Berry maakte me attent op dit prachtige gedicht van René Oskam die schrijft in Supernormaal Nederlands. Zeer de moeite waard om zijn werk te bekijken en zijn verhaal te lezen.
Hier komt – omdat het kan – zijn pretgedicht over deze beruchte productiviteitsvalkuil.
nog geen beoordelingen
Laden...
Er is een simpele vuistregel voor voorzitters die hun eigen tijd en die van hun deelnemers respecteren en dus effectief willen gebruiken:
‘Besteed de helft van de tijd die je vraagt aan de deelnemers aan voorbereiding van de vergadering.’
Als je deze vuistregel toepast (en dus ook de voorbereiding plant in je agenda) dan heeft dat een aantal gevolgen:
Met deze goed doordachte vuistregel kun je de kwaliteit van je overleg een boost geven. Goed voor jou, goed voor de deelnemers en uiteraard heel goed voor jouw organisatie of bedrijf.
Kun je advies of hulp gebruiken bij je vergaderstructuur? Laat het me weten via contact.
nog geen beoordelingenLaden...
Een organisatie (of afdeling/team) wordt vanzelf complexer en ingewikkelder.
Om daar wat tegenwicht tegen te bieden is het wijs om regelmatig de vraag te stellen: “Waar zullen we eens mee ophouden?”.
Waarmee we ons zelf de kans geven oud hout te kappen, zaken weer simpel te maken, processen flexibel te maken, afdelingen vitaal te krijgen, beheerssytemen aan te harken enz. Ter illustratie (lering en vermaak) een fout voorbeeld en een bijzonder goed voorbeeld.
Dr. Robert Sobel Professor Geschiedenis vertelt dat de Britten in 1803 een burger-baan creeërden die inhield dat een man op de kliffen van Dover de wacht moest houden met een verrekijker. Hij werd geacht de bel te luiden als hij Napoleon aan zag komen. De baan werd opgeheven in 1945.
Robert Townshend werd in 1962 CEO van Avis (autoverhuur). Hij trof een verkalkte, verbureaucratiseerde verlieslijdende organisatie aan. In 1965 verliet hij een winstgevend, snel en flexibel autoverhuur bedrijf. Een van zijn eerste daden was om een ‘Vice President In Charge Of Killing Things’ aan te stellen.
Het bestaansrecht van deze functie was het om fris en vol verwondering door te vragen waarom processen gingen zoals ze gingen, of waarom functies waren ontstaan. Als er geen goed antwoord kwam, volgde de vraag wat er zou gebeuren als de organisatie er mee stopte. Als het antwoord daarop ook nog vaag was dan kwam er een test periode om te onderzoeken wat er gebeurde als het proces tijdelijk werd opgeheven, of de betreffende functionaris tijdelijk iets anders ging doen.
In veel gevallen gebeurde er natuurlijk helemaal niets. De tijdelijkheid werd omgezet in een echt besluit en de organisatie was weer wat functioneler geworden (lees uit zijn antiquarische maar zeer waardevolle ABC boek op Google Books het betreffende hoofdstuk)
Soms zeer nuttig maar soms ook overbodig. Wees dus heel alert bij het starten van nieuwe dingen!
Er is een fantastische Amerikaanse komiek met de naam George Carlin. Hij heeft een monoloog waarin hij ons allemaal spiegelt hoe het toch komt dat we steeds meer spullen verzamelen. Helaas is de man niet meer onder ons. Zijn sketch is gelukkig te vinden op YouTube. Vijf minuten briljante Stand-Up-Comedian.
Misschien gebeurt dit ook wel in onze organisaties.
nog geen beoordelingenLaden...Zeer regelmatig krijg ik tijdens sessies de opmerking dat er helemaal geen of nauwelijks contrôle over de eigen agenda mogelijk is. En dat mijn tips in dít geval helaas niet opgaan….
Meestal wordt de week dan gevuld met:
Mijn vraag is altijd: Is het wel zo dat je geen contrôle hebt over je agenda? Als dat werkelijk waar is dan is er een heel serieus probleem want dan ben jij niet meer degene die stuurt.
Je bevindt je sowieso altijd ergens op het continuüm tussen compleet contrôle hebben over je tijd, aandacht en energie en helemaal geen contrôle hebben over je tijd, aandacht en energie.
De truc is om je bewust te worden van de plaats waar je je nu – op dit moment – bevindt op het continuüm en ervoor te zorgen dat je opschuift in de richting die je zelf wenst (en uiteraard is dat meestal naar rechts).
