Goed kunnen zoeken is een van de belangrijkste vaardigheden in Outlook omdat het er voor zorgt dat je zonder allerlei mappen kunt werken.
Lees eventueel eerst de blog over het optimaliseren van zoeken om te checken of je de basiszaken op orde hebt.
Geavanceerd zoeken gebruik je als je met de normale zoekactie via het zoekvenster niet kunt vinden wat je zoekt. Dat zal overigens maar heel zelden voorkomen. Maar voor die keren toch de werkwijze voor geavanceerd zoeken.
Let Op! Op dit moment (voorjaar 2022) is er soms een probleem met zoeken in Outlook voor 365 gebruikers. Dit is op te lossen door online te zoeken. Dat kun je doen door je exchange cache uit te zetten Zie voor hoe je dat doet dit help-artikel van Microsoft. Een andere manier is om naar OWA versie van Outlook te gaan en daar een zoekactie te starten.
Terug naar Geavanceerd Zoeken
Start van de zoekactie
Je start een geavanceerde zoekactie met de sneltoets CTRL-SHIFT-F. Er verschijnt een hulpvenster met drie tabbladen: ‘Berichten’, ‘Meer opties’ en ‘Geavanceerd’.
Op het tabblad ‘Berichten’ moet je als eerste de locatie aangeven waarin je wilt zoeken. Dat doe je rechts door op ‘Bladeren’ te klikken. Let op dat je onderin ook aan moet geven of Outlook ook in de submappen moet zoeken. Dat is in de meeste situaties wenselijk. Let er op dat je maar in één gegevensbestand/account tegelijk kunt zoeken. Wil je in een ander account zoeken dan kan dat alleen met een nieuwe zoekactie.
Na de locatie geef je aan op welke tekst je wilt zoeken en waar jij denkt dat deze tekst zich bevindt (onderwerp of hoofdtekst of beiden – dat doe je bij het keuzemenuutje rechts)
Wanneer je eenmaal de locatie en de tekst hebt bepaald, kun je met de rest van de keuzes heel precies aangeven wat de criteria zijn waar Outlook mee moet werken.
Hieronder nog een samenvatting van de inhoud van de tabbladen.
Tabblad Berichten
Welke tekst
Van of aan wie
Op welk moment
Tabblad Meer opties
Categorie
Gelezen, ongelezen
Bijlagen
Vlag
Grootte
Tabblad Geavanceerd
Hier kun je kiezen uit alle velden die beschikbaar zijn in Outlook – en dat zijn er bijzonder veel. Dit kan handig zijn als je een bijzonderheid weet van de e-mail.
Daarna klik je op zoeken. De resultaten verschijnen onderin dit hulpvenster. Je kunt het resultatenvenster optimaliseren door het groter te zetten. Het is – zoals met alle vaardigheden – de kunst een tijdje te spelen met Geavanceerd Zoeken om er handig in te worden.
Gezien het gegeven dat het 11 keer zo eenvoudig is om iets te starten als om iets te stoppen, is het nogal van belang om een stopknop te hebben.
De stopknop doet wat het zegt: iets stoppen wat misschien ooit van waarde was maar het nu niet meer is.
De stopknop gebruik je voor gewoontes die vastgeroest zijn (uiteraard hadden ze ooit hun waarde maar nu zijn overbodig geworden).
notulen maken?
twitteren?
vrijdagmiddagborrel?
abonnement op de krant?
iedere dag nieuws kijken?
De stopknop kun je gebruiken voor beleid dat nergens meer toe dient of innovatie in de weg staat.
iedereen op dezelfde tijd op kantoor?
tijd schrijven?
overdreven complexe projecttemplates?
De stopknop kun je zelfs gebruiken voor het opschonen van historische paradigma’s.
ik ben een introvert, geen netwerker (vul zelf maar in)?
ik ben een ochtendmens
het EU parlement moet een week per maand naar Straatsburg?
wij zijn een bedrijf dat nu eenmaal dit product, deze dienst levert?
De stopknop moet wel regelmatig gebruikt worden anders zit hij vastgeroest op het ‘moment suprême’.
