50 Zoekresultaten voor checklist
Je zal toch maar in een mensberoep werken (onderwijs, jeugdzorg, huisarts, ziekenhuiszorg, politie, brandweer en rechtspraak etc.) en merken dat langzamerhand je hele dag en professionaliteit dicht geplamuurd wordt met protocollen, richtlijnen, procedures en andere kwaliteitszaken met de daarbij onvermijdelijke vastleggingen.
Gij zult …
Mijn ervaring is dat het al dat geplamuur leidt tot “verplicht handelen”. Je wordt geacht precies dat te doen wat andere vakbroeders (uiteraard zeer ervaren) hebben uitgedacht. Afwijken mag maar … dan ben ben je wel van kop tot staart persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk. De argumenten voor het protocol zijn de transparantie en de kracht die zit in standaardisatie (en natuurlijk de efficiëntie in tijd en geld).
De ellende is dat er natuurlijk ook altijd wel íets rationeels aan is. Het is niet zo gek om een rijtje “moet-ik-aan-denken/moet-ik-niet-vergeten” dingen te hebben. Maar toch … er is echt iets aan de hand met die protocollen en richtlijnen: ze zijn verbonden zijn met rechtmatigheid en doelmatigheid en dus met financiële kwesties. Ieder weldenkend mens kan zien dat deze op beheersing gebaseerde route doodloopt en maakt dat er veel te weinig mensen op die plekken willen werken.
Zodra het protocol iets zegt over een ontmoeting tussen een mens en een ander mens gaat er iets mis omdat er zo’n oneindige variëteit bestaat als het om mensen gaat dat een protocol daar geen recht aan kán doen. De professionaliteit verschuift bij protocollair handelen van binnen (verankerd in denken, voelen en handelen van de professional) naar buiten (naar het protocol) en dat levert verlies van echte waarde op, een toename van bureaucratie en vervreemding en daarmee als je breed durft te kijken juist verspilling van tijd en geld.
Wat dan wel?
In het boekje The Checklist Manifesto (ook te krijgen in het Nederlands) beschrijft Atul Gawande (chirurg) hoe hij heeft geleerd extreem complexe en over elkaar heen buitelende medisch/chirurgische problemen op de intencive care afdeling te lijf te gaan met checklists. Zijn boodschap is dat we in plaats van te werken met protocollen veel beter kunnen leren werken met zelf ontwikkelde, begrepen en opgestelde checklists.
Een checklist is een direct bruikbare en toepasbare samenvatting van de kennis en ervaring die in een groep samenwerkende mensen voorhanden is. De laatste stand van de eigen ervaringswetenschap.
Werken met een checklist bevrijdt ons van door anderen opgelegd verplicht handelen. Een checklist is een instrument dat in tijden van drukte en bij complexe afwegingen ondersteunend en uiteraard soms ook zelfverkozen verplichtend is. De (helpende, verzorgende, verplegende, genezende) mens wordt niet gestuurd door de checklist maar gebruikt deze en dat is naar mijn mening een essentieel verschil.
En daarom wat mij betreft: Lang Leve de Checklist!
En wat heeft dat met ons te maken?
Checklists zijn bijzonder handig als je slim wilt samenwerken. Op deze website zijn er tientallen voorbeelden te vinden van handige lijstjes. Een maatwerk checklist is ook onontkoombaar bij een degelijke weekreview. Wil je als proef op de som een eigen checklist maken voor jouw unieke weekreview? Dan kun je de handleiding hier downloaden.
Checklist for Checklists
Deze checklist geeft precies aan waar het om draait bij een goede checklist. Als je op de afbeelding klikt komt deze groot in beeld.
Laden...
Hieronder een kleine checklist met zaken die je beter voor je vakantie even langsloopt zodat je onbezorgd weg kunt en het ‘op de zaak’ goed achterlaat zodat je er niet meer aan hoeft te denken.
Agenda
- Vakantiedagen een eigen kleur geven gedurende kantoortijden (alsof het een afspraak is).
- Agenda leegmaken door je af te melden voor alle cyclische en alle andere overleggen, bijeenkomsten, opleidingsdingen enz. (Haal de bijeenkomst ook echt uit je agenda zodat deze leeg wordt en je een visueel beeld hebt van de zaken waarvoor je je nog niet hebt afgemeld).
- Laatste dagdeel voor je vakantie leegplannen en daarin een grondige weekreview doen.
- Eerste dagdeel na je vakantie leegplannen (agenda review doen, mail bijwerken, even bijpraten, bij lezen).
Mail
- Tijdelijk mapje aanmaken met titel “na de vakantie afhandelen”
- Out-of-office aanzetten en in je agenda (+ melding in agenda ‘out of office uitzetten’).
Taken/resultatenlijst
- Lijst maken: moet af voor de vakantie
- Lijst + eventueel digitale + fysieke plek maken: na de vakantie doen
Samenwerking
- Wie moet weten dat ik er niet ben en hoe zorg ik ervoor wanneer en hoe dat die dit weten
- Wie heeft welke info nodig van mij en hoe zorg ik ervoor dat die deze info heeft
Telefoon
- Voicemail bericht aanpassen ( + melding in agenda ‘voicemail bericht terugzetten’)
Spullen (hardware, info)
- Wat is op de zaak dat ik liever thuis heb
- Wat is thuis dat ik liever op de zaak heb
Met deze kleine checklist in de hand kom je door het gansche land (en ook nog wel verder).
