In het NU zijn is een van de moeilijkste dingen voor ons als mens. Als het lukt is de beloning groot want er is tegenwoordigheid van geest! Omdat je in het moment bent, werkt de intuïtie en doe je precies wat nodig is voor de wereld.
Hieronder een manier om zo te kijken dat het misschien weer wat vaker lukt.
Chronos
Chronos is de god van de tijd. Hij gaat over de kloktijd zoals die tevoorschijn komt in jaren, maanden, weken, dagen, uren, minuten en seconden. Chronos is ook de god van de seizoenen zoals die verschijnt in de oneindige cyclus van winter, lente, zomer en herfst.
Daarmee staat Chronos voor de horizontale dimensie van tijd.
Kairos
Kairos is de god van het moment. Je zou zelfs kunnen zeggen van de kwaliteit van het moment. Als ik niet ‘bezet’ bent met zaken voortkomend uit het voorafgaande moment (het nabije verleden) en ook niet ‘bezet’ bent met dat wat straks aan de orde is (nabije toekomst) dan ben ik in het NU.
Kairos is de verticale dimensie van tijd.
Het NU is het kruispunt tussen Chronos en Kairos en een moment dat in het beleven van onszelf kan uitdijen.
- Een kwartier wachten bij de tandarts duurt langer dan een kwartier met vrienden.
- In flow (een ander woord voor Kairos) kun je maar zo anderhalf uur verder zijn terwijl je ononderbroken geconcentreerd hebt gewerkt aan een interessante klus.
Agenda
Je agenda zo organiseren dat zowel Chronos als Kairos een plek krijgen helpt je zo veel en zo vaak mogelijk in het NU te zijn. Dat kun je doen door:
- overgangstijd te organiseren tussen overleggen
- rekening te houden met het gegeven dat je ochtend- of avondmens bent
- een dagplan te maken voordat je gaat marcheren
- altijd iets bij je te hebben om ingevingen vast te leggen
- het beheer van je agenda goed te organiseren
- etc. etc.
Laden...
De kwast van Ad
Zo’n bescheiden klein ding waar maar weinig aandacht voor is. Simpel en goedkoop doet het altijd braaf zijn werk.
In Wikipedia heeft een schrijver de moeite genomen om op rij te zetten hoeveel soorten kwasten er wel niet zijn. Daar duizelde het mij ook.
- Blokkwast
- Blusherkwast (dit is een make-up kwast)
- Bokkenpoot, zo genoemd naar de vorm
- Glaskwastje
- Lijmkwast (vaak een blokkwast), bijvoorbeeld voor het aanbrengen van behangplaksel op behang.
- Make-up kwast
- Penseel, een dunne soepele kwast.
- Radiatorkwast
- Scheerkwast
- Schilderskwast ( rond of ovaal, meestal gebonden )
- Schoonmaakkwastje, meestal met een balgje om lucht te blazen tijdens het vegen.
- Stofkwast
- Tamponeerkwast
- Teerkwast, een andere naam voor bokkenpoot.
- Verfkwast
- Waaierkwast
- Waterkwast (met koper omvat)
- Witkwast (vaak een blokkwast).
- Daskwast, zeer zachte brede kwast om bij het brandschilderen aangebrachte verven gelijkmatig te verdelen. (Dassenhaar)
En dus: ….. geen Nachtwacht zonder kwast, geen schilderijen van Irka zonder kwast, geen Miss World zonder kwast; geen Chartres zonder kwast en geen kapperszaak zonder kwast.
Mijn Kwast en Thuiswerken
Maar mijn kwast (zie foto) is een onmisbaar onderdeel van mijn werkplek uitrusting. Ik gebruik de kwast bijvoorbeeld voor
- Kruimels uit mijn toetsenbord halen;
- Stofpluisjes verwijderen uit mijn telefoon-ingangen;
- Stof weghalen onder de snaren van mijn gitaar en mandoline (op de plaatsen waar je met een doek niet bij kunt komen);
- Roeren in mijn koffie op de momenten dat ik geen lepeltje bij de hand heb;
- Krabben op mijn rug als ik jeuk heb en er niet bij kan.
Kortom: Lang Leve De Kwast
Laden...
Als je op zoek bent naar een manier om al je projecten, acties, wachten op’s, afstemmingsdingetjes en ‘wie-weet-ooit’-dingen te ordenen dan zou je een experiment kunnen doen met MS To Do.