Wat helpt om dit soort zaken in het bewustzijn te krijgen zijn bijvoorbeeld de volgende zaken:
verhuizen
sabbatical
kritische vragen van stagiaires, nieuwe medewerkers
serieus aan de slag gaan met de vraag ‘Waar gaan we eens mee ophouden?”
opletten waar je ergernis zit
Waar zit nu die stopknop? Die zit in het moment dat je je innerlijke radar aanzet tijdens je dagafsluiting of weekreview. Je kunt die beide routines leren tijdens de Online Workshop Personal Lean.
Ik ben een grote fan van de Muppets en op dit moment (dat wisselt nog wel eens) vooral van de grumpy old men at the top.
De twee oudjes, die vernoemd zijn naar twee statige hotels in New York, zeuren vrolijk over de slechte kwaliteit van de show maar zitten toch iedere avond weer op de beste loge-plaatsen.
De absolute topper is de mini-sketch (15 seconden) waarin ze van laaiend enthousiast – met groot gemak, in een paar zinnen – overgaan naar boe-geroep.
De tekst:
That was wonderful Bravo I loved that That was great It was pretty good Well it wasn’t bad There were parts that weren’t very good though It could have a lot better I didn’t like it It was pretty terrible It was bad It was awful Get them away! BOEHHHH
Deze manier van elkaar beïnvloeden is dagelijks in allerlei vormen en varianten te ontdekken in gesprekken om je heen, op de radio en te zien op TV. Zo mooi als hier is het helaas maar zelden. Maar gelukkig: Onze mening telt! Zie de beroemde 15 seconden hieronder.
Luisteren is een belangrijke skill tijdens alle menselijke uitwisseling. Ook tijdens vergaderingen, bila’s, presententaties, pitches en onderhandelingen.
Volgens Otto Scharmer zijn er vier manieren van luisteren.
Als ik ze op basis van mijn ervaring in mijn eigen woorden vertaal dan is het onderscheid als volgt eenvoudig te beleven.
Oordelend luisteren (downloaden)
Ik luister om te kunnen beoordelen of de spreker dat zegt wat in mijn normering past. Komt vooral voor bij intakes in zorgprocessen (bijvoorbeeld bij de huisarts), maar ook bij onderzoeksprocessen of data verzamelprocessen. Dit type luisteren is noodzakelijk om snel een pad te vinden om verder te gaan op basis van het antwoord op voorgedachte vragen.
Verrijkend luisteren (ophalen)
Ik luister om mijn data en informatie uit te breiden. Komt vooral voor bij netwerkgesprekken maar ook in leerling/meester situaties.
Inlevend luisteren (heen en weren).
Ik probeer te horen wat de spreker beweegt, waarom hij/zij zegt wat hij/zij zegt. Ik probeer dat zo te doen dat ik niet te veel interfereer (mijn sympathie en antipathie de ruimte geven) of mee tril (“dat heb ik ook meegemaakt en ik wil het graag vertellen”). Dit type luisteren is gebruikelijk in een zinvol heen-en-weer gesprek bijvoorbeeld tussen collega’s.
Luisteren naar potentie.
Ik luister of ik mogelijk aanknopingspunten hoor vanuit de toekomst naar het nu. Ik probeer potentie of kans te horen. Dit type luisteren zou bijvoorbeeld de basis kunnen zijn voor vruchtbare jaargesprekken tussen leidinggevende en medewerker en bij werving & selectiegesprekken. Hoe past het ‘verhaal’ van de medewerker het best bij het ‘verhaal’ van de organisatie? In de gevallen waarin de organisatie te veel downloadend luisteren heeft in gebouwd in haar gesprekkencycli (lijstjes afvinken en afwerken) raakt dit vruchtbare luisteren op de achtergrond en verdwijnt enthousiasme voor potentie.
Het is razend boeiend om je bewust te zijn van welke sociale techniek je gebruik maakt in welke situatie. Oefenen is simpel. Je kunt in iedere situatie proberen je bewust te zijn van de manier van luisteren die je zelf inzet of letten op de luisterstijl van je gesprekspartner.