Heb je aanvullingen? Zet ze ajb in de reacties hieronder.
Stel ik heel erg op prijs.
Laden...
Een bilateraal overleg (bila) is een overleg tussen twee personen die een verantwoordelijkheids- of aandachtsgebied delen.
De onderstaande checklist is gericht op de variant leidinggevende-medewerker.
Waarom
Denk heel goed na waarom je een bila inricht. Een bila kan een heel zinnige vorm van overleg zijn, het kan ook verspilling van tijd en aandacht zijn. Redenen om een bila in te richten zouden kunnen zijn:
- voorkomen van veel spontaan binnenloop overleg;
- voorkomen van veel andere communicatie (bellen/e-mail etc.);
- kennisoverdracht, coaching en begeleiding;
- bespreken van gevoelige of emotionele onderwerpen.
Met wie
Een bila kan waardevol zijn in bijvoorbeeld de volgende situaties:
- medewerker is junior;
- medewerker bevindt zich in een functioneringstraject;
- er loopt een strategisch project en doorlopende afstemming is noodzakelijk.
Een vaste cyclus van bila’s organiseren met iedereen van dezelfde functiecategorie is geen goed idee. Een zeer ervaren senior medewerker vraagt iets anders dan een net binnengekomen junior.
Hoe vaak
Iedere dag een bila kan zinnig zijn en eenmaal per maand kan ook zinnig zijn. Denk hier goed over na en zorg dat je afspraken die je daarover maakt tijdelijk houdt.
Hoe lang
Kort! Een bila langer dan een half uur verliest zijn functie. Een kwartier kan ook heel goed werken als het goed is voorbereid. Een standaardtijd van een kwartier eventueel na afstemming te verlengen tot een half uur is een prima werkbare vorm.
Lijst of open gesprek
Een lijst bespreekpunten dient als agenda voor de bila.
Soms gaat de lijst aan de kant omdat er iets anders aan de orde is in het moment.
Wie doet wat | voor en nabereiding
De medewerker brengt de lijst met bespreekpunten mee – en is daarmee verantwoordelijk voor de voorbereiding. De leidinggevende vult de lijst aan en is voorzitter van het moment (en bewaakt de tijd). De medewerker legt de afspraken vast en koppelt die op een overeengekomen manier terug aan de leidinggevende.
Overzicht en onderhoud
Zorg dat je als leidinggevende een compleet overzicht hebt van alle bila’s inclusief hun duur en hun frequentie en review dit overzicht twee keer per jaar (zomerreces, kerstreces). Dat is de beste manier om ervoor te zorgen dat ieder bilateraal overleg waardevol blijft en synergie oplevert.
Dat is het. Aanvullingen graag hieronder dan hebben we er allemaal iets aan.
Laden...
Bezuinigen is:
- zaken niet meer doen
- zaken minder doen
- zaken slimmer doen
- zaken goedkoper doen
- zaken eenvoudiger doen
Hierna een aantal items, vragen, ideeën die behulpzaam kunnen zijn als er bezuinigingen aan de orde zijn (en waar is dat niet het geval op dit moment).
Zaken niet meer doen
- Start met de vraag: ‘Waar gaan we mee ophouden?’ Denk net als Robert Townshend in een functie “Vice President in charge of killing things”. Zet een bril op die rondkijkt en vraagt: wat doen we eigenlijk zoal hier en wat zou er gebeuren als we ermee ophielden? Kunnen we dat uitproberen. Beroemde voorbeelden: relatiegeschenken, bedrijfsmagazines enz.
- Portfolio/taken-discussie: Wat staat er op onze menukaart dat relatief veel kost (mensen, geld, middelen) en weinig oplevert? Kunnen we besluiten “sterfhuis-activiteiten” eerder stop te zetten.
- Functie-discussie: Welke functies hebben de minste toegevoegde waarde in de procesketens? Kan het bedrijf zonder deze functie(s).
Zaken minder doen
- Kaasschaafmethode toepassen. Alle afdelingen een generiek percentage bezuinigingen opleggen met behoud van zoveel mogelijk toegevoegde waarde voor de interne of externe klant. Moet vergezeld gaan met vrijheid van handelen omdat er anders onmacht ontstaat.
- Overservice-punten opsporen en verwijderen en tegelijk de verwachtingen van interne en externe klanten bijstellen.
Zaken slimmer doen
- Zoek naar de volgende verspillingen:
– overproductie
– te veel transport
– te veel voorraad
– fouten en bijna ongelukken (leiden tot herwerk)
– overbodige beweging van mensen
– wachten
en kijk voor honderden voorbeelden op www.7verspillingen.nl (ik weet het, ik noem er hier 6 want de 7e komt hierna)
- maak waardestroom tekeningen om deze verspillingen in beeld te krijgen
- ruim alle werkruimtes op en richt zo zo slim mogelijk in met de 5S methodiek
Zaken goedkoper doen
- Kijk naar al je inkoop processen
- Koop minder nieuw maar verbeter je onderhoud (leer van de Amish)
- Koop tweedehands als het even goed voldoet als nieuw
- Zoek naar zaken en functies waar je al wel voor betaald hebt maar die je niet gebruikt en waarvoor je andere dingen inzet. (komt veel voor bij software).
