Hoera! Je hebt een lijst met ideeën klussen, projecten. Dat is al fantastisch. Nu is het zaak er een beetje voor en achtergrond in aan te brengen want een lijst is maar een lijst en nog geen tijdlijn met acties.
Er zijn drie bewezen manieren om relatief snel en goed een lijst met dingen op rij te krijgen (te editen). Ik zal ze hieronder kort beschrijven:
Orden naar ‘waarde’ en ‘simpel te doen’
Zet al je ideeën op een eigen post-it en plak ze op een whitebord, raam of deur terwijl je ze ordent.
- Rechtsboven: veel waarde en simpel te doen
- Linksonder: weinig waarde en niet zo eenvoudig te doen
- Linksboven: niet veel waarde maar simpel te doen
- Rechtsonder: veel waarde maar niet zo eenvoudig te doen
Kwadranten van Eisenhower (dringend en belangrijk)
Mocht je deze nog niet kennen dan verwijs ik je naar dit lange artikel waar je er alles over kun lezen.
Intellectuele diversiteit -> gesprek buiten je bubbel
Zoek iemand op die je respecteert maar wel kritisch kan zijn en ga het gesprek aan over je ideeën, klussen en projecten. Dit is de koninklijke weg. Jij wordt er slimmer van, anderen ook. Een gesprek kan live zijn, maar uiteraard ook een blog zijn, een Post of reactie op LinkedIn.
Verzamelen van ideeën is één ding. Ze editen, verwerken, op rij krijgen is nog een heel ander ding.
Heb je nog hele andere manieren? Deel ze hieronder zodat ook deze blog verrijkt wordt.
Laden...
“Perfect your beingness by going slowly through the routine of your life until you have it mastered. Do the ordinary things that make up your life.
Learn to do those things to the point of mastery. You’ll find great satisfaction in them. Conduct your life from a place of quiet, calm loving.
Get it perfected so that the routine of your life does not distract you or disturb you and so you can maintain a state of loving in everything you do.
Then you can expand the scope of your activity, moving your loving heart out to others in a natural, ordinary way.
Then you are just present with people, loving them. Living your life in an ordinary way can be the most tremendous service to your fellow man.”
Citaat van John-Roger en niets meer aan toe te voegen.
Vrij vertaald:
“Perfectioneer je bestaan door stap voor stap zelf de baas te worden van de alledaagse dingen.
Leer die dingen te doen tot op het punt van volledig meesterschap. Je zult er veel voldoening in vinden. Organiseer je leven vanuit een plaats van stille, kalme liefde. Perfectioneer het zodat de routine van je leven je niet afleidt of stoort en je een staat van aandacht en liefde kunt behouden in alles wat je doet.
Daarna kun je de reikwijdte van je leven uitbreiden naar je omgeving, je liefhebbende hart op een natuurlijke, gewone manier uiten naar anderen.
Dan ben je in het moment echt aanwezig bij mensen en kunt van ze houden.
Je leven op deze ‘gewone’ manier leven kan de meest geweldige dienst aan je medemens zijn.’
Laden...
Als een klant naar je toe komt met de vraag hoe je een omelet moet maken en je vertelt dat hij/zij eerst een kip moet zien te vinden, dan geef je een advies dat niet gaat helpen, dus: waar maar nutteloos.
Het principe van ’true but useless’ is dat vragen of problemen worden veralgemeniseerd en vergroot.
Voorbeeld Team
Je hebt een vraag over het versterken van samenwerken in een team en je adviseur legt je uit dat er een oplossing bestaat maar dat zij dan wel eerst een ronde gesprekken nodig heeft (je begrijpt dat).
Vervolgens legt zij uit dat zij graag wil onderzoeken in hoeverre uw strategie leeft in de organisatie (je fronst).
Vervolgens wil zij graag een sterke-zwakte analyse doen om het beste advies te kunnen geven (je bent nu helemaal niet meer blij).