Het absolute tegenbeeld van luisteren is de telemarketeer die mij opbelt, mij hoort spreken (overduidelijke mannenstem) en van zijn scherm de historische woorden spreekt: “Spreek ik met mevrouw van der Hulst?” en vervolgens mij allerlei vragen wil gaan stellen (en die invoert) zodat hij weer bij de volgende voorgebakken logische vraag komt. Uiteraard is daar geen luisteren, geen ontmoeting en moesten we daar maar snel mee ophouden.
Er zijn drie praktische manieren om te prioriteren. Ze hebben allemaal hun sterke kant.
De methodiek die gebruikt wordt bij de Spoed Eisende Hulp (SEH) is het meest krachtig als er veel tegelijk komt en alles even belangrijk lijkt. Het Handboek Personal Lean heeft een uitgebreid deel over prioriteiten. De drie manieren op rij.
1. Werken met Dringend en Belangrijk (kwadranten van Eisenhower)
Ieder kwadrant is een combi van dringend en belangrijk en heeft zijn eigen strategie. Ik heb er een uitgebreid artikel over geschreven met de focus op de overgangen tussen de verschillende kwadranten.
2. Pareto: de 80/20 regel
Dit principe stelt dat 20% van de oorzaken verantwoordelijk is voor 80% van de gevolgen:
in 20 % van je tijd haal je 80% van je resultaat;
20 % van je collega’s of medewerkers vragen 80 % van je tijd;
20 % van je klanten zorgen voor 80 % van je omzet;
20 % van de mensen heeft 80 % van het inkomen;
20 % van de maakindustrie levert 80 % van de vervuiling.
De kunst is om te bepalen waar de 20 % oorzaken zich bevindt die 80 % van de gevolgen voor zijn rekening neemt. Als je de 20% vindt heb je de hefboom in beeld. De bedrijfskundige variant hiervan is de ABC-XYZ-analyse.
3. Triage (de prioritering bij de SEH)
Bij de SEH kunnen ze prioriteren als de beste en ze hebben er nauwelijks tijd voor nodig. Het is de kern van het succes. De triage-verpleegkundigen bepalen wie er eerst behandeld gaat worden en wie best een tijdje kan wachten. Alles gericht op redden van de meeste levens en het geven van directe hulp.
Het begrip triage is ontstaan aan de Franse kant van het slachtveld van WO I. De ’tri’ stond voor drie simpele categorieën:
onbehandelbaar;
ter plekke behandelen;
naar het hospitaal vervoeren.
Bij onze SEH’s gaat dat inmiddels wel iets anders maar de basis is onveranderd. Snel bepalen wat prio is. De triage-verpleegkundigen doen dat uiteraard niet zomaar maar hebben checklists, routines en protocollen die de basis vormen. De triage-verpleegkundige neemt ín het moment – op basis van alle eigen kennis en ervaring – in relatieve rust, razendsnel besluiten over de juiste dingen.
Wat kunnen wij leren van de SEH?
Het bestaansrecht, de waarde en de leidende principes van deze bijzondere vorm van zorg zijn diep verankerd en altijd paraat.
De kennis en ervaring is geborgd in ondersteunende systemen zodat de diegene die de triage doet vrij in het ‘hier en nu’ kan staan.
De triagist heeft de skill om te focussen op één probleem te midden van allerlei stress.
Hoewel ons het in ons werk niet over leven en dood gaat, kunnen we triage goed gebruiken om voor- en achtergrond te krijgen in hectische momenten.
Ergernis gebruiken als energie voor kleine personal lean experimenten die je iets leren over jezelf en de wereld is nuttig – levert een heleboel op – en is leuk om te doen.
Dit idee gaat niet over het je ergeren aan mensen – hoewel je daar vermoedelijk net zo mee aan de slag kunt – maar vooral over ergernis ten aanzien van spullen, processen, projecten enz.
Wat is de potentie:
Ergernis geeft je een aanknopingspunt om iets te veranderen aan jezelf of aan je omgeving. De ergernis is een duidelijk signaal dat aangeeft dat je tijd, energie, intelligentie, elegantie en schoonheid verliest op een plek waar je dat liever niet zou hebben.