- Vraag iedereen in de organisatie met 3 verbeter-dingen te komen
- Vraag alle stake-holders feedback op overbodige zaken, functies, communicatie enz.
Zaken eenvoudiger doen
- Neem tijd om complexiteit in processen op te sporen en gebruik de intelligentie van alle betrokkenen bij het proces om vereenvoudigingen door te voeren. Complexiteit komt vaak voor in
– redundantie (dubbel doen voor de zekerheid);
– controles (onzekerheid over de kwaliteit van het proces);
– te ingewikkelde software (Zwitsers zakmes syndroom);
– onduidelijk eigenaarschap.
De beste manier om bezuinigingen voor te blijven is het ontwikkelen van een cultuur waarin iedere vastlegging van een routine/proces/protocol alleen maar dient voor een volgende verbetering. Alles in de organisatie blijft klad want onderwerp van beheersing en creativiteit tegelijk.
Zie deze blog voor een uitwerking van deze laatste strategie.
Laden...
Een gezond proces is een mooie, elegante, slanke, flexibele routine. Het heeft karakter en ‘leeft’. Om te beoordelen of een proces doet wat het moet doen kun je de volgende 5 vragen als check gebruiken.
1. Is het proces ‘waardevol‘? (oordeel van de klant)
2. Is het proces ‘bekwaam‘? (iedere keer een goed resultaat)
3. Is het proces ‘beschikbaar‘? (iedere keer als we het willen inzetten)
4. Is het proces ‘adequaat‘? (gebruikt precies voldoende middelen en tijd)
5. Is het proces ‘flexibel’? (kan makkelijk en tegen weinig kosten worden aangepast of veranderd)
Allemaal ‘ja’: dan is het proces briljant en levert het voorspelbaar en duurzaam waarde voor de afnemer-klant. Als er één of meer ‘nee’-antwoorden zijn is er ruimte voor verbetering en is de richting gegeven.
Laden...
Sinds 2014 is het denken en werken met de verschillende werkstijlen een hoeksteen van mijn werk geweest. Ik geef ze hieronder nog een keer een plek als ode aan het idee. Met dank aan Les McKeown die ze mij leerde.
Weet je niet welke werkstijl je hebt. Doe dan eerst de test voordat je verder leest (3 minuten).
Hoera, je bent een Visionair!
Dat maakt dat het zomaar eens zou kunnen zijn dat je creatief bent, problemen altijd benadert met frisse energie, graag praat en beelden deelt, niet heel precies bent in het nakomen van afspraken en makkelijk delegeert of overlaat aan anderen.
Jouw oriëntatie zit in de toekomst. Wat geweest is, is voorbij en jou gaat het vooral om alles wat mogelijk is vanaf morgen en overmorgen.
Je hebt een broertje dood aan beperkende systemen en vooral aan mensen die 5-cijfers-achter-de-komma willen denken. Je bent van de eenvoud, kijkt snel door ‘overbodige’ complexiteit heen en zoekt de essentie en wilt het vooral daarover hebben.
Je hebt een zekere vaart nodig en veel wisseling van onderwerpen om het leven niet te saai te laten worden. Wat risico nemen af en toe hoort daarbij. Want je wilt leveren, het moet uiteindelijk altijd gaan over een tastbaar resultaat.
Daarnaast ben je een wandelende hyperlink. Het ene idee of plan leidt als vanzelf tot een volgend plan. En je bent onweerstaanbaar voor anderen in je enthousiasme voor alle ideeën en plannen, waarvan sommige ook af en toe na enige tijd weer in de la verdwijnen. Maar één ding blijft: nieuw is leuk!
Uiteindelijk zal het meestal zo zijn dat de pret om zoiets uit te denken groter is dan de waarde ervan in de praktijk en raken die vernieuwingen/ verbeteringen al snel weer in onbruik.
E-mail, agenda, vergaderingen en samenwerken
De meeste visionairs hebben een hybride manier van werken in de e-mail. Ze hebben zowel een aantal mappen behorende bij projecten, misschien zelfs wat regels en waarschuwingen. De dagelijkse werkelijkheid gaat vaak met zo’n vaart dat alles toch maar in Postvak IN blijft staan en van daaruit min of meer in beeld is.
De visionair vliegt door de tijd en daarmee door de agenda, prioriteiten wisselen snel en daarom moet er nog wel eens iets verplaatst worden, komt de visionair te laat of komt helemaal niet op een afspraak.
Omdat de visionair pratend denkt, is zij graag aan het woord tijdens vergaderingen. Zij heeft vooral moeite met processors die bij een onderwerp uitgebreid met cijfers, spreadsheets en kronieken wil onderbouwen hoe hij tot een bepaald standpunt is gekomen.