Al deze dingen zijn vast zinnig en nodig maar gaan te ver van de vraag weg en worden daarvoor zonder waarde voor jou als opdrachtgever. De analyses die je krijgt zijn ongetwijfeld waar maar sluiten helemaal niet aan bij je scope en dus doet je er niets mee.
Voorbeeld duikboot
Er is een anekdote dat de Engelsen in de tweede wereldoorlog slimme koppen aan het werk hebben gezet om een manier te vinden de Duitse U-boten naar de bodem te helpen. Uiteindelijk kwam er een strategie namelijk: warm het water van de Noordzee een paar graden op. De constructie van de U-boot kan daar niet tegen en boot en bemanning vergaat. Het zal ongetwijfeld waar zijn maar je hebt helemaal niets aan zo’n idee.
Uitvergroten en veralgemeniseren is soms een zinnige en noodzakelijk omweg. Veel te vaak is het zonder waarde en daarmee verspilling van intelligentie, tijd, energie en budget. Een wijs mens weet het verschil.
Laden...
Dit is het vierde en laatste artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen.
Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische vergaderingen.
De andere drie artikelen kun je hier vinden:
Vergadergebouw Post Corona I: de audit
Vergadergebouw Post Corona II: de middelen
Vergadergebouw Post Corona III: het proces
Principes
Alles in een vergadering zou gericht moeten zijn op paar basale principes die leiden tot een vruchtbare cultuur.
- De voorzitter is de leider van de vergadering en verantwoordelijk voor de opbrengst ervan.
- Er is altijd duidelijk wat het antwoord is op de vraag: wat is het gewenste resultaat van deze bijeenkomst (respectievelijk van dit agendapunt).
- Er is synergie (de opbrengst van de bijeenkomst is meer dan dat de deelnemers zelf aan het werk zouden zijn geweest.
- Het is vooraf duidelijk wie de eigenaar is van een agendapunt en wat de gewenste procesgang is (beeldvorming, input van de anderen, voorgenomen besluit bespreken etc.)
Hybride vergaderen
In het Post Corona vergadergebouw is er extra zorg nodig tijdens alle hybride overleg.
- Deelnemers aantal zo klein mogelijk.
- Vergaderingen realistisch kort.
- Creatief zijn met werkvormen (whitebords, break-out-rooms etc).
- Bij wat grotere groepen werken met een moderator (die de chat in de gaten houdt).
- Overgangstijd organiseren naar een volgend overleg (de simpelste manier is om alle vergaderingen 10 minuten eerder af te ronden dan gepland).
En speciaal voor de voorzitter:
- vaak samenvatten
- besluiten notuleerbaar verwoorden
- acties als gewenste resultaten formuleren en vastleggen (of laten vastleggen)
- op de vitaliteit letten (humor en tempo houden helpen daarbij het beste)
Dit is niet anders dan bij kwalitatieve ‘gewone’ vergaderingen maar misschien nog wel belangrijker om er voor te zorgen dat deelnemers niet afhaken of hun vitaliteit inleveren.
Dit is einde van het laatste artikel. Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.
Laden...
Dit is het derde artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen.
Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische vergaderingen.
De andere drie artikelen kun je hier vinden:
Vergadergebouw Post Corona I: de audit
Vergadergebouw Post Corona II: de middelen
Vergadergebouw Post Corona IV: de cultuur
Nu we toch bezig zijn, is het wijs om gelijk na te denken over het basisproces van de verschillende vergaderingen en te bepalen hoe de elementen van dit proces worden vastgelegd zodat iedereen er bij kan.
De vuistregels daarbij:
- Bestanden blijven op hun plek
- Er is haalplicht
- Agenda en verslagen krijgen een plek in MS Teams
Bestanden op hun plek
Bestanden worden niet rondgestuurd maar hebben een vaste plek in een groeps-Chat (bij tijdelijke projecten), in een Kanaal (bij echte cyclische vergaderingen) of in de standaard Meeting-notes als de vergadering heel operationeel is en een voortschrijdend bijhouden van overzichten betreft (in de repeterende vergaderafspraak staat alles steeds weer bij de hand) of in een OneNote Notebook.
