeengekomen eindtijd niet wordt gehaald. Met onrust tot gevolg en daardoor een rafelig einde van de bijeenkomst. En dat is wat deelnemers onthouden en meenemen naar een volgend moment.
Vlieghoogten verschillen
Ik zie deelnemers aan vergaderingen in dergelijke situaties ter plekke hun energie verliezen. En dat is zonde. Bijvoorbeeld:
Je hebt net met elkaar gewerkt aan hele praktische operationele zaken als iemand in de rondvraag feedback geeft vanuit de missie, visie of kernwaarden.
Of andersom: na een strategische sessie komt er gemopper over de kwaliteit van de koffie.
Vuilnisbak
Iedere vergadering heeft zijn eigen bestaansrecht, zijn gewenste doelen, zijn eigenaars per agendapunt en dat allemaal gestuurd door een voorzitter die tijd en resultaat bewaakt. Aan het eind nog een rondje rijp, groen, mooi en lelijk doen past niet in een kwalitatief en gefocuste synergetische werkbijeenkomst.
Is er een tenzij?
Ja, er is altijd een tenzij. Er kan een situatie zijn dat een rondje maken heel verstandig of nodig is. Bijvoorbeeld na een crisis (‘hoe zit iedereen erbij?’) of voorafgaand aan de start van het project (‘zie je nog beren op de weg op jouw deel?’).
Wat doe je met acute, net opgekomen issues?
Van te voren naar de voorzitter gaan en afstemmen of deze het ‘vreemd aan de orde van de dag’ een plek wil geven op de agenda. Kan dat niet, dan zul je een andere weg moeten zoeken. Het is niet anders.
Laden...
