Negen vuistregels voor het simpel terugvinden van bestanden

Het lijkt misschien een saai onderwerp maar is het zeker niet. Er wordt in ons landje onnoemelijk veel tijd versleten met het zoeken naar en terugvinden van bestanden. In deze blogpost op rij wat de meest waardevolle regels zijn voor een mappenstructuur, naamgeving van bestanden en slim zoeken.

Vroeger liep ik door gangen die volstonden met kasten met daarin ordners. Ook de werkkamers stonden vol met halfhoge ladenkasten, hangmapsystemen en daarnaast lagen alle horizontale oppervlaktes vol met papier, boeken en todo-blokken. Zoeken was een fysieke activiteit.

Dat is nu wel anders. Ik loop door strakke gangen en open ruimtes waar geen kast meer te vinden is. Het probleem is daarmee helaas niet opgelost maar verplaatst. Alles wat zichtbaar was is onzichtbaar geworden want verplaatst naar de virtuele wereld. Zoeken is nu turen op een scherm met rimpels in je voorhoofd.

Vuistregels

Gebruik deze vuistregels voor het simpel terugvinden van je bestanden. De eerste vuistregels gaan over opbergen de laatste over zoeken. Beiden zijn nodig.

1. Deel je mappenstructuur op in drie logische delen
Ik heb deze manier van ordenen beschreven in deze blogpost.

2. Gebruik logische consistente bestandsnamen.
Onderdelen van een goede bestandsnaam kunnen zijn: datumstempel (171020), categorie ‘offerte’ en een paar steekwoorden als representant van de inhoud. Zie deze blogpost voor tips voor bestandsnamen.

3. Zet alle bestanden van voor datum X naar een archiefplek (a-z geordend).

4. Maak één medewerker verantwoordelijk voor de hoofdstructuur.
Nummer de mappen die bij deze structuur horen. Zet de meest gebruikte mappen op nummer 1, 2 en 3. Beperk je tot steeds een laag van maximaal 7 + 2 mappen om het overzicht te behouden (en ga eventueel daarna een laag dieper).

5. Organiseer twee x per jaar een opruim/opschoonmoment. Geef iedereen op een rustig moment een map waar hij goed in thuis is en speel virtueel Hendrik Jan de tuinman. Tegelijk doen is het leukst. Wieden en snoeien dus!

6. Verbied mapjes met de namen: ‘allerlei’, ‘algemeen’, ‘diversen’ enz.

7. Gebruik zoeken in de verkenner
Eerst ga je naar de Verkenner met ‘Windowstoets-E’ en daarna gebruik je ‘Ctrl-F’ om vlot in het zoekveld te komen. Type de steekwoorden uit het bestand dat je zoekt. Je krijgt dan direct een lijst te zien van bestanden die voldoen aan jou zoekvraag. Verfijn het eventueel als je nog niet direct vindt wat je zoekt. Wel eerst je zoekinstellingen optimaliseren want die staan niet vanzelf goed.

8. Zet de door jou het meest vaak gebruikte mappen of bestanden in de verkenner onder snelle toegang.
Dat lukt door ze gewoon daarnaar toe slepen. Windows maakt dan een snelkoppeling voor je (rechtermuisklik:  ‘vastmaken aan Snelle toegang’ kan ook). De mappen krijgen een pin-icoontje achter hun naam (zie plaatje).

9. Maak een checklist van de door jou (of je team) te hanteren vuistregels en bespreek die wanneer nodig (en stel dan uiteraard ook weer bij indien nodig).

Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk

Beoordeel deze tip:

1 beoordelingen

Laden...