Tip 1: Maak een inventarisatie van alle cyclische vergaderingen, bila’s, bijeenkomsten van het afgelopen half jaar. Schrijf daar bij hoeveel tijd deze je kosten gemiddeld per week (inclusief voorbereiding, nabereiding en reistijd). Ga in de ‘Hendrik-Jan-de-Tuinman’ stand: wieden maar! Wat kan minder vaak of korter, zonder jou of zelfs helemaal niet?
En vraag je tot slot ook af of je niet misschien een vergadering mist die je als die er wel zou zijn veel tijd op zou leveren. Dat komt namelijk ook regelmatig voor.
Tip 2: Maak een inventarisatie van alle reistijd die je maakt en beoordeel of je die productiever of leuker kunt maken door bijvoorbeeld met openbaar vervoer te gaan, je te laten rijden of samen te reizen. En uiteraard kun je ook beoordelen of er geen reis-meetings zijn die je kunt vervangen door een videocall.
Tip 3: Zet afspraken met jezelf in de agenda in een afwijkende kleur. Dit zorgt voor ruimte waarin je de noodzakelijke/belangrijke zaken (presentaties maken, complexe zaken voorbereiden etc.) kunt doen op het moment dat ze nog niet dringend zijn.
Tip 4: Houd een tijdje je spobilo’s bij en verzin een list om er zo verstandig mogelijk mee om te gaan.
Tip 5: Doe je weekreview!!! en vooral uiteraard het agendadeel (1 week terug kijken en 8 weken vooruit). Zie het Handboek Personal Lean voor de fijne kneepjes van de weekreview.
Wil je deze exercitie samen met mij doen? Laat het me weten via de contactpagina.
nog geen beoordelingenLaden...
Corvee is in mijn wereld niet alleen vervelend, onvermijdelijk en huishoudelijk werk. Corvee zit in heel je bestaan ingebakken en dus ook in je werkleven.
Corvee is voor mij al het werk waar je geen energie van krijgt (en er misschien zelf wel leeg van loopt) en waar je niet goed in bent (en ook niet van plan bent heel veel in te investeren om er goed in te worden).
Het tegenovergestelde van corvee is Topwerk: je krijgt er energie van en je kunt het goed. Uiteraard willen we daar de meeste tijd aan besteden. Dat lukt het best als we regelmatig nadenken over het als corvee beleefde werk en dit terug kunnen brengen tot het realistisch minimum. Dat is het optimum. Helemaal zonder corvee is nu eenmaal niet mogelijk.
Corvee aanpakken gaat in 4 opeenvolgende stappen. Als stap 1 mogelijk is dan heb je 2,3, en 4 niet nodig. Als stap 1 niet mogelijk is ga je door naar stap 2 enz. Laten we 2 voorbeelden toepassen op deze 4 stappen. De eerste huishoudelijk te weten ‘stofzuigen’. De tweede is werk gerelateerd, we kiezen daarvoor ‘vakliteratuur bijhouden’.
De eerste vraag is altijd: Wat zou er gebeuren als ik er gewoon mee op zou houden? Als ik dat niet kan overzien dan is een experiment in de meeste gevallen op zijn plaats.
De tweede vraag is: Kan ik deze corvee-activiteit misschien automatiseren?
De derde vraag is: Als elimineren en automatiseren geen opties zijn kan ik het corvee dan ritualiseren?
Als alle voorgaande stappen niet mogelijk zijn maar ik wil er toch vanaf dat is er nog de mogelijkheid om het uit te besteden of soms ook wel te delegeren. Als je daarvoor kiest dan kun je er het best voor zorgen dat je uitbesteed of delegeert aan iemand die dit werk wel graag doet.
Kortom: je kunt heel veel doen als je van je corvee af wilt. Het vraagt wel van je dat je een keer echt navoelt wat nu eigenlijk corvee voor jou is en nadenkt over de vraag welke van de vier bovenstaande stappen het beste past. Bevrijden van corvee geeft je tijd, aandacht en energie terug die ten goede komt aan Topwerk.
In de weekreview wordt de permanente zoektocht naar corvee en topwerk vertegenwoordigd door de vragen: Waar wil ik minder van (corvee)? Waar wil ik meer van (topwerk)? Meer heb je niet nodig om deze reis aan de praat te krijgen!
nog geen beoordelingenLaden...
Hierbij vijf vragen die je kunt stellen als er een voorstel komt om nieuwe software te gaan gebruiken, om nieuw gereedschap of spullen aan te schaffen, of – nog riskanter – een nieuwe functie in te richten:
nog geen beoordelingenLaden...
