Stel dat je te veel te doen hebt voor de tijd die je beschikbaar hebt, welke zaken pak je dan als eerste aan? Het antwoord op deze vraag is bepalend voor de strategie die je bewust of onbewust kiest.
Niet handig is: gewoon beginnen met hard werken en hopen dat je het eind haalt (ook al proberen we natuurlijk bij tijd en wijle allemaal of het toch écht niet werkt).
Valkuil: Geen tijd nemen om overzicht te krijgen en na te denken over alles waarvan het lijkt dat het op je bordje ligt. Geen tijd nemen om te prioriteren is hetzelfde als achter de kippen aan blijven rennen en daardoor geen tijd hebben om het hek te maken. En dat is echt niet handig.
Wel handig is: Werken met het onderscheid tussen dringend en belangrijk in vier variaties.
Variant I: dringend en belangrijk
Komt van rechts en maakt een boel lawaai: direct doen.
Variant II: niet dringend en wel belangrijk
Zorgen dat het item niet opschuift naar wél dringend: dus plannen.
Variant III: wel dringend en niet belangrijk
Categorie burenhulp: heel kort tijd aan besteden en teruggeven aan degene voor wie het wel belangrijk is: bijstaan niet overnemen.
Variant IV: niet dringend en niet belangrijk
Geen tijd aan besteden als je een hoge stapel hebt maar …. evengoed wel regelmatig pauzeren
Ratio: Als je toch niet alles kunt doen kun je beter kort tijd besteden met nadenken over waar je je beperkte tijd, intelligentie en energie aan gaat besteden en waaraan niet.
Zie voor een uitgebreide beschrijving van deze manier van denken dit lange artikel.
Laden...
E-mail in Control | Agenda in Balans | Ieder Weekend Vakantie
Voor de meeste van ons is augustus de eigen vakantiemaand of een rustige maand omdat iedereen anders met zomerreces is. Val je in die laatste categorie dan heb ik een zomeraanbieding.
INSCHRIJVING NIET MEER MOGELIJK
Twee voor een!
Als je je aanmeldt voor een Online Workshop Personal Lean van de zomercampagne in de maand augustus ( € 299 excl btw) dan kun je gratis meedoen met een Online Workshop Inbox Zero – ook in die maand.
De workshops beginnen om 9:30 en eindigen om 12:30. Personal Lean gaat in kleine groepen van maximaal 9 deelnemers.
Inbox Zero heeft een maximum van 25 deelnemers.
Je krijgt een pakket thuisgestuurd met daarin:
- Handboek Personal Lean
- Inbox Zero Manual
- Werkbladen
- Schrijfmateriaal
Je kunt je aanmelden tot 8 augustus. Daarna is aanmelden niet meer mogelijk.
Kies je datum en meld je aan via contact.
Laden...
Het was altijd al een hele toer om een goede structuur op te zetten op een netwerkschijf. Nu zijn veel bedrijven overgestapt of zijn aan het overstappen naar MS Teams en daarmee automatisch naar SharePoint als plek om bestanden op te slaan, te bewerken en te beheren.
Je netwerkschijf-indeling 1 op 1 overzetten naar SharePoint is in ieder geval een heel slecht idee. Het is een veel betere strategie om te redeneren vanuit MS Teams omdat je daarmee een heleboel zaken indirect veel beter ordent (de belangrijkste daarvan is een heldere rechtenstructuur). Een tweede voordeel is dat je niets met SharePoint te maken hebt. MS Teams regelt alles op de achtergrond voor je in SharePoint.
Hoe organiseer ik een mappenstructuur in MS Teams?
- Beschouw een Team als een hoofdmap
- Beschouw een Kanaal binnen een Team als de eerste submap
- In de ‘Bestanden’ tab per kanaal kun je een tweede submap aanmaken en eventueel die nog weer onderverdelen met nog een laag submappen.
Dus Team -> Kanaal -> Submap 1 -> Submap 2.
That’s It.