Ik heb een basisopzet beschreven op één A4 die je hieronder kunt downloaden. Het wijst zich vandaar allemaal vanzelf.
Download Manual MS To Do als BBB
Wanneer je gebruik maakt van Microsoft 365 kun je het beste inloggen met dat account want dat zorgt ervoor dat alle taken uit Outlook en MS Teams Planner/Taken gesynchroniseerd blijven.
Uiteraard kun je ook een BuitenBoordBrein inrichten in een andere app. Het mooie is dat je dan een vergelijkbare opzet kunt gebruiken om een start te hebben.
Disclaimer: MS To Do is nog volop in ontwikkeling (want voormalig Wunderlist).
Laden...
In je agenda beheer je de meeste schaarse bronnen die je hebt. Tijd en aandacht. En dus het wijs om je eigen methodiek te ontwikkelen om deze bronnen te beheren en soms zelf een beetje beschermen. In de weekreview methodiek adviseer ik een week achteruit te kijken en acht weken vooruit.
De eerste twee weken krijgen nog extra aandacht. De werkwijze is simpel. Stel jezelf de volgende vragen bij iedere afspraak:
- Wat is het doel, gewenste resultaat van de afspraak?
- Is de lengte van de afspraak helder en zoals ik het wil?
- Moet het live of kan het per videocall/bellend?
- Draagt het bij aan mijn doelen of is het vooral voor de ander?
- Is het fun of zie ik er tegen op?
- Is de afspraak lang geleden gemaakt? -> Bevestigen.
- Staat er een adres bij? -> Toevoegen aan de afspraak voor je navigatie
- Heb ik voorbereidingstijd gepland? -> Plannen
- Reistijd OV of auto gepland? -> Kiezen en aanvullen
Als ik een week afgerond heb moet ik nog afwegen of ik het label ‘week is vol’ toeken.
Weekplan
Als sluitstuk van de review maak ik een simpel Weekplan bestaande uit een kort lijstje met de projecten waar ik deze week aan wil werken gegeven de tijd die mij rest naast al mijn afspraken. Eventueel kan ik ze zelfs al een beetje uitwerken naar acties voor deze week.
Laden...
Apollo is de God van de voorspelling, maat en de beheerst gevormde muziek. Hij woont boven op een berg, speelt de harp en denkt na over getallen, vormen en geniet van de innerlijke en uiterlijke rust.
Dionysos is de God van de extase en het feest. Hij wordt omringd door zijn satyrs die opzwepende muziek voor hem maken, druiven voeren en hem daarmee dronken voeren totdat er een bacchanaal ontstaat.
‘Apollinisch betekent rustig (doordacht, overdacht en beheerst); deze term is ontleend aan de Griekse god Apollon. Het tegenovergestelde wordt meestal aangeduid met dionysisch (extatisch, onrustig, geestvervoering en onbeheerst).’ (citaat Wikipedia)
In organisaties staat Apollo voor de beheerste systemen en processen, dat wat voorspelbaar lijkt omdat het de belichaming is van het succes van gister. Deze god staat voor de gestolde kwaliteit die uiteindelijk leidt tot bureaucratie.
Dionysos staat in organisaties voor het lichtelijk anarchistische uitproberen van nieuwe dingen, soms met succes maar soms ook leidend tot ‘sunk costs’. Het is de basis van creativiteit en innovatie in de zin van onverwachte gelukte zaken.
In organisaties wisselen periodes van vorm en rust zich ook af met extatische en onbeheerste perioden. De eerste levensfasen van een organisatie (Vroege strubbelingen, Pret en Wild Water) hebben vaak (te) veel van Dionysos. De latere fasen (Tredmolen, Grote Sleur en Doodsgereutel) te veel Apollo. De kunst is om een goede balans te vinden tussen deze twee krachten en daarmee een optimum te bereiken tussen vorm en chaos passend bij de situatie van dat moment voor je team of organisatie.
Meer weten over deze balans? Bel me op 06 224 559 02 of stuur een bericht via contact.
Laden...
Als jij niet je e-mail checkt terwijl wij praten, dan beloven wij jouw tijd niet te verspillen.
Als je toezegt mij in de ogen te kijken en de essentie probeert te ontdekken van wat ik zeg, dan zal ik scherp, overtuigend en in klare taal, soepel mijn punt maken.
Als je er voor zorgt dat jij heel helder bent over welke Zoom-sessies verspilling van tijd voor je zijn dan kunnen we die houden zonder jouw aanwezigheid.