De visionair werkt graag samen maar wel op haar eigen voorwaarden en vooral ook in haar eigen tempo. De combi met de operator is perfect. De combi visionair/processor vraagt om veel acceptatie van elkaars kleur en stijl om vruchtbaar te kunnen zijn.
Schaduwkanten van de visionaire stijl:
- Afkeer van details
- ‘Als ik het niet verzonnen heb kan het niets zijn’
- Altijd bezig zijn met het laatste ‘fantastische idee’
- Pratend denken
- Gebrek aan structuur in alles
Tips:
- Gebruik een ooit/misschien lijst om alle nieuwe ideeën eerst eens te borgen.
- Haast je langzaam.
- Neem een besluit om alle spullen/nieuwe-gewoontes/software die je uitprobeert minimaal een jaar te gebruiken.
- Leef je uit in vakanties, hobby’s en bijbanen en houdt je aan collectieve keuzes/strategie in je organisatie.
En je bent het beste in deze twee zaken:
1. iets starten (‘start’)
2. problemen oplossen (‘solve’).
Hoera! Je bent een operator.
ACTIE! Het zou zo maar eens kunnen zijn dat je jezelf het prettigst voelt als je flink aan de slag bent met een lijst klussen/projecten. Je bent een echte voor-elkaar-krijger.
Jij bent degene die het regelt. Al is het met duct-tape, elastiek: het komt voor elkaar. Je lijfspreuk is iets in de orde van: ‘komt voor elkaar’; ‘komt goed, ga ik regelen’; ’gaat lukken’; ‘geen probleem’.
Je bent goed in het organiseren in het moment, je houdt overzicht, houdt van hard werken en vindt het prettig als anderen met je mee werken.
Je oriëntatie zit in het nu. Het gaat niet om verre vage plannen, visie en missie. Het gaat ook niet om dimdammen over hoe het zover heeft kunnen komen. Het gaat erom dat er nu iets moet gebeuren en jij bent degene die zorgt dat het gebeurt.
Soms betekent dit dat je wel eens een beetje te veel hooi op je vork neemt. Het geluksgevoel dat je krijgt als je weer een ding van je lijst kan strepen is vaak toch weer voldoende om de lijst leeg te krijgen.
Je hebt je eigen manier van werken en dat hoeft niet persé de manier te zijn die beschreven is in het kwaliteitshandboek. Voor jou geldt het resultaat en als het werkt dan is het goed. De snelste weg om ergens te komen neem je, ook als is die weg een tikkie clandestien. Autonomie en regelvrijheid is een noodzakelijke voorwaarde voor jouw functioneren.
Je bent ook goed in prioriteren. Je hebt een goed gevoel voor de meest dringende of waarde opleverende zaken van het moment.
Als operator wordt je ook regelmatig gevraagd om even mee te denken (een reality-check te doen).
Je ziet de waarde van een mooi simpel proces en wilt ook graag zaken goed gestructureerd organiseren zolang het je maar niet in de weg zit tijdens de actie-sprints.
E-mail, agenda, vergaderingen en samenwerken
De meeste operators hebben niet zo veel met e-mail. E-mail is gewoon een manier van communiceren en ze willen er zo min mogelijk tijd aan besteden. Vaak zien we dat alles gewoon in Postvak IN blijft staan en van daaruit met wat vlaggen wordt beheerd.
De agenda moet zoveel mogelijk leeg blijven om ruimte te houden voor actie en resultaat.
Vergaderingen zijn alleen interessant voor de operator als ze tot actie leiden. Informatiebijeenkomsten, brainstorms en strategiesessies hebben zeker niet haar liefde. De operator is degene die tijdens de vergadering er voor zorgt dat er een ‘wie-doet-wat-en–wanneer-is-het-af’-lijst gemaakt wordt.
De operator is van huis uit een samenwerker. Hij kan goed met de visionair en kan zich ook makkelijk inleven in de stijl van de processor als deze zich tenminste niet uitleeft als controleur of auditor van systeemkwaliteit.
Schaduw kanten van de operator stijl:
- Ongeduld
- Work-arounds en shortcuts (niet handig voor de lange termijn)
- Zonder formele toestemming zaken regelen (wel ‘vergiffenis’ achteraf vragen)
- Zeggen dat je je conformeert maar evengoed je eigen goddelijke gang blijven gaan
- De bottleneck van je omgeving worden (niet delegeren, alles zelf willen doen en daardoor vastlopen)
Tips:
- Vier je successen ook door vast te leggen wat de clou was van je handelen.
- Los fouten maar één keer op (leer ervan).
- Probeer van SRFF (surprise-react-fix-forget) naar PDCA (plan-do-check-act) te komen.
- Wen aan de routine van een weekreview (met minimaal een terug en vooruit blik in de agenda.
En je bent het beste in deze twee zaken:
- iets afmaken (‘finish’)
- adhoc zaken oplossen (‘fix).
Hoera! Je bent een processor.