Er is haalplicht
Wie uitgenodigd is voor een vergadering haalt zelf de informatie op, leest deze, bereidt zich voor, checkt de aan hem toegewezen acties enz. Je kunt niet langer meer het ontvangen van een agenda of notulen als trigger gebruiken voor je eigen bijdragen. Die tijden zijn definitief voorbij.
Agenda en verslagen krijgen een plek in MS Teams
De meeste organisaties werken nu met MS 365 en betalen dus ook voor al deze prachtige mogelijkheden. Denk even door totdat je de agenda’s en verslagen een standaard plek hebt gegeven in MS Teams. Actielijsten komen terecht in een Planner of een List.
Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.
Laden...
Dit is het eerste artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen naar aanleiding van de ervaringen in de Coronatijd.
Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische vergaderingen.
De andere drie artikelen kun je hier vinden:
Vergadergebouw Post Corona II: de middelen
Vergadergebouw Post Corona III: het proces
Vergadergebouw Post Corona IV: de cultuur
De meeste organisaties gebruiken daarvoor een Excelspreadsheet waarin deze vergaderingen op rij worden gezet, waarna ze vervolgens weer voor een heel jaar in de agenda van alle deelnemers worden gekieperd. Met dit vergadergebouw worden veel werkuren opgestookt. Soms bijzonder waardevol maar soms ook iets minder.
We zitten nu op een logisch moment om tijd aan te besteden aan een kritische blik. In de meeste organisaties zijn door de alle Corona gedoe al verschuivingen gekomen in het vergadergebouw. Het zomerreces geeft vaak wat lucht om eens te reflecteren op zo’n basale organisatie inrichting als het vergadergebouw.
Er zit iets rationeels in het werken met een vergadergebouw maar dan wel onder de voorwaarde dat je regelmatig met elkaar de snoeischaar ter hand neemt en heel kritisch kijkt naar iedere cyclische vergadering op basis van een aantal gegevens die je verzameld hebt zoals:
- Wat is het bestaansrecht van deze vergadering?
- Wat is de frequentie van de vergadering?
- Hoeveel deelnemers zijn er standaard aanwezig?
- Hoe lang duurt deze vergadering?
- Hoeveel werkuren zijn er per cyclus gemoeid (aantal aanwezigen x lengte in minuten gedeeld door 60)
- Wat is het rapportcijfer dat deze vergadering gegund wordt (eventueel navragen bij een paar deelnemers)?
- Hybride variant logisch, wenselijk, mogelijk?
Je kunt deze audit heel goed (laten) voorbereiden door de antwoorden op bovenstaande vragen in een overzicht op rij te zetten zodat je er een keer met de voorzitters naar kunt kijken.
Op basis van deze verzamelde gegevens kijk je kritisch naar alle vergaderingen. Waarschijnlijk zijn er bij waarvan de lengte of de frequentie, het aantal deelnemers of überhaupt het bestaansrecht aandacht verdient. Doe eventueel een experiment voor een bepaalde periode als je twijfelt aan de beelden die je met elkaar hebt.
Na deze auditronde heb je de basis voor je Post Corona Vergadergebouw en kun je door naar het artikel over de middelen.
Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.
Laden...
Dit is het tweede artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen.
Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische steeds weer terugkerende vergaderingen.
De andere drie artikelen kun je hier vinden:
Vergadergebouw Post Corona I: de audit
Vergadergebouw Post Corona III: het proces
Vergadergebouw Post Corona IV: de cultuur
Een Post Corona Vergadergebouw is onvermijdelijk een hybride vergadergebouw. Sommige deelnemers zullen op de zaak zijn, andere deelnemers op een vestiging elders en weer anderen zullen thuis werken.
