48 Zoekresultaten voor checklist
Je zal toch maar in een mensberoep werken (onderwijs, jeugdzorg, huisarts, ziekenhuiszorg, politie, brandweer en rechtspraak etc.) en merken dat langzamerhand je hele dag en professionaliteit dicht geplamuurd wordt met protocollen, richtlijnen, procedures en andere kwaliteitszaken met de daarbij onvermijdelijke vastleggingen.
Gij zult …
Mijn ervaring is dat het al dat geplamuur leidt tot “verplicht handelen”. Je wordt geacht precies dat te doen wat andere vakbroeders (uiteraard zeer ervaren) hebben uitgedacht. Afwijken mag maar … dan ben ben je wel van kop tot staart persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk. De argumenten voor het protocol zijn de transparantie en de kracht die zit in standaardisatie (en natuurlijk de efficiëntie in tijd en geld).
De ellende is dat er natuurlijk ook altijd wel íets rationeels aan is. Het is niet zo gek om een rijtje “moet-ik-aan-denken/moet-ik-niet-vergeten” dingen te hebben. Maar toch … er is echt iets aan de hand met die protocollen en richtlijnen: ze zijn verbonden zijn met rechtmatigheid en doelmatigheid en dus met financiële kwesties. Ieder weldenkend mens kan zien dat deze op beheersing gebaseerde route doodloopt en maakt dat er veel te weinig mensen op die plekken willen werken.
Zodra het protocol iets zegt over een ontmoeting tussen een mens en een ander mens gaat er iets mis omdat er zo’n oneindige variëteit bestaat als het om mensen gaat dat een protocol daar geen recht aan kán doen. De professionaliteit verschuift bij protocollair handelen van binnen (verankerd in denken, voelen en handelen van de professional) naar buiten (naar het protocol) en dat levert verlies van echte waarde op, een toename van bureaucratie en vervreemding en daarmee als je breed durft te kijken juist verspilling van tijd en geld.
Wat dan wel?
In het boekje The Checklist Manifesto (ook te krijgen in het Nederlands) beschrijft Atul Gawande (chirurg) hoe hij heeft geleerd extreem complexe en over elkaar heen buitelende medisch/chirurgische problemen op de intencive care afdeling te lijf te gaan met checklists. Zijn boodschap is dat we in plaats van te werken met protocollen veel beter kunnen leren werken met zelf ontwikkelde, begrepen en opgestelde checklists.
Een checklist is een direct bruikbare en toepasbare samenvatting van de kennis en ervaring die in een groep samenwerkende mensen voorhanden is. De laatste stand van de eigen ervaringswetenschap.
Werken met een checklist bevrijdt ons van door anderen opgelegd verplicht handelen. Een checklist is een instrument dat in tijden van drukte en bij complexe afwegingen ondersteunend en uiteraard soms ook zelfverkozen verplichtend is. De (helpende, verzorgende, verplegende, genezende) mens wordt niet gestuurd door de checklist maar gebruikt deze en dat is naar mijn mening een essentieel verschil.
En daarom wat mij betreft: Lang Leve de Checklist!
En wat heeft dat met ons te maken?
Checklists zijn bijzonder handig als je slim wilt samenwerken. Op deze website zijn er tientallen voorbeelden te vinden van handige lijstjes. Een maatwerk checklist is ook onontkoombaar bij een degelijke weekreview. Wil je als proef op de som een eigen checklist maken voor jouw unieke weekreview? Dan kun je de handleiding hier downloaden.
Checklist for Checklists
Deze checklist geeft precies aan waar het om draait bij een goede checklist. Als je op de afbeelding klikt komt deze groot in beeld.
Laden...
Hieronder een kleine checklist met zaken die je beter voor je vakantie even langsloopt zodat je onbezorgd weg kunt en het ‘op de zaak’ goed achterlaat zodat je er niet meer aan hoeft te denken.
Agenda
- Vakantiedagen een eigen kleur geven gedurende kantoortijden (alsof het een afspraak is).