We hebben inmiddels een hele verzameling inlog’s van allerlei bedrijven en organisaties. Rechtsboven op de homepage van het bedrijf staat een knopje ‘mijn …’ en we snappen dat we daar moeten zijn als we gegevens willen wijzigen of facturen en bestellingen willen bekijken.
Deze bedrijven hebben verschillende motieven om dit zo voor ons te organiseren.
Twee tips om het jezelf gemakkelijker te maken:
nog geen beoordelingenLaden...
Je hebt dit vast wel eens meegemaakt. Je rijdt weg en het gas wil niet echt fijn, geluid klopt niet, net niet genoeg om er werk van te maken.
Tot je er na een tijdje achterkomt dat de handrem er al die tijd op heeft gestaan (of misschien dat je in de berg-op modus rijdt van je automaat). Oei! Lampje niet gezien door het felle licht of drukke verkeer.
Maar wat nu als je niet beter weet en al tijden met de handrem erop rijdt en denkt dat dit de basistoestand is? De boel kost meer energie, remmen slijten harder en er is een goede kans dat je handrem het niet meer doet als je deze een keer echt nodig hebt.
Dat is de situatie waarin je je zomaar ook eens zou kunnen bevinden in je werkomgeving. Je bent gewend aan het werken met de handrem erop en het zou een hele beleving kunnen zijn om de handrem eraf te halen.
Kortom, je begrijpt het idee.
en natuurlijk: kom naar de Online Workshop Personal Lean
1 beoordelingenLaden...
Er is iets bijzonders met tijd. Je zou denken ‘snel is altijd goed’ want dan hou je tijd over.
Hoe zit dat met zaken sneller doen of juist vertragen. Kan dat en wat is het gevolg daarvan? Daarover gaat dit tikkie filosofisch artikel.
Een workflow is een doordachte manier van werken die je zo internaliseert of automatiseert dat de routine/gewoonte zichzelf draagt en jij er nauwelijks meer energie in hoeft te stoppen.
Het is een mooi woord: workflow | werkstroom. Voor mij verbeeldt het woord dat er een stroom is die haar eigen tempo heeft. Het werk loopt soepel door, of met de stroom mee, in een eigen elegante cadans.
In de muziek heet deze cadans: ‘tempo giusto. Een beetje muzikant voelt het juiste tempo dat hoort bij een bepaald stuk als vanzelf aan. Ik denk dat dit met workflows ook zo is.
Een workflow kun je bewust inrichten met een checklist, visualiseren met een stroomdiagram, met een mindmap enz. Het enige wat je hoeft doen is regelmatig uit de ‘het-loopt-vanzelf-stand’ gaan en je workflow een APK geven.
Kun je je workflow versnellen en zo in workfast terecht komen?
Probeer het. Soms levert het inzicht op maar vaker kom je erachter dat dit niet zo veel zin heeft wanneer de stappen gelijk blijven. Je loopt al snel aan tegen de eigen logica van de stroom zodat je struikelt of herwerk moet doen of – nog dommer – te veel doet omdat je te snel ging.
Kun je je workflow vertragen en zo in workslow terecht komen?
Dat kan en is soms ook heel zinnig. De prijs is dat je er veel bewustzijn, energie en intelligentie instopt en dat heeft alleen zin als je bezig met een APK-ronde ten aanzien van je routine. Als je de bevindingen van de workslow weer integreert in je workflow wordt deze sneller. Dan is het tegelijk ook een nieuwe incarnatie van je workflow geworden. Met een nieuw ‘tempo giusto’ die je zo maar eens sneller bij je resultaat zou kunnen brengen!
Wil je een experiment met een e-mail workflow of een agenda workflow? Meld je dan aan voor een Online Workshop Personal Lean.
nog geen beoordelingenLaden...
Ik was aan de beurt voor bloedprikken. Er hing een flyer op de muur. ‘Omdat er vanaf 1/1 met smartphones werd gewerkt zou het prikken iets trager gaan. Waarvoor excuses.’
En dat is natuurlijk heel erg interessant voor een Lean-denker. Wat zit daar nu achter?
Er zijn drie dimensies van klantwaarde: snelheid, kwaliteit en prijs. En het bijzondere is dat je er slechts 2 van de 3 kunt kiezen.
In het geval van de flyer bij de prikpost kun je het zo herleiden. De gekozen klantdimensies op rij:
Kijk maar eens goed om je heen en je zult het overal zo herkennen. Je mag er maar 2 kiezen. Wil je ze alle drie dan loop je vast.