Dat maakt dat je houdt van duidelijkheid en overzicht. Je zoekt altijd naar de slimste manier om zaken aan te passen en heb je die eenmaal gevonden dan leg je die manier van werken vast in een checklist, proces, stroomdiagram en blijft deze gebruiken tot dat er een hele goede reden is om dit weer te wijzigen.
Je baseert je graag op harde feiten en bent wars van allerlei gespeculeer en strategische prietpraat die in de meeste gevallen toch niet gaat landen in de rationaliteit van alle dag.
Jouw lijfspreuk zou kunnen zijn: ‘Eén keer is per ongeluk, twee keer is bijzonder en drie keer is een patroon waar we een plan voor gaan maken’.
De processor weet zich verantwoordelijk voor alles wat het altijd moet doen (bij wijze van spreken voor de elektriciteit, de waterleiding en de riolering). Goede systemen en processen vormen het geraamte van een afdeling of organisatie en jij zorgt ervoor dat ze er komen en dat ze gebruikt blijven worden.
Je hebt als basisstand dat risico’s vermeden zouden moeten worden als het maar even mogelijk is.
Data, gegevens, feiten en cijfers zijn de basis voor jouw oordelen. Je bent niet te beïnvloeden met luchtfietserij. Je beleeft schoonheid aan een mooi gevuld en werkend spreadsheet.
Je wilt de zaken op de juiste manier doen. Niet een beetje maar precies zoals afgesproken. Je bent daardoor consistent en betrouwbaar voor je team of organisatie.
De zaken die jij regelt zijn schaalbaar. Processen en systemen zitten zo stevig in elkaar dat ze ook voor een groeiende organisatie bruikbaar blijven.
Je hebt je oriëntatie in het verleden en bent dan ook goed in het analyseren van dat wat gisteren gebeurde (om daar weer van te leren).
De visionair en de operator vertrouwen op jou.
E-mail, agenda, vergaderingen en samenwerken
De meeste processors hebben een waterdichte methodiek van e-mail verwerking. Zij weten van en gebruiken regels en waarschuwingen, gebruiken snelle stappen en de snelle-toegang-werkbalk. Hebben een uitgewerkte mappenstructuur en gebruiken die ook.
De agenda is heilig, vergaderingen worden goed voorbereid en nabereid. De processor is op tijd en heeft alle stukken bestudeerd.
De processor werkt graag steady door en heeft het liefst veel tijd om dat te doen. Samenwerken en operationeel overleg is in haar ogen vaak overbodig en soms zelf inefficiënt.
Schaduw kanten van de processor stijl:
- Inflexibiliteit (even snel iets regelen is er niet bij)
- Weerstand tegen verandering
- Over-analyseren
- Basisantwoord ‘nee’
Tips:
- Accepteer dat zonder andere typen de wereld om je heen steeds trager zou gaan draaien.
- Ontwikkel een eigen relativerende stijl van vrolijkheid.
- Vertel in je presentaties & communicatie niet alle data waarop je oordeel is gebaseerd (wil niemand weten).
- Zeg nooit (nee nooit) ” zie je wel, dat had ik al voorspeld” (laat dat de anderen over)
En je bent het beste in deze twee zaken:
- ordenen van chaotische zaken (‘systematize’)
- controleren en beheren (‘supervise’).
Laden...
Als alles steeds wederkerend een chaos dreigt te worden. Als je van je zelf weet dat je meer houdt van nieuwe ideeën dan van oude; morgen interessanter vindt dan gisteren; gericht bent op de toekomst en houdt van innoveren en risiconemen dan ben je vermoedelijk een visionair (en vaak ook een ondernemer).
Een visionair kan gemakkelijk beredeneren dat systemen inrichten, processen ontwerpen, overzichten en checklists maken heel waardevolle klusjes zijn en dus een goede, zinnige en waardevolle tijdsbesteding. Het probleem is helaas dat ze vooral leuk zijn om te verzinnen en te maken, maar niet leuk om ze te gebruiken (voor de Visonair zelf).
De remedie is jezelf deze drie vragen te stellen:
- Wordt mijn leven hier ingewikkelder van?
- Gaat dit ook werken als ik 38 graden koorts heb?
- Voldoet het aan het criterium ‘Stijlvolle Eenvoud’?
Als het antwoord tweemaal ja en eenmaal nee is, dan is het tijd om afscheid te nemen van het systeem, het proces of de checklist (of er sowieso niet aan te beginnen).
En wat mij betreft is het antwoord op vraag 3 het meest bepalend. Houd je eigen workflow mooi en eenvoudig en voeg niets toe dat de boel ingewikkelder maakt.
Laden...
Ik had het eerst zelf niet eens in de gaten maar afgelopen mei was het 15 jaar geleden dat ik startte met deze wekelijkse blog.
Frank Meeuwsen is degene die mij enthousiast gemaakt heeft voor het starten van een blog. Hij deed dat terwijl ik naast hem zat tijdens de GTD-Summit maart 2009 in San Francisco. Frank schreef ter plekke blogs voor LifeHacking, een blog die al langer volgde. Het zag er niet ingewikkeld maar wel super interessant uit.