- Agenda leegmaken door je af te melden voor alle cyclische en alle andere overleggen, bijeenkomsten, opleidingsdingen enz. (Haal de bijeenkomst ook echt uit je agenda zodat deze leeg wordt en je een visueel beeld hebt van de zaken waarvoor je je nog niet hebt afgemeld).
- Laatste dagdeel voor je vakantie leegplannen en daarin een grondige weekreview doen.
- Eerste dagdeel na je vakantie leegplannen (agenda review doen, mail bijwerken, even bijpraten, bij lezen).
Mail
- Tijdelijk mapje aanmaken met titel “na de vakantie afhandelen”
- Out-of-office aanzetten en in je agenda (+ melding in agenda ‘out of office uitzetten’).
Taken/resultatenlijst
- Lijst maken: moet af voor de vakantie
- Lijst + eventueel digitale + fysieke plek maken: na de vakantie doen
Samenwerking
- Wie moet weten dat ik er niet ben en hoe zorg ik ervoor wanneer en hoe dat die dit weten
- Wie heeft welke info nodig van mij en hoe zorg ik ervoor dat die deze info heeft
Telefoon
- Voicemail bericht aanpassen ( + melding in agenda ‘voicemail bericht terugzetten’)
Spullen (hardware, info)
- Wat is op de zaak dat ik liever thuis heb
- Wat is thuis dat ik liever op de zaak heb
Met deze kleine checklist in de hand kom je door het gansche land (en ook nog wel verder).
Heb je aanvullingen? Zet ze ajb in de reacties hieronder.
Stel ik heel erg op prijs.
Laden...
Een bilateraal overleg (bila) is een overleg tussen twee personen die een verantwoordelijkheids- of aandachtsgebied delen.
De onderstaande checklist is gericht op de variant leidinggevende-medewerker.
Waarom
Denk heel goed na waarom je een bila inricht. Een bila kan een heel zinnige vorm van overleg zijn, het kan ook verspilling van tijd en aandacht zijn. Redenen om een bila in te richten zouden kunnen zijn:
- voorkomen van veel spontaan binnenloop overleg;
- voorkomen van veel andere communicatie (bellen/e-mail etc.);
- kennisoverdracht, coaching en begeleiding;
- bespreken van gevoelige of emotionele onderwerpen.
Met wie
Een bila kan waardevol zijn in bijvoorbeeld de volgende situaties:
- medewerker is junior;
- medewerker bevindt zich in een functioneringstraject;
- er loopt een strategisch project en doorlopende afstemming is noodzakelijk.
Een vaste cyclus van bila’s organiseren met iedereen van dezelfde functiecategorie is geen goed idee. Een zeer ervaren senior medewerker vraagt iets anders dan een net binnengekomen junior.
Hoe vaak
Iedere dag een bila kan zinnig zijn en eenmaal per maand kan ook zinnig zijn. Denk hier goed over na en zorg dat je afspraken die je daarover maakt tijdelijk houdt.
Hoe lang
Kort! Een bila langer dan een half uur verliest zijn functie. Een kwartier kan ook heel goed werken als het goed is voorbereid. Een standaardtijd van een kwartier eventueel na afstemming te verlengen tot een half uur is een prima werkbare vorm.
Lijst of open gesprek
Een lijst bespreekpunten dient als agenda voor de bila.
Soms gaat de lijst aan de kant omdat er iets anders aan de orde is in het moment.
Wie doet wat | voor en nabereiding
De medewerker brengt de lijst met bespreekpunten mee – en is daarmee verantwoordelijk voor de voorbereiding. De leidinggevende vult de lijst aan en is voorzitter van het moment (en bewaakt de tijd). De medewerker legt de afspraken vast en koppelt die op een overeengekomen manier terug aan de leidinggevende.
Overzicht en onderhoud
Zorg dat je als leidinggevende een compleet overzicht hebt van alle bila’s inclusief hun duur en hun frequentie en review dit overzicht twee keer per jaar (zomerreces, kerstreces). Dat is de beste manier om ervoor te zorgen dat ieder bilateraal overleg waardevol blijft en synergie oplevert.
Dat is het. Aanvullingen graag hieronder dan hebben we er allemaal iets aan.
Laden...