Houd het daarbij. Vier lagen moet genoeg zijn. Wil je persé nog meer ordening dan kun je gebruik maken van kolommen en metatags.
Map- en bestandsnamen
Houd alle namen kort – ook van Teams en Kanalen – met het liefst alleen kleine letters en gebruik geen tekens behalve ‘-‘ (middenstreepje) en ‘_’ (onderstreepje) – dus ook geen punt wat veel van ons gewend zijn om te doen. Met deze simpele regels voorkom je synchronisatie en back-up-problemen.
Wil je hier meer over weten, kun je ondersteuning gebruiken?
Stuur me een bericht via contact.
Laden...
Je agenda staat veel te vol met afspraken.
Zonder dat je je er bewust van was, heb je zo vaak op ‘Accepteer’ geklikt dat het niet meer in verhouding is met je eigen werk en met de ad hoc zaken die er nu eenmaal erbij horen.
Wat is de strategie om dat vanaf nu te voorkomen?
- Zet alle nieuwe agendaverzoeken – tijdelijk – in een apart mapje met de naam ‘Agendaverzoeken’.
- Besluit twee keer per week over de binnengekomen agendaverzoeken aan de hand van een checklist (zie onder).
- Geef bij je (gedeeltelijke) afmeldingen je motivatie door aan de betreffende voorzitter.
Checklist
De checklist is een belangrijk instrument en tegelijk maatwerk per werkstijl en functie.
Waar zou je aan kunnen denken als criteria?
- Is er een duidelijke agenda, weet ik waar dit over gaat en kan ik beoordelen wat mijn toegevoegde waarde is?
- Is dit een vergadering waarbij informatie wordt gedeeld, beelden worden opgebouwd of besluiten worden genomen?
- Moet ik er echt bij zijn of is mij naderhand laten informeren door een deelnemer ook voldoende?
- Hoe lang duurt de vergadering, hoeveel deelnemers zijn er uitgenodigd, wie is voorzitter?
- Hoeveel voorbereidingstijd (inclusief reistijd) vraagt deze vergadering van mij?
Toegevoegde waarde
De belangrijkste afweging is of je bijdrage voor de organisatie groter is als deelnemer aan deze vergadering of dat je in dit geval beter kunt werken aan iets anders.
Neem de moeite om je afwegingen bij eventueel afmelden – of voorstellen voor gedeeltelijk aanwezig zijn – te motiveren aan de voorzitter. Doe je dit aardig en waardig dan schonen de uitnodigingen zichzelf ook nog eens op omdat iedereen steeds beter weet wanneer je wel en niet wil aanschuiven.
Laden...
Je R.A.M. (werkgeheugen van je brein) wordt opgesoupeerd door alle dagdagelijkse beslommeringen.
Tegelijkertijd heb je het nodig voor de interessante dingen van het leven zoals verbetering, innovatie en creativiteit.
In extremo kun je zomaar hier uitkomen:
Verbetering:
“Ik heb helaas geen tijd om het hek te repareren omdat ik te druk ben met achter de kippen aan zitten.”
Innovatie:
“Ik heb geen middelen om te innoveren want het beantwoorden van klantvragen snoept alles op”
Creativiteit
“Ik heb iedere vrijdag een uur nadenken gepland (!) maar het schiet er bijna altijd bij in”
Natuurlijk zitten wij allemaal regelmatig in een van deze varianten dus wat te doen?
Goede Routines
Als je R.A.M. wilt vrijmaken dan zal je moeten werken aan goede routines en processen. Je brein leert door deze vorm van ‘automatisering’ langzamerhand jouw routine of proces te vertrouwen. Daardoor komt er werkgeheugen vrij.