Er zijn drie zaken die bepalend zijn voor goede en duurzaam ingerichte hybride vergaderingen:
- kwaliteit van het geluid (oortjes of headset)
- kwaliteit van het beeld (groot scherm is beter dan klein scherm)
- kwaliteit van de internetverbinding (vast is beter dan wifi)
Onder middelen verstaan wij de zaken die ondersteunend zijn voor deze nieuwe manier van werken:
- de ruimtes waarin deelnemers zijn op het moment dat ze deelnemen aan een vergadering (ook als is dat hybride)
- de hardware (laptops, schermen, headsets, schermen, webcams, microfoons en andere techniek voor hybride bijeenkomsten)
- de software (bijvoorbeeld MS Teams)
- de veiligheid (het beheer van de hardware en software ten behoeve van kwaliteit en dataveiligheid).
Iedere ruimte heeft zijn eigen mix van middelen nodig om als basis te kunnen dienen voor hybride vergaderen. Er wordt op dit moment overal geëxperimenteerd met hardware en software die daar een bijdrage aan kan leveren.
Voorbeeld
Als je met twee of drie deelnemers in één ruimte bent en deel wilt nemen aan een Teamsvergadering is er een handig stuk hardware dat er voor zorgt dat er geen microfoon- en luidsprekerproblemen ontstaan (rondzingen en ruis). We hebben er een aantal weken mee getest. Het apparaat (zie plaatje boven aan dit artikel: Jabra 510) is frictieloos via bluetooth aan PC of laptop aan te sluiten. De deelnemers plaatsen het draadloze apparaat tussen hen in en kijken vervolgens naar één scherm. Geluid is vervolgens van top kwaliteit. Als je daarnaast nog een HD webcam gebruikt vastgeklemd op de laptop of PC die je als collectief scherm gebruikt werkt het uitstekend voor je hybride vergaderingen.
Deze middelen kant is voorwaardelijk voor een hybride vergadergebouw. Het is tegelijk niet mijn expertise. Wil je meer weten over de middelenkant van hybride vergaderen dan kun je het beste even sparren met Frans Diepenhorst van Solutions by FCD. Hij kan je alles vertellen van mogelijkheden voor de set-up van vergaderruimtes.
Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.
Laden...
Een kort maar waargebeurd verhaal over de schade veroorzaakt door een in de inbox-prut verdwenen email.
We schrijven 1999. De Mars-Climate-Orbiter (Mars-robot) ging ten gronde wegens oververhitting. Het bijzonder ingenieuze apparaat dat na een lange reis langdurig en veel gegevens had kunnen leveren was opeens uit de lucht. Uit het eerste onderzoek bleek dat er een fout was gemaakt door twee meetsystemen tegelijk te gebruiken (Engels en USA-maateenheden). Iemand heeft vergeten de (simpele) conversie te maken tussen de beide meeteenheden. Door deze fout kwam het apparaat te dicht bij Mars en verbrandde.
Een tweede onderzoek (en nu nog veel grondiger) wees uit dat een simpel onbeantwoord en niet verwerkt e-mailtje de feitelijke oorzaak was van het niet correct zijn van de meetgegevens waarbij de crash werd veroorzaakt.
De kosten van het vergaan van de Mars-robot zijn becijferd op $ 327.000.000.
Moraal van dit verhaal: werk met Inbox Zero: proces je e-mails dagelijks!
En natuurlijk verhuizen we nu en straks allemaal naar Teams. Maar dat lost dit probleem helaas niet vanzelf op.
Bron: Factory of One blz 58 (Daniel Markovitz).
Laden...
Er bestaat een intrigerend begrip in het Amerikaans: ‘peer-management’. Een ‘peer’ is daarin geen vrucht maar een collega van gelijke rang (zoals in ‘peer-review’ in de wetenschap).