Bezuinigen is:
- zaken niet meer doen
- zaken minder doen
- zaken slimmer doen
- zaken goedkoper doen
- zaken eenvoudiger doen
Hierna een aantal items, vragen, ideeën die behulpzaam kunnen zijn als er bezuinigingen aan de orde zijn (en waar is dat niet het geval op dit moment).
Zaken niet meer doen
- Start met de vraag: ‘Waar gaan we mee ophouden?’ Denk net als Robert Townshend in een functie “Vice President in charge of killing things”. Zet een bril op die rondkijkt en vraagt: wat doen we eigenlijk zoal hier en wat zou er gebeuren als we ermee ophielden? Kunnen we dat uitproberen. Beroemde voorbeelden: relatiegeschenken, bedrijfsmagazines enz.
- Portfolio/taken-discussie: Wat staat er op onze menukaart dat relatief veel kost (mensen, geld, middelen) en weinig oplevert? Kunnen we besluiten “sterfhuis-activiteiten” eerder stop te zetten.
- Functie-discussie: Welke functies hebben de minste toegevoegde waarde in de procesketens? Kan het bedrijf zonder deze functie(s).
Zaken minder doen
- Kaasschaafmethode toepassen. Alle afdelingen een generiek percentage bezuinigingen opleggen met behoud van zoveel mogelijk toegevoegde waarde voor de interne of externe klant. Moet vergezeld gaan met vrijheid van handelen omdat er anders onmacht ontstaat.
- Overservice-punten opsporen en verwijderen en tegelijk de verwachtingen van interne en externe klanten bijstellen.
Zaken slimmer doen
- Zoek naar de volgende verspillingen:
– overproductie
– te veel transport
– te veel voorraad
– fouten en bijna ongelukken (leiden tot herwerk)
– overbodige beweging van mensen
– wachten
en kijk voor honderden voorbeelden op www.7verspillingen.nl (ik weet het, ik noem er hier 6 want de 7e komt hierna)
- maak waardestroom tekeningen om deze verspillingen in beeld te krijgen
- ruim alle werkruimtes op en richt zo zo slim mogelijk in met de 5S methodiek
Zaken goedkoper doen
- Kijk naar al je inkoop processen
- Koop minder nieuw maar verbeter je onderhoud (leer van de Amish)
- Koop tweedehands als het even goed voldoet als nieuw
- Zoek naar zaken en functies waar je al wel voor betaald hebt maar die je niet gebruikt en waarvoor je andere dingen inzet. (komt veel voor bij software).
- Vraag iedereen in de organisatie met 3 verbeter-dingen te komen
- Vraag alle stake-holders feedback op overbodige zaken, functies, communicatie enz.
Zaken eenvoudiger doen
- Neem tijd om complexiteit in processen op te sporen en gebruik de intelligentie van alle betrokkenen bij het proces om vereenvoudigingen door te voeren. Complexiteit komt vaak voor in
– redundantie (dubbel doen voor de zekerheid);
– controles (onzekerheid over de kwaliteit van het proces);
– te ingewikkelde software (Zwitsers zakmes syndroom);
– onduidelijk eigenaarschap.
De beste manier om bezuinigingen voor te blijven is het ontwikkelen van een cultuur waarin iedere vastlegging van een routine/proces/protocol alleen maar dient voor een volgende verbetering. Alles in de organisatie blijft klad want onderwerp van beheersing en creativiteit tegelijk.
Zie deze blog voor een uitwerking van deze laatste strategie.
Laden...
Een gezond proces is een mooie, elegante, slanke, flexibele routine. Het heeft karakter en ‘leeft’. Om te beoordelen of een proces doet wat het moet doen kun je de volgende 5 vragen als check gebruiken.
1. Is het proces ‘waardevol‘? (oordeel van de klant)
2. Is het proces ‘bekwaam‘? (iedere keer een goed resultaat)
3. Is het proces ‘beschikbaar‘? (iedere keer als we het willen inzetten)
4. Is het proces ‘adequaat‘? (gebruikt precies voldoende middelen en tijd)
5. Is het proces ‘flexibel’? (kan makkelijk en tegen weinig kosten worden aangepast of veranderd)
Allemaal ‘ja’: dan is het proces briljant en levert het voorspelbaar en duurzaam waarde voor de afnemer-klant. Als er één of meer ‘nee’-antwoorden zijn is er ruimte voor verbetering en is de richting gegeven.