En dat is nogal wat. Je weet namelijk nu waar je iets aan moet pakken om je leven een beetje beter te krijgen.
Hoe maak je dit operationeel?
Ga af en toe eens stil zitten
Focus op een proces, een tool, een project of een plek
Stel jezelf de vraag: wat vind ik ervan?
Gevolgd door de 2 belangrijkste vragen
Waar wil ik meer van?
Waar wil ik minder van?
Als je iets hebt gevonden maak je dat tot praktisch door je de gewenste toekomst zo concreet mogelijk voor te stellen en daar een, twee of drie – kleine- verbeteracties van af te leiden.
Het werkt het best wanneer je dit tot routine weet te maken. Bijvoorbeeld met de weekreview. Met kleine ministapjes schuif je zo langzaam op in de richting die je werk makkelijker, productiever, prettiger maakt. Dat is goed voor jou, jouw organisatie of klant en ultimo voor onze hele planeet. Het beleven dat je altijd ergens invloed kunt hebben maakt mij basaal vrolijk.
Dus dank aan de ergernis als wegwijzer voor anders en beter.
Lezer Erik Kootstra maakte naar aanleiding van een eerdere blogpost het volgende spreekwoord:
“Erger je gerust, als je het maar met verandering sust”
Zonder deze eerste vier is er geen zinvolle bijeenkomst. Als ze niet in balans zijn, is de vergadering minder effectief.
De eerste rol is de spreker. Zonder spreken is er geen vergadering mogelijk. In een topteam spreekt iedereen zich uit zodat alles wat m.b.t. het onderwerp relevant is aan de orde komt.
De tweede rol is de luisteraar. Luisteren is nog iets anders dan niet-spreken. Luisteren betekent jezelf terughouden om het spreken van de ander toe te laten. In versleten teams zie je vaak herhaling van zetten veroorzaakt door niet luisteren.
De derde rol is de voorzitter. In topteams wordt de voorzitter-rol vervult door de formele voorzitter. In veel andere teams regelt een deelnemer die van nature geneigd is overzicht te houden dit. Deze informele voorzitter zorgt dat de agenda logisch wordt doorgewerkt. Wie deze rol heeft wisselt soms door wijziging van het onderwerp.
De vierde rol is de notulist. Notuleren is de kunst van het absoluut helder maken wat er is afgesproken en wie wat gaat doen. Een goede notulist is goud waard en heeft een spiegelrol. Een goed verslag geeft helderheid ten aanzien van
genomen besluiten;
gewenste uitkomsten;
acties en eigenaren.
Niet meer en niet minder.
De drie secundaire rollen
Deze rollen zijn goed zichtbaar als je er even op leert letten. Ze zijn belangrijk voor de verbintenis met het verleden en voor de kwaliteit van het moment.
De vijfde rol is de historicus. Vrijwel ieder punt op de agenda heeft een kroniek. Het punt komt ergens vandaan, heeft een geschiedenis. De historicus kent deze kroniek en brengt deze in als bijdrage aan de beweging van beeld naar oordeel naar besluit. Dit kan positief zijn maar ook ergernis geven als het altijd dezelfde mens is die deze rol vervuld (‘Krijgen we dat weer…’).
De zesde rol is de nar. In iedere vruchtbare vergadering wordt gelachen. Een snelle woordgrap, even iets uitvergroten, iets wat zich onder tafel verstopt er bovenop zetten: allemaal acties vanuit de nar-rol en zeer waardevol in een vergadering.
De zevende rol is de verzorger. De verzorger is degene die nog een rondje koffie inschenkt, het licht aan doet als het wat donker wordt, de verwarming lager zet als het te warm wordt, de pauze bewaakt enz. Een uiterst belangrijke rol die vaak door dezelfde mensen wordt vervuld.
Wat is jouw meest natuurlijke rol? Doe eens een experiment met een van de voor jou minder natuurlijke rollen. Zinnig en leuk om te doen.
Digitaal aantekeningen maken lijkt handig. Ik kom managers en pro’s tegen die mij melden dat het hen ‘nog niet’ gelukt is om helemaal digitaal te gaan vanuit de aanname dat een papierloos bestaan de norm is.