Aldus werd in mei 2009 deze blog geboren. Ergens in deze vijftien jaren ben ik een keer een aantal weken gestopt omdat ik het even zat was maar al snel vloeide de inspiratie weer.
Een tijd lang heb ik Appie tekeningen toegevoegd (mijn alter ego).
Door de blog heb ik:
- leren schrijven,
- veel bijzondere mensen leren kennen,
- mooie opdrachten gekregen.
Dus ik zeg: Dank aan Frank!
Er is een blogarchief waarin alle blogs op jaar op rij staan. Dat is voor mij leuk maar misschien ook interessant voor jou als lezer. Op moment van schrijven heeft deze blog ruim 650 artikelen.
De top vijf meest gelezen blogs op rij:
- 7 Voicemail teksten
- Statler & Waldorf (uw mening telt)
- Een mappenstructuur die werkt
- De Bila Checklist
- Hoe je een goede actielijst maakt
Drie keer handboek verloting onder de lezers die hieronder reageren
Onder de lezers die de moeite nemen hieronder in de commentaren te reageren (hoe lang je al lezer bent, met iets aardigs, of een ergernis) verloot ik – onder toeziend oog van de thuisnotaris Irka – drie exemplaren van de ringband versie van het Handboek Personal Lean. De gelukkigen stuur ik een e-mail met het verzoek een postadres te sturen. Reageren kan tot en met aanstaande vrijdag. Boeken verstuur ik de maandag daarop.
Dank voor alle interesse in deze jaren. Schrijven is leuk, maar weten dat er ook lezers zijn draagt zeker ook bij de feestvreugde.
Update zaterdag 6-6-24
Ellen, Annemarie en Ilse zijn in de prijzen gevallen en hebben bericht van mij gekregen. Dank allemaal voor de leuke en aardige reacties! Met dank aan de huisnotaris Irka.
Laden...
Zo af en toe verschijnen er foto’s van bureau’s van wetenschappers en schrijvers als bewijs voor de stelling dat juist chaos de moeder is van creativiteit en briljante ideeen. In de orde van ‘zie je wel’.
Daar zit een oorzaak-en-gevolg-omdraai luchtje aan.
Focus
In de tijden dat ik mij focus op één ding ontstaat er onherroepelijk op allerlei andere levensplekken chaos. Dat is nu eenmaal zoals de wereld werkt.
- Ik ben een week heel geconcentreerd bezig om een boek af te ronden en zonder dat ik het in de gaten heb slipt mijn tas, mijn bureau en mijn inbox vol. De keuken wordt een bende. Mijn voicemail en mijn sms loopt vol enz. enz.
- Ik ben een week op reis en daardoor stapelen alle gewone dingen zicht op en liggen er overal zaken om aandacht te roepen. Mijn e-mail is een bende, een map met bonnetjes moet verwerkt enz. enz.
- In het klein: Ik schrijf dit artikel uiteraard zeer geconcentreerd en daarna is mijn net gezette koffie koud.
De reden dat dit gebeurt is natuurlijk dat de wereld niet stil staat wanneer ik mij nog maar bemoei met 1 ding. Dit soort chaos en rommeligheidheid is onlosmakelijk verbonden met focus. Het is er de prijs van en is gelukkig redelijk voorspelbaar.
Chaos
De stelling dat er een mensentype is die chaos/rommelijkheid nodig heeft om tot geniaal werk te komen klopt niet. In mijn ervaring met honderden managers en drukke pro’s ben ik het nog niet tegengekomen dat chaos helpt voor focus. Het zijn wel de mensen die goed kunnen focussen die de daarmee verbonden chaos accepteren en er geen last van lijken te hebben. Maar dat is heel iets anders.
Dus:
Focus leidt altijd tot chaos/rommeligheid
Chaos en rommeligheid leiden nooit tot focus
Wat doen we hier nu mee?
Plan van te voren simpelweg tijd in voor het snel krijgen van overzicht na een door jouw geplande periode van focus. Met een goede workflow heb je jezelf zo weer op de wagen.
De checklist weekreview is daarvoor de beste start.
En hoe zit het dan met de door chaos en rommeligheid minnende collega’s gebruikte citaat van Einstein: ‘Als een rommelig bureau een teken is van een rommelige geest waar is een leeg bureau dan een teken van?’
Voor mij blijft mijn stelling dubbel en dwars overeind. Starten met focus is eenvoudiger vanuit een ‘neutrale’ start. En dat is voor de meeste mensen een opgeruimde start. Je kúnt over de rommel overheen kijken maar het helpt niet!
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Ik hoorde een keer uitspraak van een van de giganten op het gebied van persoonlijke effectiviteit (David Allen) die luidde: Je systeem is pas goed als het ook werkt bij 38º koorts.
Nu kan het statistisch niet anders of een heel aantal lezers van deze blog hadden, hebben of krijgen nog griep. Dus een logische reflectie- of ervaringsvraag is: blijft onze workflow overeind als we griep hebben, onder hoge druk staan, familieperikelen hebben enz.
Als dat niet het geval is dan is er in de meeste gevallen gelukkig niet zo heel veel aan de hand. Toch is het wel heel prettig als je systeem deze toets kan doorstaan.