Laden...
Ik had het eerst zelf niet eens in de gaten maar afgelopen mei was het 15 jaar geleden dat ik startte met deze wekelijkse blog.
Frank Meeuwsen is degene die mij enthousiast gemaakt heeft voor het starten van een blog. Hij deed dat terwijl ik naast hem zat tijdens de GTD-Summit maart 2009 in San Francisco. Frank schreef ter plekke blogs voor LifeHacking, een blog die al langer volgde. Het zag er niet ingewikkeld maar wel super interessant uit.
Aldus werd in mei 2009 deze blog geboren. Ergens in deze vijftien jaren ben ik een keer een aantal weken gestopt omdat ik het even zat was maar al snel vloeide de inspiratie weer.
Een tijd lang heb ik Appie tekeningen toegevoegd (mijn alter ego).
Door de blog heb ik:
- leren schrijven,
- veel bijzondere mensen leren kennen,
- mooie opdrachten gekregen.
Dus ik zeg: Dank aan Frank!
Er is een blogarchief waarin alle blogs op jaar op rij staan. Dat is voor mij leuk maar misschien ook interessant voor jou als lezer. Op moment van schrijven heeft deze blog ruim 650 artikelen.
De top vijf meest gelezen blogs op rij:
- 7 Voicemail teksten
- Statler & Waldorf (uw mening telt)
- Een mappenstructuur die werkt
- De Bila Checklist
- Hoe je een goede actielijst maakt
Drie keer handboek verloting onder de lezers die hieronder reageren
Onder de lezers die de moeite nemen hieronder in de commentaren te reageren (hoe lang je al lezer bent, met iets aardigs, of een ergernis) verloot ik – onder toeziend oog van de thuisnotaris Irka – drie exemplaren van de ringband versie van het Handboek Personal Lean. De gelukkigen stuur ik een e-mail met het verzoek een postadres te sturen. Reageren kan tot en met aanstaande vrijdag. Boeken verstuur ik de maandag daarop.
Dank voor alle interesse in deze jaren. Schrijven is leuk, maar weten dat er ook lezers zijn draagt zeker ook bij de feestvreugde.
Update zaterdag 6-6-24
Ellen, Annemarie en Ilse zijn in de prijzen gevallen en hebben bericht van mij gekregen. Dank allemaal voor de leuke en aardige reacties! Met dank aan de huisnotaris Irka.
Laden...
Zo af en toe verschijnen er foto’s van bureau’s van wetenschappers en schrijvers als bewijs voor de stelling dat juist chaos de moeder is van creativiteit en briljante ideeen. In de orde van ‘zie je wel’.
Daar zit een oorzaak-en-gevolg-omdraai luchtje aan.
Focus
In de tijden dat ik mij focus op één ding ontstaat er onherroepelijk op allerlei andere levensplekken chaos. Dat is nu eenmaal zoals de wereld werkt.
- Ik ben een week heel geconcentreerd bezig om een boek af te ronden en zonder dat ik het in de gaten heb slipt mijn tas, mijn bureau en mijn inbox vol. De keuken wordt een bende. Mijn voicemail en mijn sms loopt vol enz. enz.
- Ik ben een week op reis en daardoor stapelen alle gewone dingen zicht op en liggen er overal zaken om aandacht te roepen. Mijn e-mail is een bende, een map met bonnetjes moet verwerkt enz. enz.
- In het klein: Ik schrijf dit artikel uiteraard zeer geconcentreerd en daarna is mijn net gezette koffie koud.
De reden dat dit gebeurt is natuurlijk dat de wereld niet stil staat wanneer ik mij nog maar bemoei met 1 ding. Dit soort chaos en rommeligheidheid is onlosmakelijk verbonden met focus. Het is er de prijs van en is gelukkig redelijk voorspelbaar.