Er zijn vanuit de Personal Lean kant een paar serieuze problemen met digitaal aantekeningen maken.
Praktische problemen
Een tool kiezen. Er zijn er heel veel en ze kunnen allemaal net iets anders – en vaak net niet genoeg. De kunst is om er één te kiezen en er bij te blijven (minimaal een half jaar). Tip: Heb je een MS 365 account? Kies dan voor OneNote.
Daarnaast heb je nog de volgende praktische problemen om op te lossen:
er overal en altijd bij kunnen (ook zonder wifi);
beveiliging en back-up organiseren (wat als je je laptop in de trein laat liggen?).
Sociale problemen
Digitaal aantekeningen maken vraagt meer focus en aandacht dan aantekeningen maken in een notitieblok. Door het onvermijdelijke switchen tussen scherm en gesprek, verlies je tegenwoordigheid van geest. Je gesprekspartner of medevergaderaars merken dit.
Aantekeningen maken op een tablet of laptop kan de schijn geven dat je bezig zijn met iets anders. Deze schijn is in het sociale al snel een feit voor de ander. Dat doet afbreuk aan de kwaliteit van het moment.
Schrijven op je tablet met een stylo is een alternatief. De praktische en procesproblemen zijn nog steeds aan de orde.
Procesproblemen
Er zijn drie fasen te doorlopen met aantekeningen (fysiek of digitaal):
Verzamelen
Verhelderen
Organiseren
Aantekeningen maken is verzamelen van gedachten (fase 1). Door het verwerken van je aantekeningen (fase 2) komen de vruchten ervan terecht in acties en verslagen (fase 3).
Digitale aantekeningen krijgen vaak meer status dan ze verdienen omdát ze digitaal zijn en de illusie geven dat ze al georganiseerd zijn terwijl ze dat helemaal niet zijn.
Mijn advies in een vier tips:
Als je geen heel goede reden hebt blijf dan op papier je aantekeningen maken (je werkt trager en dieper en bent er veel beter mee verbonden). Papier is low-tech, super snel en doet het altijd (er zit geen stekker aan). Daarnaast heb je het voordeel dat je direct tekeningen kunt maken en verbanden kunt aanbrengen met lijnen.
Zet je notitieblok op de checklist van je weekreview zodat je er aan went je aantekeningen te verwerken tot acties en verslagen. .
Wil je toch digitaal aantekeningen maken kies dan een tool die je mooi vindt. Dit helpt om het ook te blijven gebruiken. Als je een keus hebt gemaakt blijft er dan minimaal een half jaar mee werken..
Maak bij de start van een gesprek of vergadering heel helder naar je gesprekspartner(s) dat je gekozen hebt voor het digitaal aantekeningen maken.
Deze blog is een bewerking van een blog uit 2016.
Heb je manier gevonden die wel werkt?
Heb je andere ervaringen?
Deel ze hieronder zodat iedereen ze kan lezen.
Een metaskill is een vaardigheid die je hebt verworven die op veel terreinen toepasbaar is en daarmee van bijzonder grote waarde kan zijn.
In dit artikel wil ik er drie beschrijven waarvan ik de ervaring heb dat ze erg belangrijk zijn voor de manager of drukke pro die iets wil met zijn productiviteit. Ze zijn alle drie onderdeel van de toolkit Personal Lean.
Metaskill 1: Lezen & Leren
Lezen is met afstand de belangrijkste meta-skill. Door veel te lezen kan ik over alles wat ik maar wil, leren van de ervaringen & gedachten van anderen. De vrucht van jarenlange kennis en ervaring van een ander mens kan ik via een boek opnemen in mijn levensavontuur.
Metaskill 2: Gewoontes kunnen veranderen
‘Eerst vorm je je gewoontes en vervolgens vormen ze jou’ is een oud gezegde. Het vermogen om een slechte gewoonte aan te pakken of een nieuwe gewoonte te integreren in je leven is de tweede grote metaskill. Hier gaat het om doen in de vorm van uitproberen, meten, accountable zijn naar je sociale omgeving, triggers vervangen enz. Als je niets doet verandert er niets.