En op het moment dat je echt geveld bent, is zo’n workflow uiteraard niet echt het meest relevant. Maar des te meer als je ziek aan het worden bent, of aan het uitzieken bent.
Vier tips voor een workflow dat het blijft doen ook als je flink griep hebt.
- Houd je systeem zo simpel als het maar kan
Verander je systeem niet te vaak, als het werkt is het prima, nieuw is niet perse beter
Pas op voor ‘verergbeteren’
- Automatiseer standaard handelingen of besluiten
Alles wat repeteert kan een digi-ding beter en sneller (regels voor e-mailafhandeling, textexpanding, templates e.d.)
- Word onbewust bekwaam ten aanzien van allerlei routines
Gebruik checklists waar dat maar kan
Leer blindtypen
Gebruik sneltoetsen
Gebruik snelonderdelen in Outlook en Word of textexpanders
- Doe je weekreview!
En de reden daarvoor is natuurlijk dat je op basis van een goed overzicht heel snel je prioriteiten kunt stellen en de rest doorgeven aan anderen of on-hold zetten. De Handleiding Weekreview staat bij de free stuff.
Laden...
“Hoe”Gedoe is vermoeiend, niet enthousiasmerend en kost heel veel tijd. Wanneer je in jouw organisatie, afdeling of team te veel tijd kwijt bent aan gepraat over “Hoe-moeten-we-dit-doen?” dan is een van de volgende zaken aan de hand.
Onduidelijk Eigenaarschap
Hoofdregel voor klussen, projecten, resultaten is dat het volstrekt duidelijk is wie wat doet en wanneer het af is. Zodra dit onduidelijk is, ontstaat er de neiging om te praten over het ‘hoe’ der dingen als een escape van het aanspreekbare onontkoombare eigenaarschap van wat-wie-wanneer. Omgekeerd: wanneer het gewenste resultaat superhelder is, wordt een gesprek over hoe veel minder relevant.
Remedie: Maak het resultaat super helder en regel wat-wie-wanneer. Het ‘hoe’ is dan geen issue meer.
Ambacht/professionaliteit ontbreekt
Wanneer degene die eigenaar zou moeten zijn (vanwege positie, functie, verantwoordelijkheid, salaris etc.) simpelweg niet kan wat ie zou moeten kunnen, verschuift het gesprek naar het ‘hoe’. Als je merkt dat dit aan de orde is, denk dan goed na of het een haalbare zaak is voor de betreffende medewerker. Is het antwoord ja (of ja, mits) dan dat helder maken en daar acties opzetten. Is het antwoord nee, dan een andere weg zoeken om het resultaat voor elkaar te krijgen.
Samengevat: Blijf weg van illusies over kunde, ga uit van de realiteit.
Gewenste grip is te groot (micromanagement)
De derde oorzaak van “Hoe”-Gedoe zit in de managementstijl. Als je zelf alles goed kunt en dus een goed oordeel hebt over wat er nodig is (op basis van jouw kennis en ervaring) dan is de verleiding groot om door te gaan vragen op het het ‘hoe’. Of nog erger: het voor te gaan doen. En dat is linke soep. Voordat je het weet ben je druk met het werk van de laag onder je en kom je niet meer toe aan je eigen werk.
Remedie: Laat anderen hun eigen fouten maken en er van leren. Net zoals je dat zelf ook hebt kunnen doen.
Uitzondering: Design
Bij het ontwerpen en onderhouden van processen, procedures, stroomdiagrammen, checklists, trainingen etc. kun je uiteraard beter juist wel tijd besteden om na te denken over het hoe. Daar is het ook niet vermoeiend maar werkt het juist vitaliserend.
Samenvattende tip: Als je het vermoeden hebt van vermoeiend “Hoe”-Gedoe even een pauze inlassen en reflecteren op de bron en er vervolgens iets aan doen.
Laden...
Voor de meesten van ons geldt dat we last en plezier hebben van twee alterego’s. Ik noem ze de planner en de renner. Ze vertegenwoordigen allebei een andere kant van productiviteit.
De planner
Wanneer we in de planner-modus staan, gaan we overzichten en lijstjes maken. We stellen prioriteiten en denken van verre doelen terug naar de eerst mogelijke acties.
De planner geniet van dat overzicht/vergezicht. Het lucht op en geeft de indruk dat alles te doen is wanneer het lukt onszelf bij de planning te houden. Jammer dat er, ook al hebben we een mooi plan, nog niets veranderd is in de wereld. Helaas kun je zelfs zo maar doorschieten en terecht komen in de karikaturale communistische detailplanning die geen relatie meer heeft met de werkelijkheid.
De renner
We doen, we zijn druk, we regelen, we jongleren met acties, tijd, aandacht, energie, relaties, verwachtingen. We krijgen veel afgevinkt en het voelt helemaal geweldig.
Het lijkt helaas wel op het beeld van Alice in Wonderland die na een renpartij met de koningin nog steeds op dezelfde plaats is.
“Alice keek verwonderd om zich heen. ‘Neen, maar, ik geloof dat we steeds onder deze boom zijn gebleven! Alles is nog precies als daarnet!’ ‘Natuurlijk,’ zei de Koningin. ‘Wat had je dan gedacht?’