De essentie van deze stijl is dat iedere pro zijn eigen projecten, doelen, targets enz. heeft en er nergens sprake is van collectief eigenaarschap. Toch zijn allen betrokken op de doelen, targets en resultaten van eenieder.
Hoe doe je dat?
De eerste manier is om een cultuur te realiseren waarin ieder permanent met een actieve houding rondloopt met de vraag: ‘wat hebben de anderen aan informatie nodig om hún werk goed te kunnen doen?’. Er ontstaat derhalve een informatie-breng plicht.
De tweede manier is om tijdens vergaderingen en bijeenkomsten cyclisch een compleet overzicht van organisatie/team of project te bespreken en er daarmee voor te zorgen dat het klip en klaar is wie er eigenaar is van welk stukje van het collectieve ‘going concern’. Zo’n overzicht maken wij in een mindmapvorm om uitdrukking te geven aan het feit dat het hier niet gaat om afvinkbare doelen maar om aandachtsvelden en verantwoordelijkheden. Bij een bespreking van dit overzicht zijn drie vragen leidend:
- Is het overzicht actueel en compleet?
- Heeft alles een eenduidige eigenaar?
- ‘Krijgt alles de aandacht die het verdient?’
Een voorbeeld van zo’n overzicht:
Dit overzicht bouw je met elkaar op. Ieder relevant onderwerp komt erop te staan. Je kunt zover door-takken als je maar wilt. Vanuit het midden gezien heeft ieder aandachts- of verantwoordelijkheidsgebied een eigenaar. In de deeltakken kunnen nog weer andere verantwoordelijken verschijnen. Bijkomend voordeel: Wanneer er iemand van de binnenste kring naar een andere plek of organisatie verhuist is het ook direct duidelijk wat er dus herverdeeld dient te worden.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Laden...
Seth Godin had deze week een prachtige blog. Ik permitteer me een kleine bewerking en vertaling. Aan het eind de link naar het origineel.
Hier zijn twee experimenten die leuk kunnen zijn om eens een maand te proberen:
Opt-out
Iedereen die is uitgenodigd voor een interne vergadering heeft de bevoegdheid om zich af te melden (vooraf en tijdens) met deze melding: “Stuur me alsjeblieft de samenvatting.” Als je gebruik maakt van opt-out geef je uiteraard jouw mogelijkheid om inspraak te hebben in de vergadering op, maar heb je wel je tijd terug om andere waardevolle dingen te doen.
De nucleaire optie
Stopzetten van een vergadering: als iemand in een interne vergadering aankondigt dat de vergadering zinloze tijdverspilling is, is het voorbij, over en uit. De organisator van de vergadering is verplicht om iedereen een memo te sturen (wat waarschijnlijk sowieso een beter idee zou zijn geweest).
Als je ontdekt dat je vergaderingen organiseert waaruit mensen zich terugtrekken met opt-out, of erger nog, de nucleaire optie gebruiken, moet je misschien wat voorzichtiger zijn met welke vergaderingen je organiseert en wie je uitnodigt.
Heeft jouw organisatie of team het lef om dit uit te proberen?
Het origineel staat hier.
Laden...
Franklin is een van de Amerikaanse superhelden. Beroemd van het opstellen van de onafhankelijkheidsverklaring, mede ontwerper van de Amerikaanse grondwet en daarnaast wetenschapper, onderzoeker, schrijver, boekdrukker, ‘moralist’ (propageerde zijn dertien deugden: matigheid, zwijgzaamheid, orde, besluitvaardigheid, soberheid, vlijt, oprechtheid, rechtvaardigheid, ingetogenheid, reinheid, evenwichtigheid, kuisheid en nederigheid) enz.
Kortom een hele drukke man met heel veel plannen en ambities. Van deze veeldoener is het dagritme bekend dat hij stug hanteerde als basis voor al zijn werk en het is wel echt interessant om eens te bekijken. Kijk en huiver!