Als je mij bij de les kunt houden en mij enthousiast kunt krijgen over de interactie, dan kan ik mijn bijdrage leveren en terugkijken met meer energie dan jij hebt ingebracht.
Het doel van een Zoom-sessie is niet om een tijddoos in ons aller agenda’s te vullen. Het doel is een idee te delen met alle emoties die daarbij horen en uit te vinden wat nog mist in ons geëngageerde gesprek.
Als dat niet mogelijk is, laten we dan geen Zoom-sessie houden.
Multi-tasking is niet productief, getuigt niet van respect en is ongezond.
Vrij naar Seth Godin
Laden...
Een kleine Personal Lean tip. Steeds weer opnieuw kopiëren om hetzelfde stukje tekst of dezelfde weblink te gebruiken in een document is corvee. Daar moeten we vanaf en dat kan.
In Windows: gebruik niet ‘control + v’ maar de ‘windowstoets + v’.
Op de Mac: dat kan niet direct maar wel via bijvoorbeeld Paste of Alfred Power Pack.
Het is een klein weetje, maar scheelt wel een boel ergernis en dat is altijd goed. Het leven is te kort om je ergernis niet te gebruiken voor innovatie!
Laden...
Een beetje workflow heeft het karakter van in – door -uit. Iets komt de workflow binnen, wordt daar bewerkt en gaat er weer uit.
De hoofdworkflow van productiviteit is iets uitgebreider. Er zijn vijf globale fasen of stappen in het proces. Eenmaal gesnapt is het superlogisch en kun je de stappen overal herkennen en toepassen. De vijf zijn: verzamelen, besluiten, organiseren, kiezen en doen. De eerste drie vormen het fundament.
Opvangplekken (voor het verzamelen)
De kunst is om een gewoonte te ontwikkelen dat je echt altijd en overal iets kunt vastleggen zodat je geen enkel los eindje in je hoofd meer hebt. Uiteraard kunnen dat meerdere plekken zijn maar minder is beter want je moet ze stuk voor stuk weer leegmaken in de tweede fase. Papier werkt uitstekend (klein notitieblokje altijd bij je). Digitale notities op de mobiel kan. Via Braintoss naar de Inbox kan. Het maakt niet uit als het maar werkt.
Denkmomenten (voor het besluiten)
Nu we verzameld hebben komt het erop aan dat wat we opgevangen hebben, regelmatig (dagelijks) verwerken door na te denken over de betekenis voor ons handelen van het betreffende item. En denken is moeilijk en kost energie. Dus als ons brein geen garantie heeft dat de uitkomst wordt vastgelegd in een betrouwbaar systeem buiten ons hoofd gaat het niet meewerken. Dat brengt ons in fase drie.
BBB (buitenboordbrein)
We hebben een plek nodig die past bij onze manier van werken en denken en die het thuis wordt van onze projecten, onze acties, de vastlegging van de zaken waar we op wachten enz. enz. Dat kan op velerlei manieren: in Outlook, in een actielijsten app zoals ToDoist of Omnifocus, of in Google Keep. En het kan uiteraard ook op papier als je dat beter past.
De meest complete beschrijving van deze vijf fasen vind je bij David Allen in het boek Getting Things Done. Wil je een dag lang aan de slag met deze en andere workflows? Kom dan naar de Training Timemanagement Personal Lean
Laden...
Voor wie het niet wist. Op Adjustintime staat een werkstijltest. Iedereen heeft een mix van de drie hoofdstijlen: Visionair, Operator of Processor (en heel soms komt er Synergist uit als je van alles precies even veel hebt).
Die hoofdstijl betekent iets voor je manier van werken. De test is inmiddels 1000 keer ingevuld. En dat is toch best een vermelding waard! Wil je weten wat jouw werkstijl is?
Doe de Werkstijltest (het kost je drie minuten).
En als je de werkstijl wilt checken van je teamleden dan kun je de link natuurlijk doorsturen naar je collega’s. Voel je vrij.
Op naar de 2000!
Laden...
Hoera voor alle briljante spamfilters zoals die van Microsoft, Apple en Gmail. Ruim 50% van alle verzonden e-mail in de wereld is gewoon ongevraagde troep. Dus mooi dat deze rommel wordt afgevangen.
Er is wel een prijs: de spamfilters staan zo strak afgesteld dat er ook gewenste e-mail in verdwijnt want zo slim zijn ze dan weer niet. Bijvoorbeeld: alle email die via een ander adres wordt verzonden komt in de spamfolder terecht. Ook van deze wekelijkse blog!