‘Wel, in ons land,’ zei Alice, die nog steeds een beetje hijgde, ‘kwam je in het algemeen ergens terecht als je een lange tijd erg hard liep, zoals wij hebben gedaan.’ ‘
Wat een traag land is dat dan!’ zei de Koningin. ‘Want hier moet je zo hard lopen als je kan om op de zelfde plaats te blijven. Als je ergens anders wil komen, moet je minstens twee maal zo hard lopen!’”
Samenwerken
De planner en de renner snappen elkaar niet goed.
De planner zou het liefst zien dat de renner gewoon de planning uitvoert en heeft maar weinig gevoel voor de onvermijdelijkheid van dagdagelijkse verstoringen, omwegen die noodzakelijk blijken te zijn, en oplossingen met de spreekwoordelijke ‘ducttape’ .
De renner wil helemaal niet gestuurd worden door een planner die geen gevoel heeft voor de complexiteit en weerbarstigheid van het echte leven.
Er zijn twee routines die ervoor kunnen zorgen dat de planner en de renner het wel goed met elkaar hebben.
Dagreview (daily shutdown)
Dagelijks een beetje plannen en de renner terug laten kijken en vooruitkijken helpt heel goed voor synergie tussen deze twee alter-ego’s. Zie hier voor de routine.
Weekreview
Wekelijks de beide alter-ego’s aan tafel zetten en ze allebei geven wat ze nodig hebben kan super met een checklist weekreview. Mocht je geen weekroutine hebben dan is het nu de tijd om er mee te beginnen.
Wil je leren hoe je dat moet doen? Organiseer een workshop voor je team.
Laden...
Incompany Workshop Personal Lean
E-mail in Control | Agenda in Balans | Ieder Weekend Vakantie
Basisgegevens
- Dagdeel
- Live of Online
- Maximaal 9 (online) of 12 (live) deelnemers
Opbrengsten van de workshop voor de deelnemer:
- Grip op de eindeloze e-mailstroom door het toepassen van Inbox Zero
- Outlook agenda ingericht als een dashboard voor het beheren van tijd en aandacht (de meest schaarse middelen die er zijn)
- Maatwerk checklists van een goede dag- en weekreview zodat het eigen systeem op orde en up-to-date blijft
- Inspiratie en tips voor het werken met een dagplan
Inhoud:
Vooraf krijgen de deelnemers een link naar de drie minuten werkstijltest die de deelnemers een eerste idee geeft over hun werkstijl en de tips die daarbij horen.
De workshop zelf bestaat uit een drieluik
- Inbox Zero. Uitleg over de achterliggende principes en de methodiek. Met behulp van het manual kunnen de deelnemers na de workshop Inbox Zero zelf implementeren.
- Agenda in Balans. Gezichtspunten, wetmatigheden en tools om je agenda in balans te krijgen met je werkdoelen en tijd te hebben voor de leuke en belangrijke dingen van het leven.
- Dagplan & Weekreview. Twee basale routines om zowel je werkdag als je werkweek goed af te sluiten zodat je opgeruimd het weekend in kunt.
De workshop heeft een up-tempo karakter met verschillende werkvormen waardoor we gebruik maken van de concrete context van de deelnemers.
De deelnemers ontvangen de materialen (Handboek Personal Lean, Inbox Zero Manual + de benodigde werkbladen) tijdens de live workshop of bij een online workshop op hun thuisadres of via de organisatie.
Na de workshop ben ik via bellen en e-mail bereikbaar voor vragen die ontstaan in de eerste periode na de workshop.
Prijzen
Online Incompany Workshop
De basisprijs voor een Online Incompany Workshop van een dagdeel is € 1350 exclusief btw. Er kunnen maximaal 9 deelnemers meedoen.
Deze prijs is bij een volle groep € 150 exclusief btw. per deelnemer inclusief de materialen en de mogelijkheid om na de workshop mij te (video-) bellen of mailen over aanvullende vragen.
Voor organisaties die een van mijn workshops op willen nemen in hun standaard aanbod gelden mantel-overeenkomst prijzen afhankelijk van frequenties.
Live Incompany Workshop
De basisprijs voor een live incompany workshop van een dagdeel is € 1950 exclusief btw en binnen de regio groot Rotterdam.
Er kunnen maximaal 12 deelnemers meedoen.
De prijs bij een volle groep is in dit geval € 162,50 excl. btw per deelnemer inclusief materialen en de hierboven beschreven nazorg.
Wil je overleggen over jouw vraag en de mogelijkheden dan zijn er twee opties:
- Bel me op 06 224 559 02
- Stuur me een bericht via contact.
Laden...
Je zal toch maar in een mensberoep werken (onderwijs, jeugdzorg, huisarts, ziekenhuiszorg, politie, brandweer en rechtspraak etc.) en merken dat langzamerhand je hele dag en professionaliteit dicht geplamuurd wordt met protocollen, richtlijnen, procedures en andere kwaliteitszaken met de daarbij onvermijdelijke vastleggingen.