Chaos
De stelling dat er een mensentype is die chaos/rommelijkheid nodig heeft om tot geniaal werk te komen klopt niet. In mijn ervaring met honderden managers en drukke pro’s ben ik het nog niet tegengekomen dat chaos helpt voor focus. Het zijn wel de mensen die goed kunnen focussen die de daarmee verbonden chaos accepteren en er geen last van lijken te hebben. Maar dat is heel iets anders.
Dus:
Focus leidt altijd tot chaos/rommeligheid
Chaos en rommeligheid leiden nooit tot focus
Wat doen we hier nu mee?
Plan van te voren simpelweg tijd in voor het snel krijgen van overzicht na een door jouw geplande periode van focus. Met een goede workflow heb je jezelf zo weer op de wagen.
De checklist weekreview is daarvoor de beste start.
En hoe zit het dan met de door chaos en rommeligheid minnende collega’s gebruikte citaat van Einstein: ‘Als een rommelig bureau een teken is van een rommelige geest waar is een leeg bureau dan een teken van?’
Voor mij blijft mijn stelling dubbel en dwars overeind. Starten met focus is eenvoudiger vanuit een ‘neutrale’ start. En dat is voor de meeste mensen een opgeruimde start. Je kúnt over de rommel overheen kijken maar het helpt niet!
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Ik hoorde een keer uitspraak van een van de giganten op het gebied van persoonlijke effectiviteit (David Allen) die luidde: Je systeem is pas goed als het ook werkt bij 38º koorts.
Nu kan het statistisch niet anders of een heel aantal lezers van deze blog hadden, hebben of krijgen nog griep. Dus een logische reflectie- of ervaringsvraag is: blijft onze workflow overeind als we griep hebben, onder hoge druk staan, familieperikelen hebben enz.
Als dat niet het geval is dan is er in de meeste gevallen gelukkig niet zo heel veel aan de hand. Toch is het wel heel prettig als je systeem deze toets kan doorstaan.
En op het moment dat je echt geveld bent, is zo’n workflow uiteraard niet echt het meest relevant. Maar des te meer als je ziek aan het worden bent, of aan het uitzieken bent.
Vier tips voor een workflow dat het blijft doen ook als je flink griep hebt.
- Houd je systeem zo simpel als het maar kan
Verander je systeem niet te vaak, als het werkt is het prima, nieuw is niet perse beter
Pas op voor ‘verergbeteren’
- Automatiseer standaard handelingen of besluiten
Alles wat repeteert kan een digi-ding beter en sneller (regels voor e-mailafhandeling, textexpanding, templates e.d.)
- Word onbewust bekwaam ten aanzien van allerlei routines
Gebruik checklists waar dat maar kan
Leer blindtypen
Gebruik sneltoetsen
Gebruik snelonderdelen in Outlook en Word of textexpanders
- Doe je weekreview!
En de reden daarvoor is natuurlijk dat je op basis van een goed overzicht heel snel je prioriteiten kunt stellen en de rest doorgeven aan anderen of on-hold zetten. De Handleiding Weekreview staat bij de free stuff.
Laden...
“Hoe”Gedoe is vermoeiend, niet enthousiasmerend en kost heel veel tijd. Wanneer je in jouw organisatie, afdeling of team te veel tijd kwijt bent aan gepraat over “Hoe-moeten-we-dit-doen?” dan is een van de volgende zaken aan de hand.
Onduidelijk Eigenaarschap
Hoofdregel voor klussen, projecten, resultaten is dat het volstrekt duidelijk is wie wat doet en wanneer het af is. Zodra dit onduidelijk is, ontstaat er de neiging om te praten over het ‘hoe’ der dingen als een escape van het aanspreekbare onontkoombare eigenaarschap van wat-wie-wanneer. Omgekeerd: wanneer het gewenste resultaat superhelder is, wordt een gesprek over hoe veel minder relevant.
Remedie: Maak het resultaat super helder en regel wat-wie-wanneer. Het ‘hoe’ is dan geen issue meer.