Voorbeelden van kandidaat routines die je snel tijd opleveren:
- Blind leren typen
- Sneltoetsen gebruiken
- Iedere dag je Postvak IN één keer leeg (Inbox Zero)
- Je agenda niet voller plannen dan 60 % (Personal Lean)
- Ophouden met de Rondvraag, wvttk’s en vergelijkbare folklore
- Genoeg voorbereidingstijd inplannen zodat je zelf niet dringend en belangrijk veroorzaakt
- Toezeggingen altijd vastleggen
- Weekreview iedere week doen
- De klantvragen in kaart brengen en de meest voorkomende vragen standaard oplossen
Kies één routine uit en maak een doorstreep/afvinklijst waarop je kunt bijhouden of het je lukt om deze routine te implementeren. Houd het een maand vol en je bent een routine rijker. Kies vervolgens een nieuwe routine en doe daarmee hetzelfde en zo komt er ongemerkt rust in de tent:
TADAA!
- De kippen zitten in het hok.
- De vragen van klanten leiden tot innovatie.
- En je hebt vrijdag tijd om Kreatief Uit het Raam te Kijken (KURKEN)
Vraag: Heb je zelf een goede routine waarmee je rust hebt gebracht? Deel hem met de medelezers van deze tips hieronder in de reacties.
Laden...
MS Teams loopt niet vanzelf soepel, omdat we allemaal unieke mensen zijn met eigen werkstijlen.
De communicatie en verslaglegging die de basis vormen van samenwerken in MS Teams lukt alleen als daar duidelijke afspraken over zijn. Waarom is dat niet zo vanzelfsprekend?
De werkstijlen en MS Teams
- Een aantal van ons (de Visionairs) gaat klikken en allerlei ontdekkingen doen: ‘Kijk nou eens wat ik heb gevonden..dat is handig!’
- Een ander deel van ons (de Processors) gaat naarstig op zoek naar grond onder de voeten: ‘Hoe krijg ik mijn huidige werkmanier hier in weer terug?’
- Nog weer anderen (de Operators) zullen roepen: ‘ Ik snap chat, ik snap videobellen dus Why Wait: Let’s Go!’
- En de schaarse Synergist zal verzuchten: ‘Waar blijft het sociale, waar is de verbinding.’
Je ziet dat deze verschillen in werken allemaal een andere richting en logica hebben. Soepele eenduidige samenwerking in een online platform vraagt daarom om afspraken. Het is niet anders. Dus maak die met elkaar.
Afspraken
Ik zet hieronder als voorbeeld een set mogelijke afspraken die je zou kunnen testen ten aanzien van het delen van bestanden. Probeer het met je team een maand uit en pas ze daarna eventueel weer aan (en leg ze vast in bijvoorbeeld de Wiki van het Kanaal Algemeen).
Wie deze blog al langer leest, of al eens de werkstijltest heeft gedaan kent de werkstijlen Visionair, Operator en Processor en misschien zelfs de werkstijl van de verbindende Synergist. Zie hieronder de globale beschrijving. Wil je meer weten doe dan de VOP-test voor jezelf (3 minuten en 12 vragen).
De visionaire/creatieve-stijl (V)
De visionair verzint regelmatig de mooiste systemen maar gaat ze zelf niet langdurig gebruiken. De visionair is goed in problemen oplossen en out-of-the-box denken. De visionair denkt al pratend, vertelt wat hij van binnen ziet.
De operator-stijl (O)
De operator is een voor-elkaar-krijger in de letterlijke zin van het woord. Hij wil afvinken, resultaat halen. Linksom of rechtsom, met ducttape of elastiek.
De processor-stijl (P)
De processor heeft plezier in een goed functionerend systeem. Hij zorgt voor processen, systemen en overzichten en houdt van gestandaardiseerde manieren van werken. De processor zal niet heel snel zijn methodiek wijzigen zonder dat heel duidelijk is wat het voordeel is ten opzichte van de huidige manier van werken.
Dus MS Teams voor je laten werken zodat communicatie en verslaglegging gemakkelijker, beter en sneller gaat kan alleen als iedereen (V, O, of P) bereid is om iets van zijn autonomie op te offeren en afspraken te maken. Het is niet anders.
Wil je hier een keer over sparren of er een workshop omheen organiseren? Laat me dat weten via contact.