Er is een simpele hack die er voor zorgt dat je jouw spamfilter de ontbrekende kunstjes leert en ook tegelijk er ook voor zorgt dat gewenste e-mail wel in jouw Inbox terecht komt.
Outlook
- Zet je Favorieten’ aan (beeld/mappenvenster/favorieten)
- Je ziet nu in je navigatievenster links boven het compartiment ‘Favorieten’. Daar staan de snelkoppelingen naar de mappen die we snel bij de hand willen hebben.
- Schoon eerst even de mappen op die daar ten onrechte staan (rechtermuisklik ‘verwijder deze map uit Favorieten’).
- Sleep de map ‘Ongewenste e-mail’ naar het favorieten gedeelte.
- En check het regelmatig.
- Wil je iets met de e-mail (want onterecht in spam) klik rechts en kies voor ‘ongewenste e-mail’ en kies wat jou past.
In Gmail is zoiets ook te organiseren. Eenmaal in de geopende e-mail kun je direct je keuzes maken.
Bij de Mac staat de map ‘Ongewenste reclame’ bij de hand. Spam beheren is wel een even een puzzel (eerst naar ‘voorkeuren’ en dan maatwerk regels maken).
Door op deze manier met spam om te gaan wordt jouw e-mail weer betrouwbaar en dat is een goed ding bij deze communicatie dinosauris.
Heb je andere oplossingen? Laat het ons weten in de reacties.
Laden...
Het verschijnsel voicemail is op zijn retour. Helemaal zonder kunnen we nog niet en daarom is het wijs stil te staan bij de tekst die een ander hoort.
Wil je vol profijt hebben van deze blog?
Doe dan eerst dit kleine personal lean experiment: Bel jezelf!
Omdat je jezelf niet kunt bellen zonder in gesprek te zijn, word je doorgestuurd naar je eigen voicemail en hoor je wat de anderen horen.
Letterlijk staat voicemail voor ‘stem-post’. Een beller kan je niet bereiken en wordt door jouw operator doorgezet naar een audio-boodschap. Er zijn vervolgens globaal 3 varianten.
- Een anonieme stem leest jouw nummer (boe!!).
- Een anonieme stemriedel waarin jij alleen je eigen naam noemt in het daarvoor bestemde moment (ietsie pietsie beter).
- Een geheel door jezelf ingesproken boodschap (best).
Beoordeel je eigen tekst (dus eerst jezelf bellen om te weten wat je voor boodschap hebt) met de volgende vier vuistregels
- Hoe korter hoe beter (want niemand zit te wachten op een tekst van een minuut en zeker niet de vaste bellers).
- Vraag geen overbodige dingen (het telefoonnummer hoef je niet te vragen want deze zie je in het display).
- Beloof niets wat je niet waar kunt maken (‘zo snel mogelijk | vandaag nog | binnen een werkdag’ klinkt stoer en goed maar gaat tegen je werken als je het niet waar maakt).
- Zorg dat je boodschap past voor al je bellers (dus ook voor de herhalende bellers, je klanten, je familie, je medewerkers etc.).
Hier volgen zeven verschillende voicemailteksten.
Klassiek
Hallo, dit is de voicemail van Ad van der Hulst van Adjustintime. Ik ben op dit moment niet beschikbaar. Als je je naam en telefoonnummer inspreekt, bel ik je zo snel mogelijk terug. Bedankt!
Klassiek verbeterd
Dit is de voicemail van Ad van der Hulst. Laat naam en bericht achter en ik bel je ‘zo snel mogelijk/vandaag/binnen een werkdag’ terug.
Kort en simpel 1
Dit is de voicemail van Ad. Na de bliep kun je een bericht inspreken.
Kort en simpel 2
Dit is de voicemail van Ad. Spreek iets in na de bliep.
Sturende vorm lang
Dit is voicemail van Ad. Als het echt nodig is, spreek dan iets in. Stuur me liever een email of een tekstbericht. Ik reageer binnen een dag.
Sturende vorm kort
Dit is de voicemail van Ad van der Hulst. Stuur me als het dringend is een alsjeblieft een sms.
Vrolijk
Dit is de voicemail van Ad. Keep your message short and sweet, or I’ll have to press delete.
Dit is de voicemail van Ad. Houd je bericht kort en snel, dan heb je de meeste kans dat ik jou weer bel.