Leestip voor deze meta-skill:
Atomic Habits
Metaskill 3: Je gevoel gebruiken als stuur
De twee basisvragen voor productiviteit zijn
Waar wil ik meer van?
Waar wil ik minder van?
Dit zijn uiteraard geen rationele kop-vragen maar vragen die de basis hebben in waar jij blij of gelukkig van wordt (of je aan ergert), waar je energie van krijgt (of van leegloopt) waar je de meeste waarde schept voor jezelf, je team, je organisatie of de wereld (of beleeft dat je met kul bezig bent).
Outlook is voor de meesten van ons inmiddels een onderdeel geworden van Microsoft 365 en daarmee een van de supertools voor de moderne kenniswerker.
Naast de bekende Outlook app in de taakbalk van je PC of laptop is er ook een webversie. De voordelen van de webversie zijn dat deze onafhankelijk is van Mac of Windows, vele malen eleganter en mooier is, bijzonder snel en stabiel is en naadloos synchroniseert met alle andere Microsoft 365 onderdelen zoals Agenda, ToDo en Teams (die je ook allemaal direct beschikbaar hebt in de browser). Inbox Zero en OWA zijn een goede match.
Dus ben je toe een een frisse nieuwe Outlook lees dan door en doe mee met experiment.
Stap 1.
Open Office.com en log in met je werkaccount. Klik op het Outlook icoon en zet de webpagina vast in je favorieten zodat je er snel bij kunt.
Stap 2.
Klik op het tandwieltje rechts bovenin en daarna op ‘Alle Outlook instellingen weergeven’. Loop de keuzen langs en zet alles zoals je het hebben wilt (in ieder geval leesvenster uit!).
Stap 3.
Klik op het vraagteken (shift + ?) zodat je de lijst met sneltoetsen te zien krijgt in een popup scherm. Misschien krijg je onderin dit scherm de melding dat je ze moet activeren. Klik op de link je ziet je keuzes. Mijn advies: kies voor ‘Outlook’ en niet voor een van de anderen als je daar niet een hele goede reden voor hebt.
En nu het experiment
Gebruik maandag woensdag en vrijdag de gewone versie van Outlook en dinsdag en donderdag OWA. Je zult al heel snel merken dat het niet veel uitmaakt voor je flow. Mocht je na een paar dagen de smaak te pakken krijgen dan kun je steeds meer OWA gaan gebruiken en genieten van dit prachtig vormgegeven gereedschap. En … je bent klaar voor de toekomst. Want dat we over een aantal jaren eindigen met alleen de webversie is wel zeker.
Laat ons je ervaringen met OWA weten in de reacties hieronder. Ik zal in het komende jaar regelmatig aandacht besteden aan deze Outlook versie.
De egel knikte. Als de mier iets eigenaardigs vond, dan was het ook eigenaardig.
‘Het is alles wat voorbij is en alles wat nog komt, maar het is nooit nu,’ zei de mier. Hij keek de egel aandachtig aan.
De egel knikt opnieuw, hij was het zoals altijd met de mier eens. Daarna hadden ze het over dingen die niet eigenaardig waren, zoals thee en mooi weer.
Uit het prachtige boekje:
De egel, dat ben ik.
Van Toon Tellegen.
Omdat we zelf postkantoor en archief zijn, is het slim op een keer wat tijd te besteden om zoeken binnen Outlook te optimaliseren. Deze truc is een onderdeel van de Online Workshop Inbox Zero.
Als je brein het vertrouwen heeft dat alles terug te vinden is, vervalt de behoefte aan het maken van mapjes.
Het optimaliseren gaat in drie stappen.
Stap 1: Zet de algemene instellingen goed
Ga binnen Outlook naar het tabblad ‘Bestand’ en klik links onderin op ‘Opties’.
In de navigatiebalk van het hulpvenster staat het item ‘Zoeken’, klik daarop.
Zet de instellingen zoals in dit plaatje.
Je zoekt nu altijd in alle mappen en ook in de prullenbak. En dat is wat we nodig hebben.
Stap 2: Optimaliseer het resultatenvenster
Het resultatenvenster is het scherm dat het ontstaat door een zoekwoord in het zoekveld te typen en op enter te klikken. Er ontstaat nu een nieuw venster dat standaard niet heel handig is. We kunnen daar iets aan doen door de kolommen beter in te richten.