Laden...
Ooit in een grootkeuken geweest? Daar geldt een roestvrijstalen wet: Alles heeft een vaste plek, en er is een plek voor alles. En dat moet natuurlijk ook wel. Chaos ontstaat vanzelf en orde is een kwestie van een hele goede en dwingende routine.
Mise-en-Place
Om zo efficiënt te kunnen werken als daar noodzakelijk is, wordt overdag zo veel mogelijk voorbereid en precies op de goede plek klaargezet. Zowel de hardware (potten & pannen) als de software (voorgesneden groente, gemarineerd vlees, kruiden enz.) De term voor dit gebeuren is Mise-en-Place.
Dus:
- Vooraf: alles klaarzetten
- Tijdens: zo snel mogelijk weer naar neutraal en bijhouden
- Erna: opruimen, poetsen in alles weer op zijn eigen plek zien te krijgen
Even omdenken naar de situatie waar wij we werken het meeste bevinden, of de spullen waar wij het meest mee werken. Heb je goede routines?
Tas/koffer:
- Alles heeft een vaste plek.
- Er zit niets te veel en niets te weinig in.
Laptop-tablet-telefoon:
- Laatste software-updates staan erop (beveiliging).
- Is opgeladen.
- Meest gebruikte documenten zijn goed bereikbaar.
- Meest gebruikte programma’s & apps zijn dicht bij de hand.
- Back up!!!!
Bureau en omgeving:
- Dat wat ik vaak gebruik staat binnen handbereik (en is van de beste kwaliteit die ik mij kan veroorloven).
- Dat wat ik vandaag aan stukken, boeken, materialen nodig heb is bij de hand op de goede plek.
Gelukkig is het bij ons niet zo’n hoog tempo en hectiek met iedere schotel als eigen deadline (hoop ik tenminste). Evengoed is het wel een prachtig beeld voor ons die graag af willen van corvee, of het terug willen brengen tot een realistisch minimum.
Laden...
Opruimen is prettig om te doen als je het slim doet. Het geeft ruimte. Zowel fysiek als in het innerlijk van de opruimer. Twee keer winst. Wie wil dat niet!
Vandaag de vijf stappen die je helpen om een goede, snelle, elegante (werk-) plek te creëren en te houden.
1. Sorteren
Bekijk wat weg mag, wat mogelijk overbodig is en wat zeker moet blijven. Bespreek de tussencategorie (‘mogelijk overbodig’) met een iemand in je buurt.
2. Structureren
Dagelijks nodig: direct bij de hand.
Wekelijks nodig: mag in de kast
Af en toe nodig: mag in de gangkast.
‘Hoeveel van wat is zinnig?’ bepalen.
3. Schoonmaken en onderhouden
Eenmalige grote schoonmaak houden en daarna vervuiling en slijtage voorkomen.
4. Systeem van maken + visualiseren
Dat wat je als ordening en gewoonte wilt gaan hanteren, standaardiseren en eventueel met labels, stickers en kleuren visueel maken.
5. Stabiliseren
Uiteraard regelmatig de cyclus weer bij 1 beginnen.
Review, reflectie + voortgezet gezond verstand gebruiken om alles lekker te laten lopen.
Met deze vijf stappen regelmatig in je agenda (mijn advies is twee keer per jaar) houd je de plek om je heen, en de spullen die je gebruikt waardevol.
Met een beetje fantasie werkt dit uiteraard ook in de digitale wereld van apps, mappen en bestanden.
Als toetje: de enige werkende definitie van opgeruimd:
Alles heeft een plek die past bij de betekenis die het voor je heeft!
Laden...
Mark Graban stuurde in april 2013 een tweet de wereld in waar een boel wijsheid en humor in verstopt zit. “We can’t build the fence because we are too busy chasing the chicken.” (“We hebben helaas geen tijd om het hek te repareren omdat we te druk zijn met achter de kippen aan zitten.”).
En ik moest er toen hardop en smakelijk om lachen.