Alle voorbeelden beginnen met: ‘Dit is de voicemail van …’. En dat is slim. Direct beginnen met je naam sticht verwarring (‘Met Bart ….’) en als je niet oppast voelt de luisteraar zich een sukkel omdat hij merkt dat hij aan het praten is tegen een antwoordservice.
Meer handige tips? Kijk eens in het blogarchief.
Laden...
Het is wonderlijk. In vrijwel iedere organisatie waar ik kom en er naar vraag, wordt WhatsApp gebruikt voor snelle uitwisseling van korte berichten.
WhatsApp by Facebook is de formele naam. En dat is niet voor niets. Gratis en dus zijn wij het product. Aan de onzichtbare achterkant wordt data in elkaar geschoven en je hoeft geen helderziende te zijn om te snappen dat er advertenties aanstaande zijn. ICT afdelingen zijn er niet blij mee omdat al deze werkgegevens nu op andersmans servers staan.
WhatsApp is wel heel handig. Je kunt er:
- berichtjes mee sturen
- emoiji strooien
- gifjes invoegen
- audioboodschappen opnemen
- videoboodschappen opnemen
- foto’s toevoegen
- groepen maken
Maar ja wel ‘By Facebook’. Er is een alternatief: De chat die ingebakken zit in MS Teams.
Voor wie MS Teams al in gebruik heeft is de logische nieuwe vuistregel: Interne chats gaan via MS Teams (en dus niet meer via WhatsApp). MS Teams chat kan bijna alles wat WhatsApp kan en meer (audio- en videoboodschappen opnemen en versturen kan niet).
En natuurlijk kun je MS Teams zo op je mobiel en tablet zetten zodat je net zo snel kunt antwoorden als je dat nu doet met WhatsApp. Werk en privé zijn zo mooi gescheiden. Alle info van werk in de kroniek heb je bij elkaar, werkbestanden kun je delen in de chat, je kunt direct overschakelen naar (video-) bellen en nog veel meer.
Dus geen WhatsApp by Facebook maar: MS Teams Chat by Microsoft.
Tis even wennen maar je zult zien, al heel snel snel wil je niet meer anders.
Laden...
Het is een echt een fantastische aanbieding. Zo werkt het: Je koopt een schroevendraaier en krijgt er een gereedschapskist bij cadeau.
Er is één kleine bijzonderheid. De gereedschapskist wijzigt bijna iedere week. Soms gaan er dingen uit en soms komen er dingen bij en veranderen de namen van het gereedschap. De handleidingen worden dan uiteraard weer bijgewerkt.
Zo is het ook met MS Teams.
MS Teams krijg je cadeau bij Microsoft 365 (ja dat is de nieuwe naam :-)). Het ís een fantastisch verzameling tools. Je moet alleen wel heel goed nadenken wat je er mee gaat doen en je niet direct laten verleiden door je eigen werkstijl.
- Als je een visionair bent dan ontdek je steeds weer mooie nieuwe gadgets: ‘Kijk eens hoe handig!’
- Een processor is aan het zoeken om te kunnen blijven doen wat hij deed met dit mooie gereedschap (en in de verte lonken de Power BI Dashboards).
- De operator kijkt helemaal niet naar al deze verschillende tools. Zij neemt de drie makkelijkste en bekendste. Test deze en als ze voldoen dan is het dat.
- En de synergist zoekt naar manieren om in al dat digitale geweld de verbinding en het sociale overeind te houden.
Wat is de plek van MS Teams
Een organisatie kun je zien als een vehikel met een richting & een plan, een cultuur en systemen. MS Teams krijgt een plek in de verbinding tussen cultuur (‘Ons soort mensen doen dit soort dingen.’) en de systemen die noodzakelijk zijn om enige standaard en fundament te hebben in de samenwerking.
MS Teams gaat dus over communicatie en het organiseren van workflows.
Eerst bepaal je hoe je wilt organiseren, wat je wilt doen met wie en hoe je dat wilt doen. Dan pas kijk je naar de slimste manier om dit te doen met behulp van MS Teams.
Zomaar een beetje rondrommelen leidt onherroepelijk tot een nieuw moeras en dat zou echt zonde zijn.
Laden...
In het NU zijn is een van de moeilijkste dingen voor ons als mens. Als het lukt is de beloning groot want er is tegenwoordigheid van geest! Omdat je in het moment bent, werkt de intuïtie en doe je precies wat nodig is voor de wereld.