Denk eens na over je eigen manier van werken.
En wat in de situaties waarin jij de klant bent en de ander leverancier? Eis jij ze alle drie? Dan volgt automatisch frustratie of teleurstelling. Het is niet voor niets de duivelsdriehoek!
Heb je mooie voorbeelden? Zet ze dan hieronder in de reacties dan hebben we er allemaal iets aan.
N.b.: dit is een bewerking van een artikel uit 2018.
nog geen beoordelingenLaden...
Een man gaat naar een dierenwinkel om een papegaai te kopen.
De eigenaar van de winkel wijst drie papegaaien aan die er op het eerste oog hetzelfde uitzien en zegt:
“Deze papegaai aan de linkerkant kost 1000 euro.”
“Waarom kost die papegaai zoveel?” vraagt de potentiële koper.
De winkelier zegt:
“Bijzonder dier: deze papegaai weet hoe je een PC moet bedienen.”
De man vraagt naar de volgende papegaai en er wordt hem verteld dat die 2000 euro kost omdat deze alles kan wat de andere ook kan, plus dat hij ook weet hoe je een PC weer aan de praat moet krijgen wanneer deze uitvalt.
Hoogst verbaasd vraagt de man naar de derde papegaai. Deze blijkt 4000 euro te moeten kosten. De man vraagt dus:
“Wat kan deze dan allemaal wel niet doen?”
Waarop de eigenaar antwoordt:
“Om eerlijk te zijn, heb ik hem nog nooit iets zien doen, maar de andere twee noemen hem de baas!”
—–
Ben je een druk baasje of bazinnetje doe dan een keer mee de Online Workshop Personal Lean. E-mail in control | Agenda in Balans en Ieder Weekend Vakantie. Wie wil dat niet?
nog geen beoordelingenLaden...
Stel dat je te veel te doen hebt voor de tijd die je beschikbaar hebt, welke zaken pak je dan als eerste aan? Het antwoord op deze vraag is bepalend voor de strategie die je bewust of onbewust kiest.
Niet handig is: gewoon beginnen met hard werken en hopen dat je het eind haalt (ook al proberen we natuurlijk bij tijd en wijle allemaal of het toch écht niet werkt).
Valkuil: Geen tijd nemen om overzicht te krijgen en na te denken over alles waarvan het lijkt dat het op je bordje ligt. Geen tijd nemen om te prioriteren is hetzelfde als achter de kippen aan blijven rennen en daardoor geen tijd hebben om het hek te maken. En dat is echt niet handig.
Wel handig is: Werken met het onderscheid tussen dringend en belangrijk in vier variaties.
Variant I: dringend en belangrijk
Komt van rechts en maakt een boel lawaai: direct doen.
Variant II: niet dringend en wel belangrijk
Zorgen dat het item niet opschuift naar wél dringend: dus plannen.
Variant III: wel dringend en niet belangrijk
Categorie burenhulp: heel kort tijd aan besteden en teruggeven aan degene voor wie het wel belangrijk is: bijstaan niet overnemen.
Variant IV: niet dringend en niet belangrijk
Geen tijd aan besteden als je een hoge stapel hebt maar …. evengoed wel regelmatig pauzeren
Ratio: Als je toch niet alles kunt doen kun je beter kort tijd besteden met nadenken over waar je je beperkte tijd, intelligentie en energie aan gaat besteden en waaraan niet.
Zie voor een uitgebreide beschrijving van deze manier van denken dit lange artikel.
nog geen beoordelingenLaden...
E-mail in Control | Agenda in Balans | Ieder Weekend Vakantie
Voor de meeste van ons is augustus de eigen vakantiemaand of een rustige maand omdat iedereen anders met zomerreces is. Val je in die laatste categorie dan heb ik een zomeraanbieding.
INSCHRIJVING NIET MEER MOGELIJK
Als je je aanmeldt voor een Online Workshop Personal Lean van de zomercampagne in de maand augustus ( € 299 excl btw) dan kun je gratis meedoen met een Online Workshop Inbox Zero – ook in die maand.
De workshops beginnen om 9:30 en eindigen om 12:30. Personal Lean gaat in kleine groepen van maximaal 9 deelnemers.
Inbox Zero heeft een maximum van 25 deelnemers.
Je krijgt een pakket thuisgestuurd met daarin:
Je kunt je aanmelden tot 8 augustus. Daarna is aanmelden niet meer mogelijk.
Kies je datum en meld je aan via contact.
nog geen beoordelingenLaden...