Ambacht/professionaliteit ontbreekt
Wanneer degene die eigenaar zou moeten zijn (vanwege positie, functie, verantwoordelijkheid, salaris etc.) simpelweg niet kan wat ie zou moeten kunnen, verschuift het gesprek naar het ‘hoe’. Als je merkt dat dit aan de orde is, denk dan goed na of het een haalbare zaak is voor de betreffende medewerker. Is het antwoord ja (of ja, mits) dan dat helder maken en daar acties opzetten. Is het antwoord nee, dan een andere weg zoeken om het resultaat voor elkaar te krijgen.
Samengevat: Blijf weg van illusies over kunde, ga uit van de realiteit.
Gewenste grip is te groot (micromanagement)
De derde oorzaak van “Hoe”-Gedoe zit in de managementstijl. Als je zelf alles goed kunt en dus een goed oordeel hebt over wat er nodig is (op basis van jouw kennis en ervaring) dan is de verleiding groot om door te gaan vragen op het het ‘hoe’. Of nog erger: het voor te gaan doen. En dat is linke soep. Voordat je het weet ben je druk met het werk van de laag onder je en kom je niet meer toe aan je eigen werk.
Remedie: Laat anderen hun eigen fouten maken en er van leren. Net zoals je dat zelf ook hebt kunnen doen.
Uitzondering: Design
Bij het ontwerpen en onderhouden van processen, procedures, stroomdiagrammen, checklists, trainingen etc. kun je uiteraard beter juist wel tijd besteden om na te denken over het hoe. Daar is het ook niet vermoeiend maar werkt het juist vitaliserend.
Samenvattende tip: Als je het vermoeden hebt van vermoeiend “Hoe”-Gedoe even een pauze inlassen en reflecteren op de bron en er vervolgens iets aan doen.
Laden...
Voor de meesten van ons geldt dat we last en plezier hebben van twee alterego’s. Ik noem ze de planner en de renner. Ze vertegenwoordigen allebei een andere kant van productiviteit.
De planner
Wanneer we in de planner-modus staan, gaan we overzichten en lijstjes maken. We stellen prioriteiten en denken van verre doelen terug naar de eerst mogelijke acties.
De planner geniet van dat overzicht/vergezicht. Het lucht op en geeft de indruk dat alles te doen is wanneer het lukt onszelf bij de planning te houden. Jammer dat er, ook al hebben we een mooi plan, nog niets veranderd is in de wereld. Helaas kun je zelfs zo maar doorschieten en terecht komen in de karikaturale communistische detailplanning die geen relatie meer heeft met de werkelijkheid.
De renner
We doen, we zijn druk, we regelen, we jongleren met acties, tijd, aandacht, energie, relaties, verwachtingen. We krijgen veel afgevinkt en het voelt helemaal geweldig.
Het lijkt helaas wel op het beeld van Alice in Wonderland die na een renpartij met de koningin nog steeds op dezelfde plaats is.
“Alice keek verwonderd om zich heen. ‘Neen, maar, ik geloof dat we steeds onder deze boom zijn gebleven! Alles is nog precies als daarnet!’ ‘Natuurlijk,’ zei de Koningin. ‘Wat had je dan gedacht?’
‘Wel, in ons land,’ zei Alice, die nog steeds een beetje hijgde, ‘kwam je in het algemeen ergens terecht als je een lange tijd erg hard liep, zoals wij hebben gedaan.’ ‘
Wat een traag land is dat dan!’ zei de Koningin. ‘Want hier moet je zo hard lopen als je kan om op de zelfde plaats te blijven. Als je ergens anders wil komen, moet je minstens twee maal zo hard lopen!’”
Samenwerken
De planner en de renner snappen elkaar niet goed.
De planner zou het liefst zien dat de renner gewoon de planning uitvoert en heeft maar weinig gevoel voor de onvermijdelijkheid van dagdagelijkse verstoringen, omwegen die noodzakelijk blijken te zijn, en oplossingen met de spreekwoordelijke ‘ducttape’ .
De renner wil helemaal niet gestuurd worden door een planner die geen gevoel heeft voor de complexiteit en weerbarstigheid van het echte leven.