Start een zoekactie zodat je in een resultatenscherm terecht komt. Dit is het venster dat verschijnt als resultaat van iedere zoekopdracht en dit is dus ook de plek die we gaan optimaliseren.
Ga eerst naar het tabblad ‘Beeld’. Zoek ‘Leesvenster’ en zet het voor nu uit.
Zoek op hetzelfde tabblad ‘Beeld’ op het lint naar een commando dat heet: ‘Kolommen toevoegen’ (ongeveer in het midden) en klik erop. Er komt een hulpvenster te voorschijn met rechts de kolommen die zichtbaar zijn en links alle kolommen die beschikbaar zijn maar niet zichtbaar. Je kunt kolommen van links naar rechts en andersom verplaatsen met ‘Verwijderen’ en ‘Toevoegen’. Zorg nu dat het rechterrijtje de kolommen bevat die hieronder op het plaatje zichtbaar zijn.
Zet nu het leesvenster aan maar op zo’n manier dat alle ingestelde kolommen zichtbaar blijven (dus een bescheiden leesvenster rechts of onder).
Stap 3: Zoekpaden leren gebruiken
Er zijn verschillende manieren waarmee je de zoekopdracht kunt verfijnen. We gebruiken hier de meest elementaire die in 99 % van de zoekacties volstaat. De taxonomie gaat als volgt: [zoekwoord 1] spatie [zoekwoord 2] spatie [zoekwoord 3]. Dus de zoekactie: “vergadering_kerstpakket_2017” levert mij alle e-mail op die deze drie woorden ergens (onderwerp, hoofdtekst, bijlages, metadata) hebben staan.
Doe dit een aantal keren en je wordt er vanzelf handig in.
Met deze drie stappen wordt je een zoek-ninja waardoor het organiseren in mapjes overbodig is geworden (scheelt intelligentie, tijd en energie).
Eventueel kun je deze lay-out opslaan voor later herstel of gebruik in een andere e-mailmap. Dat doe je door het lint op het tabblad ‘Beeld’ helemaal naar links te klikken op het blauwe pijl icoon (weergave wijzigen). Kies de middelste tekstkeus ‘Huidige weergave opslaan als een nieuwe weergave’ en geef deze weergave de naam ‘zoekvenster’. Wanneer je deze weergave nog een keer wilt toepassen kun je deze vinden als opgeslagen weergave onder een envelopje onder het icoon van de blauwe pijl op het lint op tabblad ‘Beeld’.
Je hebt drie bouwstenen nodig voor het maken van een plan dat je inspireert en overzicht en grip geeft voor het nieuwe jaar. Ik noem ze hier eerst vooraf en in de tekst zelf staan de links nog een keer op de logische plaats.
Bepaal in welke levensfase je bedrijf, organisatie of team zich bevindt, en maak je plan in lijn met de kansen en risico’s van die betreffende levensfase.
Stap 2: Kernwaarden
Zoek je kernwaarden uit. Wat is jouw fundament, je norm en je brandstof? Neem ze mee in de kleur van je plannenmakerij.
Stap 3: Van missie naar actie in lijn
Werk op een A4 de zeven overzichten uit (tijdgeest, missie, visie, strategie, going concern, projecten en acties).
Na deze drie stappen heb je een globaal plan voor 2022. De kunst nu is om genoeg enthousiasme over te houden om Q1 uit werken in projecten en acties.
En … Voilá: je hebt je jouw goede en simpele plan voor 2022.
Heb je meer handleiding nodig? Gebruik dan de tools in het Handboek Personal Lean (Deel 5: Koers en Fundament). Nu in de Sint-Kerst-Actie voor € 22,50 in plaats van € 34,95).
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Goed kunnen zoeken is een van de belangrijkste vaardigheden in Outlook omdat het er voor zorgt dat je zonder allerlei mappen kunt werken.
Laden...
Ik ben een grote fan van de Muppets en op dit moment (dat wisselt nog wel eens) vooral van de grumpy old men at the top.