Een steady zelfgestuurd basisritme waarop alles drijft. Dit is wel dé manier om veel voor elkaar te krijgen.
Een bij je energie passend dagritme maakt het verschil tussen ‘fluffy’-rommelweken en creatieve-veel-voor-elkaar-krijg-weken.
Laden...
Iets half doen is dodelijk voor de productiviteit:
- alvast kort even iets zeggen;
- een mailtje bekijken en weer markeren als ‘ongelezen’;
- een gestart agendapunt doorschuiven naar de volgende keer enz.;
- alvast iets doen aan de enquête.
Al dit soort dingen leiden tot twee keer starten. Daarnaast is er de kans dat het item helemaal naar de achtergrond verdwijnt en op vervolgens uiteraard op een onmogelijk moment van rechts aan komt zetten met een sirene erop (zeer dringend en zeer belangrijk ‘geworden‘).
Kortom de Gouden Tip voor vandaag:
Beginnen = Afmaken (en … wees geen perfectionist)
“A task left undone remains undone in two places – at the actual location of the task, and inside your head. Incomplete tasks in your head consume the energy of your attention as they gnaw at your conscience. They siphon off a little more of your personal power every time you delay. No need to be a perfectionist, that’s debilitating in an imperfect world, but it’s good to be a ‘completionist’. If you start it, finish it – or forget it.”
[Citaat van Brahma Kumaris]
Laden...
Deze complete Windows sneltoetsen lijst is opgesteld door Frans Diepenhorst van Solutions by FCD (de Windows expert in regio Rotterdam) en is onderaan dit artikel te downloaden voor de liefhebber.
Kopiëren, plakken en andere algemene sneltoetsen
[table id=1 /]
Opmerking: Je kunt deze snelkoppeling zo wijzigen dat hiermee ook schermknipsels worden geopend waarmee je de schermafbeelding kunt bewerken. Selecteer Start>Instellingen>Toegankelijkheid>Toetsenbord en schakel de wisseltoets in onder Sneltoets voor schermafdruk.
Sneltoetsen samen met de Windows-logotoets
[table id=2 /]
Opmerking: Deze sneltoets is standaard uitgeschakeld. Als je de sneltoets wilt inschakelen, selecteer je Start>Instellingen>Cortana en schakel je de wisselknop in onder Laat Cortana luisteren naar mijn opdrachten wanneer ik de op de Windowstoets + C druk. Cortana is niet altijd en overal beschikbaar.
[table id=3 /]
Om deze handige sneltoets in te schakelen, selecteer je Start>Instellingen>Systeem>Klembord en schakel je de wisselknop in onder Klembordgeschiedenis.
[table id=4 /]
Sneltoetsen voor de opdrachtprompt
[table id=5 /]
Sneltoetsen voor dialoogvensters (tabbladen)
[table id=6 /]
Sneltoetsen voor de Verkenner
[table id=7 /]
Sneltoetsen voor virtuele bureaubladen
[table id=8 /]
Sneltoetsen voor de taakbalk
[table id=9 /]
Sneltoetsen voor instellingen
[table id=10 /]
Download en tip
Zoals je hierboven hebt kunnen zien zijn er heel veel sneltoetsen. Gelukkig heeft Frans ze in een downloadfile op rij gezet. Je kunt de Pdf hier downloaden.
Tip: Kies drie of vier sneltoetsen uit. Schrijf die op een geeltje dat je tijdelijk op je laptop of PC plakt. Als je ze geïnternaliseerd hebt kun je de volgende serie kiezen. Net zo lang tot het genoeg is voor deze ronde.
Laden...
Hoera! Je hebt een lijst met ideeën klussen, projecten. Dat is al fantastisch. Nu is het zaak er een beetje voor en achtergrond in aan te brengen want een lijst is maar een lijst en nog geen tijdlijn met acties.