Er zijn twee routines die ervoor kunnen zorgen dat de planner en de renner het wel goed met elkaar hebben.
Dagreview (daily shutdown)
Dagelijks een beetje plannen en de renner terug laten kijken en vooruitkijken helpt heel goed voor synergie tussen deze twee alter-ego’s. Zie hier voor de routine.
Weekreview
Wekelijks de beide alter-ego’s aan tafel zetten en ze allebei geven wat ze nodig hebben kan super met een checklist weekreview. Mocht je geen weekroutine hebben dan is het nu de tijd om er mee te beginnen.
Wil je leren hoe je dat moet doen? Organiseer een workshop voor je team.
Laden...
Incompany Workshop Personal Lean
E-mail in Control | Agenda in Balans | Ieder Weekend Vakantie
Basisgegevens
- Dagdeel
- Live of Online
- Maximaal 9 (online) of 12 (live) deelnemers
Opbrengsten van de workshop voor de deelnemer:
- Grip op de eindeloze e-mailstroom door het toepassen van Inbox Zero
- Outlook agenda ingericht als een dashboard voor het beheren van tijd en aandacht (de meest schaarse middelen die er zijn)
- Maatwerk checklists van een goede dag- en weekreview zodat het eigen systeem op orde en up-to-date blijft
- Inspiratie en tips voor het werken met een dagplan
Inhoud:
Vooraf krijgen de deelnemers een link naar de drie minuten werkstijltest die de deelnemers een eerste idee geeft over hun werkstijl en de tips die daarbij horen.
De workshop zelf bestaat uit een drieluik
- Inbox Zero. Uitleg over de achterliggende principes en de methodiek. Met behulp van het manual kunnen de deelnemers na de workshop Inbox Zero zelf implementeren.
- Agenda in Balans. Gezichtspunten, wetmatigheden en tools om je agenda in balans te krijgen met je werkdoelen en tijd te hebben voor de leuke en belangrijke dingen van het leven.
- Dagplan & Weekreview. Twee basale routines om zowel je werkdag als je werkweek goed af te sluiten zodat je opgeruimd het weekend in kunt.
De workshop heeft een up-tempo karakter met verschillende werkvormen waardoor we gebruik maken van de concrete context van de deelnemers.
De deelnemers ontvangen de materialen (Handboek Personal Lean, Inbox Zero Manual + de benodigde werkbladen) tijdens de live workshop of bij een online workshop op hun thuisadres of via de organisatie.
Na de workshop ben ik via bellen en e-mail bereikbaar voor vragen die ontstaan in de eerste periode na de workshop.
Prijzen
Online Incompany Workshop
De basisprijs voor een Online Incompany Workshop van een dagdeel is € 1350 exclusief btw. Er kunnen maximaal 9 deelnemers meedoen.
Deze prijs is bij een volle groep € 150 exclusief btw. per deelnemer inclusief de materialen en de mogelijkheid om na de workshop mij te (video-) bellen of mailen over aanvullende vragen.
Voor organisaties die een van mijn workshops op willen nemen in hun standaard aanbod gelden mantel-overeenkomst prijzen afhankelijk van frequenties.
Live Incompany Workshop
De basisprijs voor een live incompany workshop van een dagdeel is € 1950 exclusief btw en binnen de regio groot Rotterdam.
Er kunnen maximaal 12 deelnemers meedoen.
De prijs bij een volle groep is in dit geval € 162,50 excl. btw per deelnemer inclusief materialen en de hierboven beschreven nazorg.
Wil je overleggen over jouw vraag en de mogelijkheden dan zijn er twee opties:
- Bel me op 06 224 559 02
- Stuur me een bericht via contact.
Laden...
Er is iets bijzonders met tijd. Je zou denken ‘snel is altijd goed’ want dan hou je tijd over.
Hoe zit dat met zaken sneller doen of juist vertragen. Kan dat en wat is het gevolg daarvan? Daarover gaat dit tikkie filosofisch artikel.
Een workflow is een doordachte manier van werken die je zo internaliseert of automatiseert dat de routine/gewoonte zichzelf draagt en jij er nauwelijks meer energie in hoeft te stoppen.
