7 Bouwstenen voor vruchtbaar vergaderen (live, hybride of online)

Voorzitten van een vergadering is een ambacht. Af en toe eens reflecteren op deze 7 bouwstenen helpt je steeds weer iets te vinden wat mogelijk beter kan. Of het nu live aan tafel, online of in de moderne mix hybride variant is.

De 7 bouwstenen op rij.

1. Weet wat voor soort bijeenkomst aan de orde is

Er zijn globaal drie typen bijeenkomsten.

a. Tactisch (over uitvoeringszaken)
Hier lossen we problemen op. Stemmen zaken af. Reviewen resultaten enz. Deze bijeenkomsten zijn over het algemeen snel en kort.
b. Bestuurlijk (over proces)
Hier richten we processen, projecten en strategieën in. Hier beoordelen we voortgang en bespreken we of we op koers zijn. Deze bijeenkomsten hebben onderhoudskarakter worden vaak cyclisch gepland.
c. Strategisch (over redenen en doelen)
Hier staan we stil bij de lange termijnzaken. Deze bijeenkomsten hoeven niet heel vaak gehouden te worden. We hebben er daarentegen wel echt tijd en aandacht voor nodig.

2. Houdt de reden van de bijeenkomst/of het agendapunt helder

Zorg voor een agenda die ruim van te voren  beschikbaar is. Zet de agenda en de stukken op een vaste plek (bijvoorbeeld in een team/kanaal in MS Teams) waar iedere beoogde deelnemer bij kan en spreek haalplicht af.

Er zijn 5 redenen om een bijeenkomst te houden of een agendapunt op te voeren.

• Informatie geven
  Bijeenkomsten als briefing, voorlichting, nieuwe omstandigheden, producten, medewerkers, protocollen enz.
• Informatie verzamelen
  Bijeenkomsten om data, meningen, beelden, ideeën enz. te verzamelen om met elkaar een zo compleet mogelijk beeld te hebben van de werkelijkheid.
• Opties ontwikkelen
  De verzamelde info interpreteren en keuzemogelijkheden met elkaar ontwikkelen en over deze verschillende mogelijkheden een oordeel ontwikkelen.
• Besluiten nemen
  Uit de opties de beste destilleren deze met zo’n groot mogelijke consensus omzetten en een besluit, een communicatieplan en een implementatieplan.
• Menselijke ontmoeting
  Kerstbijeenkomst, maandborrel, weekafsluiting enz. zijn allemaal momenten waarop het doel is ‘warm magical human contact’ (term van David Allen). Er is geen direct ander doel dan elkaar live te ontmoeten.

Uiteraard zullen bijeenkomsten vaak meerdere redenen in zich hebben. Dan nog geldt dat er een belang is om dat per agendapunt bij te houden.

3. Maak de gewenste uitkomst voorafgaand aan de bijeenkomst expliciet

Hier gaat het in de praktijk heel vaak stroef waarmee de verwachtingen van de deelnemers vaag worden. Het gaat uiteraard niet om de precieze inhoudelijke uitkomst maar om de gewenste opbrengst van de bijeenkomst (‘besluit genomen over…’).

4. Denk goed na over wie waarom deelneemt

Dit is eenvoudiger bij eenmalige bijeenkomsten dan bij cyclisch terugkomende bijeenkomsten. Als de agenda de reden + de gewenste uitkomst weergeeft, maakt dat het mogelijk dat de deelnemers zelf hun eigen afweging maken in het licht van hun eigen prioriteiten.

5. Heb respect voor begintijd en eindtijd

‘In de afspraak incarneert het sociale’ Lex Bos
Begin op tijd en eindig op tijd (of eerder) wat er ook gebeurt. Punt.

6. Plan transitietijd tussen bijeenkomsten

Laat bijeenkomsten niet aansluiten. Zorg voor minimaal een kwartier overlooptijd zodat er even gelopen, gedronken en gelucht kan worden. Maak bijvoorbeeld bila’s drie kwartier ipv een uur. Zie ook deze blogpost over dit onderwerp.

7. Organiseer verantwoordelijkheid voor alle eerst volgende acties voortkomend uit de bijeenkomst

Houd het verslag zo klein als maar mogelijk. Laat iemand wel de rol op zich nemen van ‘secretaris’ die alle acties, resultaten en afspraken vastlegt met de naam van de eigenaar erbij. En liefst op zo’n manier dat het direct na afloop voor iedereen op een eenduidige plek beschikbaar is (bijvoorbeeld in een Planner of List in een team/kanaal in MS Teams).

Gezond verstand

Inderdaad allemaal geen groot nieuws, geen evangelie maar toch hopelijk bruikbaar doordat het weer eens op rij staat.

Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...