Dat is precies wat ik heel vaak hoor.
In allerlei varianten.
Natuurlijk snapt iedereen dat dit geen goede strategie is – en vooral bij de buurman heel zichtbaar. Om de eigen kippen en het eigen hek te herkennen valt nog niet mee.
Laden...
Diep werk is het begrip dat hoort bij gefocust werken gedurende een van te voren vastgesteld serieus blok in je agenda.
Het tegenovergestelde van diep werk is oppervlakkig werk. Dit oppervlakkige werk is niet te vermijden maar het is wel zaak dit in balans te houden met diep werk.
Cal Newport beschrijft in zijn boek ‘Deep Work‘ vier verschillende strategieën om te borgen dat je toe komt aan diep werk. Ik parafraseer ze hier in mijn eigen taal, verbonden met mijn eigen voorbeelden en ervaring met honderden managers en drukke pro’s.
1. Monnik stijl | weg uit de wereld
Je trekt je terug uit de wereld en doet niets anders dan diep werk voor een groot doel of project. Je ontkoppelt jezelf van e-mail, social media, haalt internet van je telefoon en zet deze ook nog uit als je aan het werk bent. Je doet dit weken achter elkaar en krijgt op deze manier iets groots van de grond.
2. Jung/Gates stijl | retraites
Deze beide heren stonden de meeste van hun weken gewoon in het volle leven. Jung in zijn academische disputen met de wereld die vol was van de denkbeelden van zijn voormalige leermeester Freud. Gates met het bouwen aan Microsoft. Beiden trokken zich cyclisch een aantal dagen terug op een stilte plek, helemaal in hun eentje om diep te kunnen werken.
3. Schubert/Pressfield stijl | rituelen
Van de componist Schubert is bekend dat hij iedere ochtend – voordat hij ook maar iets anders deed – componeerde. Hijzelf vond dit noodzakelijk omdat de muziek tot hem kwam in de nacht en deze anders door het wereldse gedoe zou kunnen verdwijnen. Steven Pressfield beschrijft in zijn briljante boekje ‘The War of Art’, hoe belangrijk het is om rituelen te ontwikkelen die ervoor zorgen dat je gewoon gaat zitten op een bepaalde tijd en met het diepe werk begint.
4. Mozart/Isaacson stijl | innerlijk switchen
Mozart mocht graag biljarten. Op de momenten dat hij niet aan de beurt was schreef hij zijn meesterwerken in het geroezemoes van het café. Vierentwintig (!) verschillende (veelal ook nog transponerende) instrumenten en dus balken onder elkaar, maat voor maat briljante muziek. Dat kan alleen als je overal waar je maar bent de knop naar diep werk kunt omzetten. Isaacson is de biograaf van o.a. Einstein, Steve Jobs en nog van veel meer prachtig ‘gecomponeerde’ boeken. Ook van hem is bekend dat hij op een verjaardag zo maar twintig minuten ‘kwijt’ was omdat hij even helemaal in diep-werk-stand wilde zijn.
Alle vier de stijlen hebben zo hun kleur en passen bij verschillende soorten mensen (ik gebruik zelf een mix van Stijl 2 en 3). Wil je meer weten of werken aan jouw diep werk stijl, schrijf je dan in voor Online Workshop Personal Lean.
Welke stijl gebruik jij (of kom je helemaal niet toe aan diep werk)? Laat het ons weten in de reacties hieronder.
Laden...
Je probeert zo goed mogelijk een emmer met tien liter water over te gieten in een emmer van vijf liter. Uiteraard lukt dat niet en loopt de helft loopt op de grond. Stel je nu voor dat je dit iedere dag opnieuw aan het doen bent.
Als dit beeld past op jouw werksituatie dan heb je een probleem. Wat je wil kan niet.