Het is een mooi woord: workflow | werkstroom. Voor mij verbeeldt het woord dat er een stroom is die haar eigen tempo heeft. Het werk loopt soepel door, of met de stroom mee, in een eigen elegante cadans.
In de muziek heet deze cadans: ‘tempo giusto. Een beetje muzikant voelt het juiste tempo dat hoort bij een bepaald stuk als vanzelf aan. Ik denk dat dit met workflows ook zo is.
Een workflow kun je bewust inrichten met een checklist, visualiseren met een stroomdiagram, met een mindmap enz. Het enige wat je hoeft doen is regelmatig uit de ‘het-loopt-vanzelf-stand’ gaan en je workflow een APK geven.
Kun je je workflow versnellen en zo in workfast terecht komen?
Probeer het. Soms levert het inzicht op maar vaker kom je erachter dat dit niet zo veel zin heeft wanneer de stappen gelijk blijven. Je loopt al snel aan tegen de eigen logica van de stroom zodat je struikelt of herwerk moet doen of – nog dommer – te veel doet omdat je te snel ging.
Kun je je workflow vertragen en zo in workslow terecht komen?
Dat kan en is soms ook heel zinnig. De prijs is dat je er veel bewustzijn, energie en intelligentie instopt en dat heeft alleen zin als je bezig met een APK-ronde ten aanzien van je routine. Als je de bevindingen van de workslow weer integreert in je workflow wordt deze sneller. Dan is het tegelijk ook een nieuwe incarnatie van je workflow geworden. Met een nieuw ‘tempo giusto’ die je zo maar eens sneller bij je resultaat zou kunnen brengen!
Wil je een experiment met een e-mail workflow of een agenda workflow? Meld je dan aan voor een Online Workshop Personal Lean.
Laden...
Je agenda staat veel te vol met afspraken.
Zonder dat je je er bewust van was, heb je zo vaak op ‘Accepteer’ geklikt dat het niet meer in verhouding is met je eigen werk en met de ad hoc zaken die er nu eenmaal erbij horen.
Wat is de strategie om dat vanaf nu te voorkomen?
- Zet alle nieuwe agendaverzoeken – tijdelijk – in een apart mapje met de naam ‘Agendaverzoeken’.
- Besluit twee keer per week over de binnengekomen agendaverzoeken aan de hand van een checklist (zie onder).
- Geef bij je (gedeeltelijke) afmeldingen je motivatie door aan de betreffende voorzitter.
Checklist
De checklist is een belangrijk instrument en tegelijk maatwerk per werkstijl en functie.
Waar zou je aan kunnen denken als criteria?
- Is er een duidelijke agenda, weet ik waar dit over gaat en kan ik beoordelen wat mijn toegevoegde waarde is?
- Is dit een vergadering waarbij informatie wordt gedeeld, beelden worden opgebouwd of besluiten worden genomen?
- Moet ik er echt bij zijn of is mij naderhand laten informeren door een deelnemer ook voldoende?
- Hoe lang duurt de vergadering, hoeveel deelnemers zijn er uitgenodigd, wie is voorzitter?
- Hoeveel voorbereidingstijd (inclusief reistijd) vraagt deze vergadering van mij?
Toegevoegde waarde
De belangrijkste afweging is of je bijdrage voor de organisatie groter is als deelnemer aan deze vergadering of dat je in dit geval beter kunt werken aan iets anders.
Neem de moeite om je afwegingen bij eventueel afmelden – of voorstellen voor gedeeltelijk aanwezig zijn – te motiveren aan de voorzitter. Doe je dit aardig en waardig dan schonen de uitnodigingen zichzelf ook nog eens op omdat iedereen steeds beter weet wanneer je wel en niet wil aanschuiven.
Laden...
Je zal toch maar in een mensberoep werken (onderwijs, jeugdzorg, huisarts, ziekenhuiszorg, politie, brandweer en rechtspraak etc.) en merken dat langzamerhand je hele dag en professionaliteit dicht geplamuurd wordt met protocollen, richtlijnen, procedures en andere kwaliteitszaken met de daarbij onvermijdelijke vastleggingen.