De emmermetafoor gebruik ik in situaties waarbij de grote emmer dag voor dag, week voor week, steeds voller is komen te zitten door:
- er zaken ’tijdelijk’ bij te nemen die nooit meer weg gaan;
- ‘ja’ te zeggen waar het beter een ‘nee’ had kunnen zijn;
- te blijven hangen in zaken waarvan iedereen vindt dat jij er juist zo goed in bent maar waar je allang afscheid van had moet nemen.
Wat is de natuurlijke reactie?
- Harder werken. Steeds meer tijd stoppen in werk door ’s avonds e-mail te gaan verwerken, de zondagavond erbij te nemen enz., waarmee je in een gevaarlijke neerwaartse spiraal terecht komt.
- Op zoek gaan naar nog meer efficiëntie en tools. Dagje timemanagement doen en de laatste productiviteitstools uitproberen om te zien of die je helpen de tien liter te managen zodat die past in een emmer van vijf.
- Eindeloos takenlijsten maken – het lucht wel op – maar er nooit toe komen om de acties die erop staan ook werkelijk te doen.
Het zal duidelijk zijn dat geen van deze strategieën fundamenteel genoeg is om je duurzaam uit de problemen te helpen. Er is gewoon weg praktisch een einde aan persoonlijke efficiency. Hier ontstaat de overgang naar het domein van persoonlijke effectiviteit en personal lean en dat kent hele andere logica.
Wat wel te doen?
En natuurlijk: een halfuur videobel afspraak met mij maken (vrijblijvend)
PS: Iedere gelijkenis met bestaande personen berust volledig op toeval. 🙂
Laden...
Deze vraag is listig. Want hoe verhoudt zich de waarde van ad-hoc vragen vol potentie tot zelf zorgvuldig geplande denktijd?
Daarnaast is er nog de eeuwige afweging waar je energie van krijgt, wat waarde oplevert, wat triviaal is en wat eigenlijk oervervelend is maar er nu eenmaal wel bij hoort.
Wie hier echt in wil duiken verwijs ik naar een eerdere lange blog over de kwadranten van Eisenhower. Daarin beschrijf ik het subtiele onderscheid tussen dringend en belangrijk. Leidend tot het inzicht hoeveel en hoe vaak je je bevindt in kwadrant I (dringend èn belangrijk ) en hoe veel en hoe vaak je werkt vanuit kwadrant II (niet dringend maar wel belangrijk). Het concept is briljant maar wel echt een ding.
Wil je meer weten van deze kwadranten, meld je dan aan voor de Online Workshop Personal Lean.
Er is gelukkig ook een ‘light versie’. Leuk om te doen, kost niet veel tijd en levert heel snel inzicht op. Het werkt als volgt:
- je print onderstaand overzicht uit (Pdf Versie van Fun Boring enz.);
- je neemt een stift (bijvoorbeeld een mooie felle rode);
- na iedere actie zet je een stip ergens in het kwadrant;
- je bekijkt het groeiende overzicht en voilá – je hebt het antwoord op de vraag uit de titel van deze blogpost.
Laden...
Een klein handigheidje waar Vera mij op attendeerde en dat ik hier nog nooit heb beschreven. Simpel en op sommige momenten in de drukte van alledag reuzehandig.
Je kunt het onderwerp van een ontvangen e-mail wijzigen.
Hoe het werkt
- Open een willekeurige e-mail
- Verander het onderwerp
- Klik op het kruisje
- Kies voor wijzigingen opslaan
That’s it!
Waarom zou je dat willen?
- Je krijgt een e-mail met in het onderwerp ‘Vraagje’ of iets anders dat nietszeggend is
- Je wil informatie toevoegen in verband met een zoekroutine (bijvoorbeeld ‘#factuur’ of ‘#recruiting’)
- Je wil je actie beschrijven omdat je toch al over na heb gedacht
Probeer het eens en je zult zien dat het reuze simpel werkt.
Laden...
Stel dat je te veel te doen hebt voor de tijd die je beschikbaar hebt, welke zaken pak je dan als eerste aan? Het antwoord op deze vraag is bepalend voor de strategie die je bewust of onbewust kiest.
